O que é um webinar? Definição, benefícios e guia passo a passo [2024]

Um webinar é como um safári de jipe na savana africana - você pode sentir a emoção da aventura e da descoberta, explorando vastas paisagens de conhecimento no conforto de sua cadeira. Não é de se admirar que tantas marcas reconheçam e usem o enorme potencial dos eventos on-line. De fato, esse mercado continua a crescer a uma taxa impressionante de mais de 11% por ano. Mas, precisamente, o que é um webinar, quais benefícios ele oferece e como você pode aproveitar ao máximo essa poderosa ferramenta?

O que é um webinar? Definição

Um webinar é um workshop, uma apresentação ou uma reunião on-line que oferece um valor educacional ou comercial. Geralmente, assume a forma de uma apresentação ou discussão em vídeo ao vivo, juntamente com elementos interativos, como perguntas e respostas, enquetes e bate-papos.

Os webinars são comumente usados para treinamento, marketing e educação para se conectar com o público remotamente, permitindo que os participantes participem de qualquer lugar.

Benefícios do webinar

Gerar leads

Do ponto de vista comercial, os webinars são incríveis para gerar novos leads (ou seja, as pessoas que podem se tornar seus clientes).

Não é incrível?

Bem, por mais que 73% de profissionais de marketing B2B afirmam que os webinars são a melhor maneira de gerar leads de qualidade. Isso porque, além do valor do conteúdo, os webinars oferecem vários pontos de contato para a geração de leads.

Desde a visita à página de registro do webinar até os e-mails de acompanhamento, cada interação no funil do webinar é uma oportunidade de transformar seus participantes em leads.

Na prática, antes do seu evento on-line, você pode coletar dados valiosos durante o login (como endereços de e-mail, nomes de empresas ou cargos). 

Depois, durante o webinar, você pode fazer o acompanhamento com enquetes, perguntas e respostas ou uma breve conversa individual. Mas o processo de geração de leads não termina aqui! 

Não se esqueça de enviar e-mails de agradecimento personalizados e centrados no feedback e pesquisas pós-webinar para entender melhor as necessidades das pessoas.

Alcance um público mais amplo e crie uma comunidade

A realização de webinars é uma ótima maneira de ativar sua base de clientes e leads existente e, ao mesmo tempo, atrair mais pessoas para sua bolha. 

Tópicos cativantes e sob demanda podem atrair um público on-line que está realmente interessado no que você tem a dizer. E é disso que se trata, certo?

De fato, de acordo com O estudo State of Webinars 2024De acordo com a pesquisa realizada pela equipe do Google, o número de participantes do webinar é a métrica usada com mais frequência para determinar o sucesso ou o fracasso. Não é nada surpreendente.

Os webinars são para pessoas, não para o vácuo.

Além disso, quando você oferece conteúdo que repercute nas pessoas, você não apenas atrai novos leads, mas também promove uma comunidade em torno de sua marca, especialmente se organizar webinars regularmente.

Na prática, você pode fazer com que os participantes tenham um sentimento de pertencimento, incentivando-os a discutir o webinar em um bate-papo ao vivo, fazer perguntas ou dar sugestões para os tópicos de seus futuros eventos on-line.

Criar liderança de pensamento

Ser um apresentador de webinar sobre um tópico especializado aumenta sua experiência aos olhos do seu público-alvo.

O compartilhamento de insights e informações valiosos demonstra que você é o líder em seu nicho, construindo sua marca pessoal ou geral reputação da marca e confiabilidade.

Além disso, convidar convidados reconhecidos para o seu webinar aumenta a sua credibilidade, posiciona a sua marca como líder confiável do setor e pode atrair os clientes e seguidores dos convidados para você.

Em termos simples, quando os participantes veem você colaborando com especialistas respeitados, isso reforça sua autoridade no assunto, criando uma impressão duradoura que pode fortalecer sua reputação.

São econômicos

Outra grande vantagem dos webinars é que, em vez de realizar vários eventos presenciais (como uma reunião de integração de usuários), você pode organizar uma única reunião on-line que atinja um público amplo de uma só vez.

Por exemplo, se você estiver apresentando um novo recurso ou conduzindo uma sessão de treinamento, um único webinar pode substituir várias reuniões menores e fornecer o mesmo valor.

Essa é uma solução muito conveniente, especialmente para empresas menores ou com orçamentos limitados.

Como criar um webinar? Guia passo a passo

Etapa 1: Defina o objetivo e escolha o tópico do seu webinar

Como você já sabe, há muitos tipos de webinars que podem lhe trazer vários benefícios.

Portanto, a primeira etapa do planejamento do seu webinar é definir seu objetivo principal e escolher o tópico de acordo.

A melhor maneira de encontrar a resposta correta para essa pergunta é pegar uma caneta e um pedaço de papel (ou, se você for mais adepto de ferramentas on-line, abrir seu aplicativo de anotações) e listar todas as metas que deseja alcançar com um webinar.

Isso pode incluir o aumento de sua reconhecimento da marcaA apresentação de um novo recurso de sua ferramenta, a geração de leads, a educação de seus clientes, etc.

Se todas as suas metas estiverem escritas, mova-as para cima e para baixo na lista para criar prioridades.

Ao considerar o objetivo e o tópico cruciais do seu webinar, sempre tenha em mente as necessidades e os interesses de seu público-alvo.

Em termos simples, o conteúdo do seu webinar deve abordar algo que agregue valor, resolva um problema ou elimine os pontos problemáticos dos outros. Caso contrário, você falaria para a tela, não para as pessoas.

Além disso, faça pesquisas para determinar os tópicos de tendência em seu setor. Você pode fazer isso com ferramentas como Google Trends, Brand24 ou Exploding Topics.

Por exemplo, perguntei ao Assistente de marca - A caixa de bate-papo com inteligência artificial da Brand24, equipada com dados internos exclusivos sobre o projeto, para sugerir tópicos de webinar para a marca DJI.

Como a DJI é uma fabricante de drones de vídeo, o assistente de marca sugeriu que eles poderiam organizar webinars sobre técnicas avançadas de pilotagem de drones, fotografia e videografia com drones e muito mais.

Finalmente, seu evento de webinar deve ter um título adequado!

Seja conciso, explique exatamente do que se trata o seu webinar e use a linguagem dos benefícios. Um exemplo?

Bem, é muito melhor nomear seu webinar como "10 segredos para aumentar seu engajamento no Instagram" do que "Dicas e truques do Instagram".

Etapa 2: Decida o formato do webinar

Agora que você já definiu o objetivo e o tópico do seu webinar, é hora de decidir o formato do webinar.

E você tem muitas opções para escolher:

• Apresentação - há um (ou mais de um) apresentador que fornece insights ao público; geralmente termina com a sessão de perguntas e respostas;
• Entrevista - uma conversa entre o apresentador e um especialista, quando este compartilha suas percepções ou experiências; excelente para o envolvimento do público;
• Painel de discussão - semelhante ao formato de entrevista, mas aqui, o apresentador do webinar entrevista dois ou mais especialistas ou líderes de pensamento; perfeito para explorar tópicos complexos;
• Demonstração do produto - uma apresentação em estilo de tutorial dos recursos e benefícios do seu produto; um dos melhores formatos de webinar para fins de marketing;
• Oficina - um webinar interativo e educacional em que os participantes se envolvem diretamente com o conteúdo, geralmente inclui exercícios práticos e feedback em tempo real; ótimo para desenvolver habilidades;
• Estudo de caso - apresentar um exemplo da vida real ou uma história de sucesso, demonstrando uma solução, estratégia ou produto específico.

Aqui, você precisa alinhar o formato com o objetivo do seu webinar.

Etapa 3: Planejar e preparar os elementos essenciais do webinar

Até agora, tudo bem!

Agora, devemos seguir em frente e nos concentrar nos aspectos técnicos e organizacionais do seu próximo webinar.

Há muito o que fazer, então vamos cortar esse bolo em pedaços mais digeríveis.

Data e hora

Bastante óbvio, não é?

Ao planejar seu webinar ao vivo, escolha um horário que maximize a participação e o envolvimento do público. Em outras palavras, programe-o para o dia e a hora em que seu público tenha maior probabilidade de participar.

Como descobri-lo?

De acordo com o relatório State of Webinars 2024, já mencionado, A maior taxa de comparecimento ocorre às... sextas-feiras (64%)! Sim, isso é bastante surpreendente.

O relatório afirma que As terças-feiras são as melhores se você se concentrar no envolvimento dos participantese o melhor horário é pela manhã (das 7h às 10h).

É claro que as tendências gerais são um bom ponto de partida, mas seu público pode reagir de forma diferente.

Eu recomendo que você verificar diretamente as preferências de seu público.

Se você tiver uma lista de e-mails ou seguidores nas mídias sociais, considere a possibilidade de fazer uma enquete ou pesquisa rápida para perguntar sobre os dias e horários preferidos para participar de webinars.

Como alternativa, você pode usar o recurso Brand24 chamado Horas quentes.

Ele mostra quando seu público está mais ativo on-line, ajudando-o a identificar os melhores horários para programar seu webinar.

Software de webinar

Agora, é hora de decidir qual plataforma de webinar você usará.

Há muitas opções, portanto, você deve considerar algumas questões essenciais:

• Orçamento - Isso é simples, certo? Não faça um empréstimo para comprar um software de webinar - escolha o que estiver de acordo com seu orçamento;
• Tamanho esperado do público - Algumas plataformas são melhores para grupos menores, enquanto outras funcionam perfeitamente para centenas ou até milhares de participantes;
• Recursos de engajamento - Se você quiser aumentar o envolvimento dos participantes, procure ferramentas que incluam enquetes, perguntas e respostas, bate-papo e assim por diante;
• Personalização da marca - Se você se preocupa com uma aparência consistente da marca, escolha uma plataforma que permita personalizar as páginas de registro, os modelos de e-mail e outros recursos visuais do webinar;
• Gravação e reprodução - A maioria das ferramentas de webinar permite que você grave seu evento ao vivo; graças a isso, você pode transformar facilmente seus webinars ao vivo em webinars sob demanda.

Aqui estão algumas plataformas de webinar populares a serem consideradas. Lembre-se de que esses são apenas exemplos, e há muitas outras opções disponíveis:

• Zoom - Solução de webinar que oferece planos escalonáveis que são adequados para públicos pequenos e grandes. Ela inclui recursos como salas de discussão, enquetes e perguntas e respostas para interatividade, além da opção de gravar sessões;
• GoToWebinar - altamente confiável para webinars corporativos e profissionais. Ele suporta grandes públicos e fornece análises, páginas de registro personalizáveis e ferramentas para o envolvimento do público;
• Webex - perfeito para webinars de nível empresarial. Ele inclui vídeo de alta qualidade, bate-papo, perguntas e respostas e recursos de votação. Foi projetado para eventos seguros e profissionais e se integra bem a outras ferramentas da Cisco;
• Microsoft Teams - mais adequado para quem já usa o pacote Microsoft 365. Ele oferece opções de registro personalizáveis, perguntas e respostas ao vivo e funcionalidade de gravação;
• ClickMeeting - a plataforma de webinar adaptada para profissionais de marketing e educadores, com ferramentas como enquetes, pesquisas e salas de discussão. O ClickMeeting também permite uma ampla personalização da marca, o que o torna ideal para desenvolver a consistência da marca.

Conteúdo

É aqui que a mágica acontece.

Seu conteúdo é o núcleo de seu webinar e o principal motivo pelo qual os participantes se inscreveram.

É isso que deve mantê-los engajado, oferta valore torná-los se apaixonar por sua marca ou oferta.

Conforme discutido acima, há muitos formatos de webinar. Portanto, não existe uma única receita pronta para implementar um conteúdo de sucesso.

No entanto, existem algumas regras gerais para a elaboração de conteúdo impactante para webinars:

• Ajuste a linguagem ao público-alvo.
  As pessoas precisam entender o que você está tentando dizer sem se perderem em uma linguagem complexa ou em termos específicos do setor.
  Evite jargões e use o poder da narração de histórias. Fale devagar e em linguagem simples, acrescente histórias e estudos de caso para explicar seus pontos com clareza.
• Enfatize os problemas e ofereça soluções.
  Diga em voz alta os principais desafios ou pontos problemáticos que seu público enfrenta (foi isso que os trouxe ao seu webinar!) para que eles se sintam imediatamente compreendidos e no lugar certo. Em seguida, ofereça soluções práticas que eles estão buscando.
• Envolver-se.
  A maioria dos webinars é simplesmente entediante, e isso é um fato. Para se destacar, torne sua sessão animada e interativa, dando ao seu público motivos para ficar atento do início ao fim.
  Torne-a uma experiência interativa adicionando enquetes e questionários, fazendo perguntas, mudando o tom e o ritmo da voz e usando metáforas e comparações surpreendentes.
• Os slides da sua apresentação devem agregar valor ao conteúdo.
  Eles devem ser bem projetados e pontuais. Mantenha-os simples, evite muito texto e concentre-se em recursos visuais que reforcem sua mensagem. Os slides servem como uma ferramenta de apoio em vez de duplicar o conteúdo falado.

Convidados

Dependendo do formato do webinar, talvez você precise encontrar especialistas que queiram participar do seu evento ao vivo.

Procure convidados que não apenas tenham conhecimento relevante, mas que também estejam alinhados com os valores e as metas de sua marca. O ideal é que eles também sejam reconhecidos em seu setor para atrair mais participantes e dar mais credibilidade ao seu webinar.

Ao entrar em contato com hóspedes em potencial, não se esqueça dos itens essenciais de apresentação:

• Personalize sua mensagem - faça sua pesquisa sobre os convidados e explique por que eles são uma combinação perfeita;
• Ofereça benefícios claros - Em suma, não se trata apenas de você;
• Fornecer uma agenda clara - explique sua ideia sobre a função do convidado no webinar, o tópico, o formato, a plataforma do webinar e os pontos de discussão;
• Coordenar cronogramas - garantir que eles estejam disponíveis na data e hora escolhidas;
• Enviar lembretes - fornecer lembretes antes do evento.

Visuais

Agora que você tem todas as informações necessárias, é hora de preparar os recursos visuais para o seu webinar. Discutimos os slides da apresentação na seção "Conteúdo", portanto, vamos nos concentrar em outros elementos gráficos.

Eu recomendo fortemente preparar todos os seus recursos visuais de uma só vez e com antecedência para otimizar o seu trabalho (ou o do seu designer gráfico) e evitar estresse de última hora.

Primeiro, você deve projetar seu Página de registro do webinar. Você pode fazer isso sozinho e adicioná-lo ao seu site ou usar um software de webinar que ofereça um recurso para criar essa página.

Uma página de registro bem projetada é crucial, pois geralmente é a Primeira impressão que os participantes terão de seu webinar. Lembre-se de incluir itens como:

• Marca - seu logotipo, as cores da marca e as fontes tornam sua página consistente com sua marca. identidade da marca;
• Manchete - um título atraente e focado nos benefícios explica o que os participantes ganharão ao participar do webinar;
• Detalhes do evento - data, hora e fuso horário (para evitar confusão);
• Chamada para ação - facilmente visíveis e que incentivem o clique.

Em seguida, crie gráficos promocionais para compartilhar em suas mídias sociais, campanhas de e-mail e site.

Na verdade, a variedade de gráficos que você usa depende da sua estratégia de promoção do webinar. Discutiremos isso um pouco mais adiante.

Independentemente disso, todos os seus recursos visuais devem manter uma aparência consistente e sentir que alinha-se com sua marca.

A consistência em cores, fontes e mensagens ajuda a criar reconhecimento e confiança, fazendo com que seu webinar pareça profissional e bem organizado.

Equipamentos

Por último, mas não menos importante, você deve pensar em quais equipamentos precisará para garantir um Experiência tranquila e profissional.

Você deve ter certeza de que o microfone, a webcam e a conexão com a Internet não o deixarão na mão durante o webinar.

Para sua tranquilidade, certifique-se de que seu dispositivo ou dispositivos estejam totalmente carregados ou conectados à energia.

Também é uma boa ideia ter uma fonte de energia de backup, especialmente se você estiver hospedando em um local onde a eletricidade ou a Internet não sejam confiáveis.

Etapa 4: Promova um webinar

Muito bem, você está quase pronto para um grande dia! Agora, quando todos os itens essenciais estiverem bem preparados, é hora de promover seu webinar. Em suma, você não quer falar para uma tela vazia, certo?

Há muitas formas de marketing para aumentar o registro de seu webinar.

Marketing por e-mail

De acordo com o Obter estudo de contraste, o e-mail marketing é o canal mais bem-sucedido para o registro de webinars. Os e-mails são até 4 vezes mais eficazes do que o segundo principal canal, a mídia social.

Portanto, você deve desenvolver uma campanha estratégica de marketing por e-mail para promover seus eventos virtuais de forma eficaz.

Crie uma linha de assunto envolvente, destaque os principais benefícios e personalize sua mensagem.

Lembre-se de adicionar uma CTA atraente e usar a magia da automação de marketing para programar e-mails de acompanhamento e lembretes.

Mídia social

É uma segunda opção bastante óbvia, não é?

A mídia social é extremamente poderosa para alcançar pessoas fora do seu público-alvo atual.

Além disso, você pode aumentar a visibilidade social de seu webinar investindo alguns recursos em anúncios pagos.

O que é crucial aqui?

Concentre-se nas plataformas e segmentos mais relevantes para maximizar os resultados da promoção do seu webinar nas mídias sociais.

Se o seu evento for mais voltado para profissionais, priorize o LinkedIn.

Mas se o seu conteúdo for mais direcionado a um público mais amplo, considere o uso de plataformas como Instagram, Facebook ou TikTok.

Nunca se esqueça de compartilhar as informações do webinar em fóruns de comunidades populares, como grupos do LinkedIn, Reddit e Quora.

Dica profissional: Ofereça um certificado de conclusão

Oferecer um certificado de conclusão é uma maneira incrivelmente eficaz de envolver os participantes e aumentar a visibilidade do seu webinar nas mídias sociais.

Por um lado, ele pode servir como uma recompensa para os participantes do webinar. Por outro lado, ele os incentiva a compartilhar suas conquistas on-line (especialmente no LinkedIn), expandindo o alcance do seu webinar em suas redes sociais.

Parcerias de mídia

Outra estratégia eficaz para promover seu seminário on-line é entrar em contato com jornalistas, blogueiros e veículos de mídia do seu nicho.

Essa colaboração pode aumentar sua visibilidade em fontes confiáveis e atrair mais participantes de qualidade para o seu webinar.

Na prática, você precisa seguir as boas práticas gerais de lançamento:

• Encontrar pontos de venda e contatos relevantes;
• Crie um argumento de venda personalizado para a mídia;
• Ofereça um valor - Pode ser conteúdo exclusivo, promoção cruzada, entrevista, etc.

Seu site ou blog

Essa estratégia é frequentemente omitida. Que desperdício, pois seu site ou blog pode ser uma ferramenta promocional extremamente poderosa!

Coloque um banner ou pop-up promovendo o webinar em páginas de alto tráfego. Você também pode escrever uma postagem de blog dedicada relacionada ao tópico do webinar, incluindo uma CTA que incentive os leitores a se inscreverem.

Etapa 5: Arrase, baby!

O grande dia chegou, e é hora de dar vida a toda a sua preparação!

Com os elementos essenciais do webinar prontos e o público aguardando, é hora de proporcionar uma experiência suave e envolvente.

Aqui está seu plano de ação:

• Faça o login antecipadamente. Chegue à sala virtual pelo menos 15 minutos antes do início. Use esse tempo para verificar os aspectos técnicos - sua conexão com a Internet, compartilhamento de tela, qualidade de áudio e vídeo.
• Respire fundo. Ser um apresentador de webinar é sempre um pouco estressante, portanto, lembre-se de que você está bem preparado e pronto para a ação.
• Prepare o palco com uma recepção amigável. Inicie seu webinar 2 minutos antes. Isso permitirá que os participantes se reúnam. Cumprimente as pessoas, apresente-se, dê uma visão geral rápida do que elas podem esperar e incentive todos a usar os recursos interativos (como o bate-papo da sessão).
• Cumprir a agenda. Mantenha o fluxo estruturado. Siga a agenda planejada e informe aos participantes se houver elementos interativos, como perguntas e respostas ou enquetes, para que eles permaneçam envolvidos.
• Esteja pronto para se adaptar. Fique de olho no bate-papo para ver se há perguntas ou comentários e esteja preparado para fazer ajustes se houver um grande interesse em um tópico específico. Equilibre a apresentação com momentos de interação - isso mantém as coisas animadas e ajuda você a se conectar melhor com o público.
• Termine com uma CTA memorável. Ao resumir todo o webinar, lembre-se de uma forte chamada à ação. Quer eles se inscrevam em outro evento, em uma versão de teste do seu produto ou sigam seus canais sociais, certifique-se de que eles saibam as próximas etapas.

Etapa 6: Acompanhamento e análise

Chegou a hora da etapa final do nosso processo de webinar perfeito - acompanhamento e análise. Isso o ajudará a entender o que funcionou bem e quais áreas precisam ser melhoradas.

Portanto, após o evento, entre em contato com os participantes para que eles se sintam valorizados:

• Comece enviando uma mensagem de agradecimento para os participantes, destacando os principais tópicos abordados e oferecendo recursos relevantes ou opções de reuniões de acompanhamento;
• Se você compartilhou links ou códigos de desconto durante o webinar, inclua-os nesta mensagem de acompanhamento para facilitar o acesso;
• Incluir um uma breve pesquisa de feedback e um link para a gravação do webinar. Para mantê-los engajados, você pode até mesmo oferecer um acompanhamento individual.

Para aqueles que se inscreveram, mas não puderam comparecer, entre em contato para entender o motivo. Às vezes, surgem conflitos de agenda no último minuto.

Para analisar o sucesso do seu webinar, comece com o básico, como números de registro e participação.

Em seguida, aprofunde-se para ver quais canais atraíram o maior número de participantes e categorize-os (por exemplo, por clientes, leads ou novos clientes potenciais).

Esses insights o ajudarão a ajustar o cronograma e o conteúdo de seus futuros webinars.

Dica profissional: Use UTMs

Para rastrear quais canais foram mais eficazes para atrair seu público, use UTMs. Esses são parâmetros que você pode adicionar a qualquer URL.

Outras métricas dependem dos objetivos de seu webinar, por exemplo:

• Para um com foco em vendas webinar, você deve medir conversões;
• Para um geração de leads webinar, foco em quantos participantes se tornaram leads;
• Para um reconhecimento da marca webinar, meça sua crescimento de seguidores nas mídias sociais e número de mentions on-line.

Indicadores adicionais, como cliques em links de registro e taxas de abertura de e-mail, podem revelar mais sobre os níveis de envolvimento. Defina suas principais métricas com antecedência para garantir que você rastreie os dados mais relevantes e os resultados mais significativos.

Dicas para um webinar de sucesso

Como você pode ver, a preparação e a execução de um webinar bem-sucedido exigem o cumprimento de várias etapas. Felizmente, todas elas são muito lógicas e exigem consistência em vez de conhecimento especializado.

Vamos resumir as dicas mais essenciais para um webinar bem-sucedido:

• Definir o principal benefício que você deseja alcançar. Ao preparar um webinar, tenha em mente seu objetivo principal, seja ele a geração de leads, o reconhecimento da marca ou a educação do cliente.
• Conheça seu público. Escolha um tópico e um objetivo que se identifique com os interesses e as necessidades reais de seu público.
• Escolha o formato adequado. Selecione um formato (como uma apresentação, entrevista ou workshop) que se alinhe com seus objetivos e tópico.
• Torne seu conteúdo envolvente. Mantenha os slides simples, conte histórias e interaja com o público por meio de enquetes e perguntas e respostas.
• Promover de forma eficaz. Use o marketing por e-mail, as mídias sociais, os relacionamentos com a mídia e o seu website para divulgar a notícia e atrair participantes.
• Garantir a qualidade técnica. Teste seu equipamento, a conexão com a Internet e o software do webinar para evitar problemas técnicos.
• Seja a melhor versão de si mesmo durante o webinar. Comece com uma recepção amigável, cumpra a agenda e adapte-a, se necessário, para manter as pessoas interessadas.
• Acompanhamento e análise. Envie agradecimentos, compartilhe uma gravação, obtenha feedback e analise suas métricas para aprimorar futuros webinars.

Agora, você sabe tudo sobre o que é um webinar e como criar um perfeito!

Algumas pessoas dizem que "uma imagem vale mais do que mil palavras". Eu gosto de acrescentar que "(...) e um exemplo vale mais que um milhão de palavras".

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