8 principes fondamentaux pour une gestion efficace des événements

Il ne fait aucun doute que l'organisation d'un événement est une entreprise gigantesque à bien des égards. Il y a tout simplement trop de choses à gérer, à organiser et à prendre en charge :

• Restauration
• Lieu
• Impressions
• Billetterie
• Plus tout un tas de choses dont je ne suis qu'à peine conscient

Cependant, ce que je am Le fait qu'un bon événement nécessite une présence en ligne adéquate est une chose dont nous sommes tous conscients. Organiser un grand événement sur le terrain est une chose, mais s'occuper de sa gestion et de son marketing en ligne est tout aussi important.

Il faut être deux pour danser le tango !

Dans cet article de blog, vous en apprendrez un peu plus sur les principes fondamentaux d'une gestion et d'un marketing efficaces de l'événementiel.

En quoi le marketing et la gestion d'événements sont-ils utiles aux marques ?

Le succès d'un événement repose principalement sur trois éléments :

• Sur la réputation de l'organisateur qui est synonyme de la valeur offerte par un événement
• Sur la fréquentation et l'intérêt qu'elle suscite
• Sur l'organisation

Alors que la première est quelque peu figée, car elle se construit au fil du temps, nécessite des années d'expérience et des tonnes d'expertise, les deux dernières laissent un peu plus de place à l'ajustement.

Le marketing d'événements sur le web, la création d'un buzz en ligne et une bonne organisation vous aideront à organiser un événement réussi. Pourquoi le marketing événementiel est-il important ?

• Il apporte aux participants
• Il apporte des sponsors
• Elle fait intervenir des conférenciers
• Il renforce la réputation de votre marque
• Il augmente les recettes
• Il favorise les relations avec les clients
• Il fournit une exposition
• Il génère des connexions
• Il génère des backlinks
• Il augmente votre portée dans les médias sociaux

L'organisation et la gestion d'un événement sont aussi importantes que le marketing événementiel ou la réputation de l'organisateur. Une bonne gestion du site web de l'événement, du système de paiement ou des enquêtes permet de tirer le meilleur parti de l'événement, car ils garantissent la valeur offerte par l'événement.

Les pièges de la gestion d'événements à éviter

Le marketing événementiel n'est pas différent des autres domaines de la vie - il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Vous trouverez ci-dessous six défis auxquels tout organisateur d'événement doit faire face.

1. Négliger les logiciels de gestion d'événements et d'inscription.

Ce type de logiciel est indispensable car il permet d'économiser du temps et de l'argent. Le poste d'organisateur d'événements est assez éprouvant pour les nerfs et a été désigné comme l'emploi le plus stressant qui soit. Les organisateurs d'événements et les sociétés de gestion suffisamment compétents utilisent des logiciels d'enregistrement et économisent non seulement du temps et de l'argent, mais aussi des nerfs.

Avec un logiciel solide à votre disposition, vous n'avez pas à vous soucier de savoir si les invitations ont été envoyées, si le formulaire d'inscription fonctionne, etc. Avec le logiciel adéquat, vous pouvez garder votre calme et offrir aux participants une expérience de la plus haute qualité.

Il est bon d'utiliser un logiciel complexe qui couvre au moins quelques domaines de la gestion d'événements, tels que le système d'inscription, les paiements, les invitations, etc. La gestion d'un événement est alors plus facile, car de nombreux aspects de l'ensemble du processus de planification de l'événement sont à portée de main.

L'un des outils que je recommande est CONREGO. Il s'agit d'un logiciel de gestion d'événements et d'inscription qui couvre de nombreux autres domaines d'un événement.

2. Pas de plan.

Une stratégie de marketing pour un événement est indispensable. Un plan de marketing événementiel bien conçu doit préciser les objectifs de l'événement, son budget, les moyens de les atteindre et les moyens d'évaluation.

3. Mauvais timing.

L'exécution de la stratégie de marketing événementiel par les professionnels de l'événementiel doit commencer bien avant l'événement.

Plus le buzz en ligne est long, plus la publicité et l'intérêt qu'il suscite sont importants. À long terme, le succès d'un événement s'en trouve renforcé, car, par exemple, davantage de sponsors décident d'apporter leur contribution ou davantage de personnes apprennent l'existence de l'événement et décident d'acheter des billets.

4. Absence d'indicateurs de suivi.

Les entreprises ont tendance à négliger les indicateurs de suivi, en particulier ceux liés aux médias sociaux.

Cette situation découle principalement de deux faits : les entreprises ne savent pas quelles mesures elles peuvent suivre et comment elles peuvent le faire.

La vérité est qu'il y a un grand nombre de mesures des médias sociaux liés à la performance d'un événement sur les médias sociaux - qu'il s'agisse du nombre d'interactions (likes, commentaires, partages), de la portée des conversations sur les médias sociaux ou du nombre de conversations sur les médias sociaux à propos d'un événement.

5. Absence de hashtag pour l'événement.

On ne peut pas parler de marketing événementiel dans les médias sociaux sans un hashtag dédié à l'événement.

Non seulement il a l'air cool, il soutient la réputation de votre marque mais, plus important encore, il permet de rassembler toutes les conversations en ligne connexes et de mesurer leur impact sous un seul hashtag.

6. Manque d'engagement des médias sociaux pendant l'événement.

Puisqu'un événement a une présence en ligne, il faut la cultiver non seulement avant, mais aussi pendant et après l'événement.

Tendre la main et interagir avec les personnes qui parlent de l'événement en ligne permet de resserrer les liens avec le public et constitue une preuve de respect et d'appréciation à l'égard du consommateur. Il est très important de se rapprocher de son public !

Il ne s'agit que de certains Les gestionnaires d'événements doivent faire face à de nombreux défis. Parlons maintenant de quelques principes de base de la gestion d'événements dont tous les gestionnaires d'événements doivent se préoccuper.

L'essentiel

1. Site web de l'événement / page d'atterrissage de l'événement.

Le site web d'un événement ou une page d'atterrissage est probablement l'un des plus, sinon le plus important. les l'endroit le plus populaire qu'un participant potentiel puisse visiter.

Selon Unbounce, une page d'atterrissage est "une page web dédiée, spécifique à une campagne, qui incite les visiteurs à réaliser un objectif marketing unique ou un appel à l'action". - Dans le cas d'une page d'atterrissage pour un événement, l'objectif est de convertir les visiteurs en participants.

C'est la première impression qui compte le plus. C'est pourquoi une page d'atterrissage pour un événement doit être créée avec le plus grand soin en ce qui concerne le style, les éléments, les informations, le texte et l'apparence.

Il existe également des informations essentielles qu'une telle page d'atterrissage doit contenir :

• Formulaire d'inscription
• Programme et lieu de la conférence (un plan est le bienvenu !)
• Intervenants
• Informations sur l'organisateur
• Conditions de participation

La page d'atterrissage d'un événement devrait être la prunelle des yeux de l'organisateur de l'événement. Heureusement, il existe de nombreux outils permettant de créer une page d'atterrissage professionnelle et fonctionnelle.

Avec leur aide, nous pouvons créer des pages d'atterrissage pour des événements sans l'intervention de programmeurs. Et, ce qui est également important, nous pouvons librement ajuster la conception et apporter des modifications à tout moment.

CONREGO est un logiciel d'inscription et de gestion d'événements assez génial que je peux sincèrement recommander pour la conception d'une page d'atterrissage d'événement.

Concevoir une page d'atterrissage pour un événement avec ces outils est très facile et intuitif - ils disposent de tous les éléments nécessaires à une page d'atterrissage : boutons CTA, formulaires d'inscription, en-têtes, carrousels d'images, bannières, lecteurs vidéo, cartes, boîtes de contenu, etc.

CONREGO, quant à lui, offre une grande marge de manœuvre pour la personnalisation, y compris la marque, les styles, le contenu et l'apparence, de sorte que l'on peut les adapter à la marque d'un événement.

2. Système d'enregistrement.

Vous avez réservé le lieu. Vous avez confirmé les intervenants. Vous avez la page d'accueil de votre événement, le hashtag, etc. Il est maintenant temps de voir arriver les formulaires d'inscription, n'est-ce pas ?

Pouvez-vous imaginer l'inscription à un événement hors ligne de nos jours ? C'est possible, mais cela risque d'être trop difficile. Un système fiable d'enregistrement d'événements en ligne est indispensable.

Les systèmes d'inscription aux événements varient en termes de complexité et de fonctionnalités. Les meilleurs logiciels d'enregistrement d'événements permettent, par exemple, de créer plusieurs étapes du processus d'enregistrement qui peuvent être largement personnalisées :

• Sièges dans les salles de conférence
• Sites d'hébergement
• Si les participants peuvent s'inscrire plusieurs fois en utilisant la même adresse électronique
• Inscriptions de groupes
• Invitations
• Disponibilité de l'enregistrement
• Mise en page
• Agenda de l'événement
• Résumé
• Confirmation

Cela peut se faire facilement dans CONREGO - l'avantage de cet outil est que la personnalisation qu'il offre s'adapte aux besoins des événements de petite ou de grande envergure.

3. Hashtag de l'événement.

Comme 1TP16 l'a déjà dit, on ne peut pas parler de marketing événementiel sans un hashtag dédié à l'événement. Il s'agit avant tout d'un outil permettant de rassembler tous les contenus, messages et conversations des médias sociaux en un seul endroit.

Mais ce n'est pas tout : un hashtag dédié à un événement devient un outil de marketing et de gestion d'événement comme un autre :

• Il rassemble tous les buzz des médias sociaux concernant l'événement sous un seul hashtag.
• Il met en relation les participants, les intervenants et les suiveurs.
• Il contribue à l'engagement des clients pendant l'événement
• Il aide à mesurer les KPI des médias sociaux de l'événement
• Elle accroît la notoriété de la marque
• Il augmente la portée des médias sociaux

Outils de surveillance des médias sociaux offrent des informations intéressantes liées à la performance d'un hashtag - vous pouvez les utiliser pour suivre l'impact de votre événement sur les médias sociaux. Outre leur capacité à collecter tous les mention en ligne de mots-clés prédéfinis, les hashtags sociaux sont également très utiles pour suivre l'impact de votre événement sur les médias sociaux. surveillance des médias disposent d'énormes capacités d'analyse.

En utilisant un outil de surveillance des médias sociaux, on peut mesurer le volume des hashtags mention (par exemple, le nombre de fois où le hashtag a été utilisé sur Twitter), la portée sur les médias sociaux de ces mention et des personnes qui les génèrent, ou le nombre d'interactions (likes, partages, commentaires).

De plus, certains outils de surveillance des médias sociaux permettent d'identifier les profils de médias sociaux les plus actifs mentioning votre hashtag ou les profils de médias sociaux les plus influents qui le font.

Après l'événement, on peut utiliser un outil de suivi des médias sociaux pour rassembler toutes ces mesures et résumer l'engouement des médias sociaux pour l'événement.

En même temps, on peut suivre le hashtag d'un événement compétitif - il est bon de suivre les concurrents et de comparer les résultats avec eux.

4. Invitations.

Il est toujours agréable de voir une invitation à l'événement auquel vous assistez, n'est-ce pas ? Les invitations à un événement sont une petite brique dans le mur qui permet d'offrir un programme complet et une expérience inoubliable aux participants.

Les outils d'enregistrement et de gestion d'événements proposent des générateurs d'invitations personnalisables qui permettent de créer et d'ajuster les invitations en planifiant l'événement à l'avance.

Ils peuvent être personnalisés à la fois en termes de visuels et de personnalisation à l'aide de codes et de liens uniques.

C'est encore mieux lorsqu'un outil de gestion d'événements dispose d'un créateur de PDF. Il est alors possible de créer non seulement des invitations, mais aussi des billets, des cartes d'entrée, des badges d'identification, des certificats et des guides personnalisés. Là encore, les outils de gestion d'événements tout-en-un sont excellents !

5. Système de paiement.

Le système de paiement est un autre élément essentiel d'un événement solide. Il n'y a pas de place pour les raccourcis ici - c'est une question trop délicate pour utiliser un logiciel peu fiable. Là encore, il y a de fortes chances qu'un outil de gestion d'événements prenne en charge le traitement des paiements.

Il est judicieux d'envisager un outil de gestion d'événements tout-en-un. Dans ce cas, le système de paiement est déjà intégré à d'autres services de gestion d'événements, tels que le générateur de pages d'atterrissage, le système de billetterie, etc.

En matière de comptabilité, un bon système de paiement doit présenter quelques caractéristiques essentielles :

• Ajustement des taux de change et de TVA
• Système de numérotation des factures
• Ajustement de la date d'échéance sur les factures proforma
• Fixation des lignes de facturation par l'agrégation d'éléments sur l'agenta et les options d'hébergement
• Personnalisation de la facture avec son propre logo
• Personnalisation des champs du formulaire d'inscription
• Détails du vendeur

Après avoir effectué un paiement, le participant à l'événement doit recevoir une confirmation de paiement ; les messages automatisés sont donc essentiels à cet égard.

Une autre fonction importante est le rappel de paiement. Si un participant potentiel s'est inscrit mais n'a pas effectué le paiement, il est possible de lui rappeler de le faire.

De même, un participant qui n'a pas payé dans un délai donné doit recevoir un message d'annulation.

Les réductions sont une pratique courante dans le secteur de l'événementiel. C'est un moyen d'encourager les participants à participer ou de récompenser les habitués.

Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lorsqu'il s'agit de réductions :

• Le nombre de codes de réduction
• Durée de validité des codes de réduction
• La limite du nombre d'utilisations pour chaque code
• Points de l'ordre du jour couverts par le rabais

Si vous êtes à la recherche d'un bon logiciel de gestion d'événements qui prend en charge le traitement des paiements, CONREGO vaut la peine d'être vérifié. Vous me remercierez plus tard !

6. Présence dans les médias sociaux.

Une fois que vous avez le hashtag de votre événement, il est bon d'envisager la mise en place d'un mur de médias sociaux, également connu sous le nom de "flux social".

Un mur de médias sociaux est un flux agrégé en temps réel de messages de médias sociaux affichés sur un grand écran. Les gens aiment partager des photos et des mises à jour pendant les événements, car cela leur donne un sentiment de validation. Il est également agréable de publier quelque chose en utilisant le hashtag de l'événement et de voir son message sur un grand écran en sachant que d'autres personnes l'ont vu.

Les murs des médias sociaux présentent bien d'autres avantages :

• Promouvoir un hashtag pour l'événement
• Favoriser l'engagement
• Promouvoir les hashtags de marque
• Augmenter le nombre de followers

Voici un peu plus d'informations sur les avantages des murs de médias sociaux.

N'oubliez pas que le mur des médias sociaux ne favorise l'engagement des clients que dans une certaine mesure - rien ne peut mieux engager les humains que d'autres humains.

L'interaction avec les participants est extrêmement importante car elle améliore leur expérience client - ils se sentent pris en charge par l'organisateur de l'événement - et nous savons que la satisfaction du client est primordiale.

Le rôle des écoute sociale Les outils sont essentiels à cet égard - leur principal super pouvoir est de collecter les mention pertinentes du web et des médias sociaux en temps réel et en un seul endroit - dans le tableau de bord d'un outil, dans une notification par courrier électronique ou dans une application mobile.

Bien sûr, on peut parcourir les plateformes de médias sociaux d'un événement l'une après l'autre et chercher des commentaires et des mention, mais soyons honnêtes, c'est un combat qui prend beaucoup de temps.

Un autre aspect utile des services sociaux outils de suivi des médias c'est qu'ils collectent également des mention qui n'ont pas d'adresse dans les médias sociaux et que de telles mention se produisent également.

Quoi qu'il en soit, avec le bon outil à votre disposition, vous pouvez rapidement identifier les participants à un événement qui parlent de cet événement, les contacter, les mettre en contact et établir des relations.

7. Enquêtes.

L'une des plus grandes difficultés consiste à obtenir un retour d'information de la part des clients.

Bien sûr, les consommateurs partagent leurs pensées, leurs expériences et leurs opinions sur les événements, mais ils pourraient être plus nombreux, surtout si l'on sait que le retour d'information est extrêmement précieux pour tout produit, service ou, dans ce cas, événement.

Pour tirer le meilleur parti des participants, il est bon d'utiliser des enquêtes. C'est l'un des meilleurs moyens d'obtenir un retour d'information de la part des clients. On peut ainsi savoir si les participants ont apprécié l'événement ou si celui-ci a répondu à leurs attentes et à leurs besoins.

De plus, les clients ont souvent des suggestions très précises d'améliorations dont on peut s'inspirer et qu'on peut appliquer lors d'événements futurs.

Quelles sont les questions à poser ? Pour commencer :

• Comment évaluez-vous les intervenants, le contenu, la restauration, le lieu et l'ordre du jour ?
• Quel a été le meilleur / le pire aspect de l'événement ?
• Que souhaiteriez-vous améliorer ?
• Avez-vous des suggestions d'amélioration en tête ?
• Participerez-vous à la prochaine édition de l'événement ?
• Recommanderez-vous l'événement à vos amis ?

Les enquêtes sur les événements font souvent partie de systèmes de gestion d'événements comme CONREGO. A l'intérieur, on peut facilement créer des enquêtes, des pages de remerciement en commençant par la mise en page, en terminant par le contenu, le formulaire d'inscription conditionnel ou les confirmations.

8. Résultats.

Une fois la poussière retombée après l'événement, il est temps de jeter un coup d'œil sur les résultats.

L'évaluation d'un événement a des significations différentes selon les services qui y travaillent : pour les spécialistes du marketing, il peut s'agir de mesurer la portée de l'événement sur les médias sociaux, tandis que pour les cadres supérieurs, il peut s'agir des recettes. Quels sont vos objectifs ?

Dans cette optique, de nombreux domaines peuvent être évalués :

• L'effervescence des médias sociaux
• Volume de mentions
• Portée des médias sociaux
• Le nombre de publications dans les médias
• Satisfaction des participants
• Recettes
• Le nombre de participants
• Le nombre d'enquêtes complétées
• Le nombre d'enregistrements et leur type

Si l'aspect "médias sociaux" de l'événement peut être mesuré à l'aide de l'outil surveillance des médias sociaux Grâce aux outils d'évaluation et d'analyse, les statistiques liées à la participation, telles que la fréquentation, les paiements ou les types d'inscription, peuvent être analysées par un logiciel d'inscription et de gestion d'événements. CONREGO fait un excellent travail à cet égard. Les résultats sont un autre élément de données que l'on peut découvrir dans l'outil.

C'est pourquoi il est essentiel de fixer des objectifs et des indicateurs de performance clés avant l'événement.

Conclusion

La gestion et la commercialisation d'événements est une entreprise de grande envergure qui nécessite un effort considérable tant en ligne qu'hors ligne.

L'organisation d'un événement au plus haut niveau peut être facilitée par l'utilisation des bons outils. Dans cette optique, il est judicieux d'opter pour un logiciel de gestion d'événements tout-en-un, car il couvre de nombreux aspects de la gestion d'un événement en ligne : système d'inscription, paiements, invitations ou analyses.

Il en va de même pour le marketing. Un outil complet stocke toutes les données importantes en un seul endroit - il permet d'y accéder facilement et de gagner beaucoup de temps, ce qui est précieux.

De bons outils de planification permettent d'économiser du temps, de l'argent et, surtout, de ménager les nerfs de l'organisateur de l'événement.

FAQ

Que fait la gestion d'événements ?

La gestion d'événements implique la planification et l'exécution d'expériences en direct, qu'il s'agisse de conférences, d'événements de réseautage, de concerts ou de festivals. Les entreprises de gestion d'événements sont chargées de comprendre les besoins de leurs clients et de les traduire en un événement réussi. Cela peut impliquer de nombreuses tâches, telles que la recherche de lieux d'événements, l'organisation de la logistique, le respect des normes de santé et de sécurité, la gestion du budget, la coordination avec les fournisseurs et la supervision des aspects techniques de l'événement. Une gestion d'événement réussie garantit que chaque aspect de l'événement, de la planification initiale à l'exécution, se déroule sans heurts et crée une expérience inoubliable pour les participants.

Quels sont les 5 rôles dans la gestion des événements ?

Les cinq rôles d'une société d'organisation d'événements sont souvent les suivants :

1. Planificateur d'événements : Les planificateurs d'événements créent le concept et l'objectif global de l'événement, planifient la logistique, sélectionnent les lieux et gèrent le calendrier de l'événement.
2. Coordinateur d'événement : Les coordinateurs s'occupent de la logistique sur le terrain pendant l'événement, en résolvant les problèmes et en veillant au bon déroulement de l'événement.
3. Responsable du marketing événementiel : Ce rôle consiste à promouvoir l'événement auprès du public cible, à gérer les médias sociaux et d'autres canaux de marketing pour stimuler la vente de billets ou la fréquentation.
4. Gestionnaire des fournisseurs : Le gestionnaire des fournisseurs recherche et négocie avec les fournisseurs, des traiteurs aux sociétés d'audiovisuel, pour répondre aux besoins de l'événement.
5. Responsable de la sécurité : Le responsable de la sécurité veille à ce que l'événement respecte toutes les règles de santé et de sécurité afin de protéger les participants et le personnel.

Ensemble, ces rôles englobent les diverses compétences et responsabilités nécessaires à la réussite d'un événement.

Quelles sont les compétences en matière de gestion d'événements ?

La gestion réussie d'un événement nécessite un ensemble de compétences. La principale d'entre elles est la gestion de projet, qui implique la planification, l'organisation et la gestion des ressources afin de mener à bien les buts et objectifs spécifiques de l'événement. Les compétences interpersonnelles sont également essentielles, car les gestionnaires d'événements doivent communiquer efficacement avec un large éventail de personnes, qu'il s'agisse des clients, des fournisseurs, du personnel ou des participants. De bonnes compétences en matière de négociation sont importantes pour conclure des contrats avec des fournisseurs et des lieux. Parmi les autres compétences essentielles, citons la résolution de problèmes, qui permet de traiter toute question survenant au cours de la planification ou de l'exécution de l'événement, et la créativité, qui permet de développer des concepts d'événements uniques et de faire en sorte que chaque événement se distingue des autres. Ces compétences, parmi d'autres, constituent l'épine dorsale d'une carrière réussie dans la gestion d'événements.