Como escrever um relatório de relações públicas?

Os profissionais de RP precisam de uma maneira robusta e econômica de apresentar os resultados de seu trabalho. Todos os comunicados à imprensa causaram o impacto desejado? Entrar em contato com influenciadores trouxe algum valor substancial? Você alcançou seus KPIs de RP? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre relatórios de RP.

O resultado final é simples: você deve provar o valor do seu trabalho aos seus supervisores. Os números estão crescendo? Seu trabalho está afetando o resultado final da empresa? Essas informações são cruciais para o CEO, o CMO e outros profissionais de RP com quem você trabalha.

A solução? Um relatório de relações públicas!

Os relatórios ajudarão todos os profissionais de RP a apresentar graficamente o ROI de seu trabalho. Os resultados comerciais são métricas importantes para a diretoria, portanto, é importante mostrar os números certos de forma abrangente.

Você precisa coletar os dados e analisá-los por conta própria. A ferramenta correta de geração de relatórios de RP ajudará você a ter sucesso.

Nesta postagem, discutiremos a maneira mais eficiente de criar um relatório de RP. Esperamos que, ao final desta leitura, você consiga preparar um relatório informativo de RP que elevará seus esforços de comunicação a um novo patamar.

É isso que temos pela frente hoje:

• Estrutura do relatório de relações públicas
• Software de relações públicas
• Métricas de relatórios de RP
• Elementos do relatório de relações públicas
• Práticas recomendadas de relatórios de RP
• Escreva seu relatório de RP

Estrutura do relatório de relações públicas

Um relatório é uma parte fundamental do setor de RP. Um relatório de RP bem pesquisado e bem escrito o ajudará a tomar decisões comerciais mais criteriosas. É importante produzir relatórios de RP em intervalos oportunos, para que você sempre tenha uma visão geral da sua situação atual.

O tipo de relatório depende do público-alvo. Os gerentes ou clientes precisam de um tipo diferente de relatório de RP do que a diretoria ou os investidores.

Relatórios mensais

Você deve preparar relatórios mensais de relações públicas para seu supervisor ou gerente direto.

Os relatórios mensais de RP lhe darão uma visão geral da situação atual da sua marca. Você pode examinar os efeitos de seu trabalho no local e ajustar suas atividades de acordo. Também pode realocar seus recursos para o plano que traz os resultados desejados.

Relatórios trimestrais

Os relatórios trimestrais são uma leitura interessante para seu VP, CMO ou profissionais sênior de RP.

Se o relatório mensal é um teste, o relatório trimestral de RP é sua pontuação final. Os relatórios trimestrais o ajudarão a defender seus resultados. Você poderá identificar a correlação entre os dólares gastos em sua campanha de RP e os resultados comerciais específicos. Mesmo que se envolva em atividades que não estejam diretamente ligadas às vendas, você poderá explicar os benefícios para a marca que gerencia.

Relatórios anuais

Os relatórios anuais de RP contêm informações importantes para os CEOs, a diretoria ou os investidores.

Os relatórios anuais são um dos mais importantes relatórios de relações públicas que você precisa preparar. Seu chefe tomará decisões orçamentárias com base nos dados que você incluir no relatório anual. Se precisar de dinheiro para ferramentas adicionais, novos membros da equipe ou outros recursos, indique isso no relatório. Não se esqueça de mention o resultado esperado dos gastos.

Relatórios de campanha de relações públicas

Você deve preparar relatórios de campanha para seu supervisor direto ou CMO. O público do relatório depende do tamanho da campanha.

Antes de lançar uma campanha de relações públicas, você precisa definir suas metas. Seu relatório indicará se a meta foi atingida e o que deve ser melhorado antes da próxima campanha.

Relatório de crise

Toda marca está sujeita a crises. O gerenciamento de crises é uma oportunidade para os gerentes de RP. Graças ao Crise de relações públicas Se você tiver um relatório, poderá mostrar como o seu departamento ajudou a minimizar os danos, mudou a narrativa e protegeu a reputação da sua marca.

O melhor software de relações públicas

Antes de iniciar qualquer campanha de relações públicas, você precisa encontrar o software de relações públicas certo.

Uma ferramenta ideal coletará os dados em tempo real de várias fontes, incluindo plataformas da Web e de mídia social. Além disso, a ferramenta de monitoramento de mídia deve fornecer insights que seu departamento de marketing e comunicação poderia usar para melhorar suas campanhas de relações públicas existentes.

Recomendo enfaticamente o uso de uma ferramenta de monitoramento de mídia, por exemplo, Brand24, uma das ferramentas mais robustas e acessíveis do mercado.

Implementação de um ferramenta de escuta social em seu conjunto de ferramentas de marketing e comunicação trará muitos benefícios. Vamos dar uma olhada!

Como alternativa, tente uma destas opções Ferramentas de monitoramento de RP.

Análise de relações públicas

Muitos softwares de relações públicas analisam automaticamente os mentions coletados. Uma seção de análise robusta economizará muito tempo, tornará os resultados de suas campanhas de RP mais gerenciáveis e elevará seus esforços de relações públicas a um novo patamar.

O que deve conter uma análise de RP perfeita?

• o volume de mentions
• sentimento
• alcance, tanto para mídias sociais quanto para fontes da Web
• o contexto da discussão
• relatórios em PDF totalmente personalizáveis
• comparação de dois ou mais projetos de monitoramento de mídia

Fontes de dados de RP

Além da parte da análise dos resultados, é preciso dar uma olhada nas fontes dos dados.

Alguns Ferramentas de RP se concentrarão nos canais de mídia social, outros cobrirão apenas as fontes da Web. Em minha opinião, você deve obter dados de todas as fontes, para que seu marketing e sua comunicação possam tomar as decisões mais bem informadas possíveis.

Que resultados o Brand24 proporcionará?

• principais plataformas de mídia social, incluindo Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok e YouTube
• fontes da Web disponíveis publicamente
• podcasts
• boletins informativos
• sites de notícias
• blogs
• sites de avaliação
• fóruns

Como você pode ver, o Brand24 abrange todas as fontes de mídia. Esse conjunto de dados de monitoramento de mídia o ajudará a tomar as decisões mais informadas e perspicazes para a sua organização. Além disso, os dados são coletados em tempo real, e as notificações por e-mail e no aplicativo o ajudarão a ficar por dentro de tudo.

Métricas de relatórios de RP

Depois de decidir o tipo de relatório de RP que deseja preparar e quem é o leitor-alvo, você deve examinar mais de perto os Métricas de relatórios de RP. As métricas o ajudarão a medir o progresso de sua

Esses dois aspectos da redação de um relatório de RP informativo e perspicaz são cruciais para o seu sucesso. Quais métricas de RP você deve monitorar para determinar o sucesso de suas atividades de RP?

O volume de mentions

O volume de mentions mostra quantas vezes o nome da sua marca, produto ou serviço foi usado on-line. Em teoria, quanto maior o volume de mentions, maior o reconhecimento de sua marca.

É importante iniciar sua análise de RP com o volume de mentions. Um aumento repentino no número indicará que sua campanha de RP está funcionando. Mais e mais pessoas ouviram falar de sua empresa, portanto reconhecimento da marca estão aumentando.

O sentimento

O sentimento fornecerá o contexto de que você precisa para avaliar o impacto das comunicações de relações públicas sobre a sua marca.

O sentimento lhe dirá como as pessoas se sentem em relação à sua empresa. A ferramenta usa NLP e algoritmos orientados por IA para determinar se o sentimento em relação à sua marca é positivo, negativo ou neutro.

Análise de sentimento ajudará você a identificar qualquer crise iminente e a neutralizar os efeitos. O processo ajuda a determinar o conteúdo mais bem-sucedido e, por fim, ajuda a aumentar o alcance.

Alcance

O alcance é a métrica que o ajudará a avaliar a disseminação de sua mensagem pela Internet. Ela é particularmente importante para várias agências de RP que precisam trabalhar com relações com a mídia.

As ferramentas de monitoramento de mídia o ajudarão a analisar todos os mentions disponíveis publicamente que contenham sua palavra-chave. Uma das métricas de análise disponíveis é o alcance. O Brand24 calcula o alcance social e não social.

O alcance indicará quantas pessoas poderiam ter entrado em contato com o seu conteúdo. Do ponto de vista das relações públicas, atingir o público certo com a mensagem certa no momento certo é o Santo Graal.

O compartilhamento de voz

O compartilhamento de voz é uma métrica de confiança. O share of voice determina qual parte de toda a discussão on-line foi gerada por sua conta. Quanto maior o share of voice, mais você é considerado um líder do setor.

Os sites mais influentes

Os sites mais influentes indicarão onde sua empresa foi mentioned on-line. Quanto mais alta for a pontuação de influência do site, mais difícil será obter mentioned nele. É a guia que você verifica para avaliar as relações com a mídia e identificar quaisquer oportunidades de enviar comunicados à imprensa para novas fontes.

Os sites mais influentes são um forte indicador do valor de seu trabalho. Você pode aumentar substancialmente o reconhecimento de sua marca, alcançar novos públicos e estabelecer sua marca como líder do setor.

Lembre-se de acompanhar as métricas da marca em conjunto. Se você analisar as métricas de forma holística, poderá avaliar e relatar corretamente os resultados do seu trabalho.

Elementos do relatório de relações públicas

Além das métricas de RP, seu relatório de RP deve incluir outras informações importantes.

A boa notícia é que a estrutura de um relatório deve permanecer a mesma para todos os setores de RP. Você pode combinar o relatório e as métricas com sua estratégia de RP, para apresentar os dados mais acionáveis.

O que um gerente de RP deve incluir em um relatório?

Resumo

Você preparará um relatório de RP diferente, dependendo do seu público e da estrutura da organização. Independentemente de o CEO, o gerente ou a diretoria estarem lendo o relatório, eles precisam ver as percepções e os resultados mais importantes.

É por isso que você deve sempre incluir um resumo detalhado da cobertura da marca.

Referências

Para todos os dados que você apresenta em seus relatórios de RP, é necessário contexto. Escolha os benchmarks corretos, tanto de suas campanhas anteriores quanto dos números de seus concorrentes, para interpretar corretamente seus dados.

Inteligência competitiva

A inteligência competitiva é parte integrante de um relatório anual de RP. Inteligência competitiva ilustrará sua presença comercial geral e o sentimento em relação à sua marca. A inteligência competitiva é particularmente importante para as relações com investidores.

Práticas recomendadas de relatórios de RP

Você já sabe muito sobre como escrever um relatório de RP - sabe que precisa definir um público, determinar o tipo de relatório de RP e ter uma visão geral das métricas que precisa acompanhar.

Há outras práticas recomendadas e dicas de relatórios de RP que você deve implementar para ter sucesso e mostrar o ROI.

Definir claramente os objetivos da campanha de RP

Seu relatório de RP só será tão bom quanto sua campanha de RP. É por isso que é fundamental definir claramente as metas da campanha antes de começar a fazer qualquer coisa. Em seus relatórios, você precisa apresentar provas de que seu trabalho está agregando valor substancial aos negócios de seus clientes.

KPIs de relações públicas

Já apresentamos as métricas de relatórios de RP, mas nem todas as métricas são igualmente importantes para todos os clientes. É por isso que, antes de iniciar seus relatórios de RP, você precisa chegar a um acordo com seu cliente sobre os principais indicadores de desempenho.

É importante estar na mesma página quando se trata de KPIs para que você possa acompanhar as métricas certas o tempo todo. É importante iniciar o monitoramento da mídia antes de começar sua campanha, pois a coleta de dados históricos é cara e nem sempre precisa.

Escreva seu relatório de relações públicas!

Visuais

O público-alvo de seus relatórios geralmente é ocupado. Para tornar seus relatórios mais compreensíveis, inclua alguns elementos visuais, por exemplo, tabelas, gráficos ou quadros. Os elementos visuais facilitarão a comprovação do valor comercial das relações públicas para a empresa.

Escreva suas recomendações

A preparação de relatórios mensais lhe dá uma vantagem competitiva exclusiva. Você tem uma visão geral dos dados e pode facilmente identificar tendências, identificar o conteúdo com melhor desempenho e fornecer feedback valioso após eventos especiais e lançamentos de produtos.

Essa é uma oportunidade de adicionar um pouco de jornalismo investigativo ao seu trabalho.

Identificar os insights permite que você forneça recomendações valiosas sobre como ajustar seus esforços de RP para agregar ainda mais valor aos seus esforços de marketing e comunicação.

Escreva seu relatório de RP

Esperamos que, a esta altura, você tenha todas as informações necessárias para redigir seu relatório de relações públicas e mostrar os efeitos de sua estratégia de marketing e comunicação em sua empresa.

O que você deve levar em conta ao preparar um relatório?

1. Pense em seu público. Quem o lerá? Seu gerente ou um dos executivos? Dependendo do público que escolher, você terá de fornecer informações diferentes em seu trabalho.
2. Chegue a um acordo prévio sobre as métricas de negócios e os KPIs. Você quer compartilhar as principais notícias e mostrar o valor do seu trabalho. Isso é difícil de fazer quando seu executivo ou cliente se concentra em métricas diferentes.
3. Escolha uma ferramenta de monitoramento de mídia. Uma ferramenta bem escolhida de Software de relações públicas o ajudará a obter as informações necessárias para impulsionar seus negócios e economizará muito tempo na coleta e análise dos resultados.
4. Forneça suas recomendações comerciais. Essa é uma das partes mais importantes de sua jornada de RP.