Relatório de RP: Como escrever, modelo e exemplo [2025]
Tabela de conteúdo
Os profissionais de RP precisam de uma maneira simples de verificar os resultados de seu trabalho. Tomemos como exemplo o lançamento do iPhone 17 da Apple. Poucos dias após o evento de setembro, ele gerou 13,6 mil mentions e 444 milhões de alcance, atingindo um pico de mais de 210 milhões somente no dia do lançamento. O sentimento se manteve estável em 21% positivos e apenas 4% negativos, alinhando-se com a percepção geral da marca Apple.
Esse é exatamente o tipo de dados que os relatórios de RP devem apresentar: não apenas a quantidade de buzz, mas de onde ele veio, qual o tom e como ele se comparou ao panorama geral da marca.
Sem monitoramento e relatórios estruturados de RP, insights como esses seriam quase impossíveis de serem capturados.
- Os números estão crescendo?
- Seu trabalho está afetando os resultados financeiros da empresa?
Essas informações são cruciais para seu CEO, CMO e outros profissionais de RP com quem você trabalha.
Nesta postagem, eu o guiarei pelo mundo dos relatórios de RP.
Esperamos que, ao final desta leitura, você seja capaz de preparar um relatório informativo de RP que leve seus esforços de comunicação para o próximo nível.
O que é um relatório de relações públicas?
A Relatório de relações públicas é um documento que resume seus esforços de relações públicas.
Um relatório de RP bem feito o ajudará a tomar decisões comerciais mais criteriosas e a apresentar seus resultados para o nível C.
É essencial fazer relatórios de RP em intervalos regulares para que você sempre tenha uma visão geral clara da sua situação e de como ela muda.
Quais são os tipos de relatórios de RP?
O tipo de relatório e a maneira de criá-lo dependem do público-alvo e da cobertura da mídia.
Os gerentes ou clientes precisam de um tipo diferente de relatório de RP do que a diretoria ou os investidores.
Sim, os relatórios mensais e trimestrais são os mais populares, mas existem outros tipos!
Talvez um tipo diferente seja adequado para você?
Confira a lista abaixo para encontrar os melhores relatórios de RP para você.
Aqui está uma lista:
01 Relatórios mensais
Os relatórios mensais de RP lhe darão uma visão geral da situação atual da sua marca.
Quais são os benefícios de reportar com frequência?
- Você pode examinar os efeitos do seu trabalho no local e a cobertura atual da mídia e, em seguida, ajustar suas atividades de acordo.
- Você também pode realocar seus recursos para o plano que traz os resultados desejados.
🔎 Quem se beneficiará com os relatórios mensais?
É um excelente relatório de relações públicas para todos os profissionais que precisam se reportar a um supervisor ou gerente.
02 Relatórios trimestrais
Se o relatório mensal é um teste, então o relatório trimestral de RP é sua pontuação final. Os relatórios trimestrais o ajudarão a defender seus resultados e a adaptar a estratégia geral de RP.
- Você poderá identificar a correlação entre os dólares gastos em sua campanha de RP e os resultados comerciais específicos, bem como o impacto dos comunicados à imprensa.
- Mesmo que se envolva em atividades que não estejam diretamente ligadas às vendas, você pode explicar os benefícios para a marca que gerencia e verificar se a cobertura da mídia está alinhada com o plano.
🔎 Quem se beneficiará com os relatórios trimestrais?
Os relatórios trimestrais são os que o seu VP, CMO ou profissionais sênior de RP exigirão, mas você (gerente de RP) provavelmente também os usará, pois eles mostram como você está se saindo.
Os relatórios de RP geralmente são compartilhados com as partes interessadas que investem nos esforços de RP.
03 Relatórios anuais
Os relatórios anuais são um dos mais importantes relatórios de RP que você precisa preparar. Por quê?
- Seu chefe tomará decisões orçamentárias com base nos dados que você incluir no relatório anual.
- Os relatórios anuais de RP resumem as atividades de RP e as métricas de desempenho de um ano.
- Se precisar de fundos adicionais para ferramentas, novos membros da equipe, maior cobertura da mídia ou outros recursos, você pode especificar isso no relatório anual.
Não se esqueça de mention a estratégia de RP e o resultado esperado dos gastos.
🔎 Quem se beneficiará com o relatório anual?
Os relatórios anuais de RP contêm informações importantes para os CEOs, a diretoria ou os investidores.
Eles mostram o desempenho atual de RP, resumem as colaborações com veículos de mídia e incluem estatísticas de monitoramento de mídia.
04 Relatório da campanha de RP
Antes de lançar uma campanha de relações públicas, você precisa criar relatórios para definir suas metas.
- O relatório da campanha indicará se a meta foi atingida e o que deve ser melhorado antes da próxima campanha.
- A frequência dos relatórios da campanha de RP depende das necessidades dos stakeholders.
🔎 Quem se beneficia de um relatório de campanha?
Em geral, a equipe de RP. Você deve preparar relatórios de campanha de RP para seu supervisor direto ou CMO. Normalmente, o público do relatório depende do tamanho da campanha.
Se o orçamento da campanha fosse grande, provavelmente mais pessoas gostariam de analisar os resultados.
05 Relatório de crise
Sim, todos nós gostaríamos que isso não fosse verdade. Mas toda marca está sujeita a crises.
- Graças ao Crise de relações públicas Se você não tiver um relatório, poderá mostrar como seu departamento ajudou a minimizar os danos, mudar a narrativa e proteger a reputação da sua marca.
🔎 Quem se beneficiará de um relatório de crise?
O gerenciamento de crises é uma oportunidade para os gerentes de RP.
Personalize seu relatório para apresentar seus KPIs!
Relatórios manuais de RP: Tutorial em 3 etapas
Depois de decidir o tipo de relatório de RP que deseja preparar e quem é o leitor-alvo, você pode começar a trabalhar!
Como criar um relatório de relações públicas?
Aqui está uma lista de pontos-chave que você deve incluir:
01 Verifique o volume dos mentions
O volume de mentions mostra quantas vezes o nome de sua marca, produto ou serviço foi usado on-line.
Em teoria, quanto maior o volume de mídia mentions, maior o reconhecimento da sua marca.
É importante iniciar sua análise de RP verificando os mentions da mídia.
Um aumento repentino nos mentions da mídia pode indicar que sua campanha de RP está funcionando ou que sua marca está passando por uma crise de RP.
No primeiro cenário, mais pessoas estão conhecendo sua empresa, o que resulta em um aumento de reconhecimento da marca níveis.
É exatamente isso que você pode ver na captura de tela acima.
O Duolingo fez uma campanha que se tornou viral e criou um burburinho em toda a Internet.
Mas como saber se não se trata de conversa ruim?
02 Realizar análise de sentimentos
O sentimento fornecerá o contexto de que você precisa para avaliar o impacto das comunicações de relações públicas sobre a sua marca.
Seja ela negativa ou positiva.
Como funciona a análise de sentimentos?
A análise de sentimentos categoriza o tom da cobertura como positivo, negativo ou neutroForneça exemplos de citações ou manchetes importantes para ilustrar a percepção da marca.
Análise de sentimento o ajudará a identificar qualquer crise iminente e as próximas etapas para neutralizar os efeitos. O processo ajuda a determinar o conteúdo mais bem-sucedido e, por fim, ajuda a aumentar o alcance.
03 Elabore seu desempenho
O alcance é a métrica que determina seu desempenho.
Isso é particularmente importante para várias agências de RP que precisam trabalhar com relações com a mídia.
Veja como essas métricas podem ser apresentadas:
Essa análise também mostra quantas pessoas poderiam ter entrado em contato com o seu conteúdo.
Do ponto de vista das relações públicas, atingir o público certo com a mensagem certa no momento certo é o Santo Graal.
O que incluir em um relatório de RP?
Perguntei a um especialista nessa área, o gerente de relações públicas, Marlena Stemler-Matysiakpara compartilhar seus itens essenciais em relatórios de RP.
Ela admite:
"Dependendo da marca, de seus objetivos de comunicação ou campanhas, uma variedade de métricas será crucial em um relatório de RP."
No entanto, ela acredita que há alguns universais que sempre fornecem informações valiosas sobre como a visibilidade e a imagem estão se desenvolvendo.
Aqui está a lista com uma breve observação sobre por que você deve prestar atenção a essa métrica:
01 Volume de mentions
Normalmente, quanto mais mentions, melhor. Queremos ver um crescimento consistente nessa área. Se não houver nenhum, vale a pena revisar a estratégia.
No entanto, é importante lembrar que esse é um indicador muito geral e não determina o sucesso de uma campanha.
02 Mais populares mentions
Eles mostram quais comentários sobre a marca ganharam mais visibilidade.
Vale a pena monitorar esse indicador para evitar crises e identificar oportunidades de colaboração com a mídia ou influenciadores.
03 O contexto da discussão
Essa é uma métrica importante para o planejamento de conteúdo.
- O que nosso público está discutindo?
- Há alguma pergunta ou tópico que valeria a pena abordar em publicações futuras?
Um relatório de RP eficaz combina números concretos com percepções qualitativas para contar uma história completa do desempenho da campanha.
04 Análise de sentimento
Envolve a pesquisa do clima em torno da marca, o que ajuda a identificar áreas em que os clientes estão insatisfeitos ou enfrentando dificuldades.
Se houver mais mentions negativos, você precisa agir rapidamente!
05 Sites influentes
Vale a pena saber o que as pessoas ou plataformas influentes estão dizendo sobre a marca e moldar essas mensagens colaborando com elas, por exemplo.
O resumo da cobertura da mídia deve incluir datas de publicação, nomes dos meios de comunicação, links para artigos on-line, alcance estimado e principais vitórias na mídia.
Obtenha dados para seu relatório de RP!
Modelo de relatório de relações públicas
As ferramentas de IA podem ajudá-lo a gerar modelos de relatórios de RP em minutos.
Você pode personalizá-los de acordo com suas necessidades e gerar gráficos e insights com apenas alguns cliques.
Criei os relatórios abaixo e levei cerca de 5 minutos.
E você também pode criar um para sua marca.
Sinta-se à vontade para fazer o download e conferir a aparência deles.
💡Clique e faça o download dos modelos de relatório de RP:
⬇️ Modelo de relatório de RP (painel de análise geral) ⬇️
⬇️ Modelo de relatório de RP (PDF)⬇️
⬇️ Modelo de relatório de comparação de concorrentes de RP (PDF)⬇️
Não apliquei nenhum filtro específico a eles, mas há muitas coisas que você pode manipular. Por exemplo:
- Fontes incluídas no relatório
- O período de tempo específico
- Visão geral da campanha específica
- E muito mais!
Além disso, você pode compartilhar esse relatório com quem precisar por meio de um simples link.
Sinceramente, acho que essa é a melhor maneira de criar um relatório de RP!
Minha dica: use um software de relações públicas
Antes de iniciar qualquer campanha de relações públicas, você precisa encontrar o software de relações públicas certo.
As ferramentas de monitoramento de mídia ajudam a rastrear os mentions da marca em várias plataformas.
Uma ferramenta ideal coletará os dados em tempo real de várias fontes, incluindo a Web e as plataformas de mídia social.
Além disso, o ferramenta de monitoramento de mídia deve fornecer insights sobre o que seu departamento de marketing e comunicação poderia usar para melhorar suas campanhas de relações públicas existentes.
Implementação de um ferramenta de escuta social em sua pilha de ferramentas de marketing e comunicação automatizará a maior parte do processo.
Você pode tentar uma destas opções Ferramentas de monitoramento de RP.
Métricas de relações públicas
Muitos softwares de relações públicas analisarão automaticamente os mentions de mídia social coletados.
Uma seção de análise robusta economizará muito tempo, tornará os resultados de suas campanhas de RP mais gerenciáveis e elevará seus esforços de relações públicas a um novo patamar.
O que deve conter uma análise de RP perfeita?
- O volume de mentions
- Sentimento
- Alcance, tanto para mídia social quanto para fontes da Web
- Engajamento na mídia social
- O contexto da discussão
- Relatórios em PDF totalmente personalizáveis
- Comparação de dois ou mais projetos de monitoramento de mídia
Fontes de dados de RP
Além da parte da análise dos resultados, é preciso dar uma olhada nas fontes dos dados.
Alguns Ferramentas de RP se concentrarão em canais de mídia social, outros cobrirão apenas fontes da Web.
Em minha opinião, você deve obter dados de todas as fontes, para que seu marketing e sua comunicação possam tomar as decisões mais bem informadas possíveis.
Os objetivos da campanha devem ser SMART: Específico, mensurável, atingível, realista e com prazo determinado.
Práticas recomendadas de relatórios de RP
Você já sabe muito sobre como escrever um relatório de RP:
- Você conhece as possibilidades das ferramentas de IA.
- Você sabe que deve definir um público e determinar o tipo de relatório de RP.
- E tenha uma visão geral das principais métricas que você precisa monitorar.
Há outras práticas recomendadas e dicas de relatórios de RP que você deve implementar para ter sucesso e mostrar o ROI.
01 Definir claramente as metas da campanha de RP
Seu relatório de RP só será tão bom quanto sua campanha de RP. É por isso que é fundamental definir claramente as metas da campanha antes de começar a fazer qualquer coisa. Em seus relatórios, você precisa apresentar provas de que seu trabalho está agregando valor substancial aos negócios de seus clientes.
02 KPIs de relações públicas
Antes de iniciar o relatório de RP, você precisa chegar a um acordo sobre os principais indicadores de desempenho com seu cliente.
É importante estar na mesma página quando se trata de KPIs para que você possa monitorar as métricas certas o tempo todo. É importante começar a monitorar a mídia antes de iniciar sua campanha, pois a coleta de dados históricos é cara e nem sempre precisa.
03 Visuais
O público-alvo de seus relatórios geralmente é ocupado. Para tornar seus relatórios mais compreensíveis, inclua alguns elementos visuais, por exemplo, tabelas, gráficos ou quadros. Os elementos visuais facilitarão a comprovação do valor comercial das relações públicas para a empresa.
04 Escreva suas recomendações
A preparação de relatórios mensais lhe dá uma vantagem competitiva exclusiva. Você tem uma visão geral dos dados e pode facilmente identificar tendências, identificar o conteúdo com melhor desempenho e fornecer feedback valioso após eventos especiais e lançamentos de produtos.
Essa é uma oportunidade de adicionar um pouco de jornalismo investigativo ao seu trabalho.
Identificar os insights permite que você forneça recomendações valiosas sobre como ajustar seus esforços de RP para agregar ainda mais valor aos seus esforços de marketing e comunicação.
Além disso, não leva necessariamente muito tempo.
Você pode solicitar recomendações à IA com base em seus dados de desempenho:
Faça seus relatórios de RP sem esforço!
Conclusão
Esperamos que, a esta altura, você tenha todas as informações necessárias para criar relatórios que resumam seus esforços de RP.
Portanto, o ponto de controle final.
O que você deve levar em conta ao preparar um relatório?
- Pense em seu público. Quem o lerá? Seu gerente ou um dos executivos? Dependendo do público escolhido, você terá de fornecer informações diferentes em seu trabalho.
- Chegue a um acordo prévio sobre as métricas de negócios e os KPIs. Você quer compartilhar as principais notícias e mostrar o valor do seu trabalho. O setor de relações públicas é um campo amplo, por isso é difícil manter o foco quando seu executivo ou cliente se concentra em diferentes métricas.
- Escolha um ferramenta de monitoramento de mídia. Uma escolha bem feita Software de relações públicas o ajudará a obter insights para aumentar sua cobertura da mídia.
- Forneça suas recomendações comerciais. Os relatórios devem ser concluídos com uma perspectiva de futuro que detalhe como as atividades atuais influenciarão projetos e objetivos futuros.
Por que fazer um relatório se você não planeja assumir a responsabilidade depois?
Você pode simplificar o processo e gerar um relatório usando IA. Comece com uma avaliação gratuita do Brand24 e simplificar os relatórios de RP!
