PR Report: How to Write, Template & Example [2025]

PR professionals need a simple way to check the results of their work. Take Apple’s iPhone 17 launch as an example. Within days of the September event, it generated 13.6k mentions and 444M reach, peaking at over 210M on launch day alone. Sentiment held steady at 21% positive and only 4% negative, aligning with Apple’s overall brand perception.

This is exactly the type of data PR reports should surface: not just how much buzz there was, but where it came from, what tone it carried, and how it compared to the bigger brand picture.

Without monitoring and structured PR reporting, insights like these would be nearly impossible to capture.

• Are the numbers growing?
• Is your work affecting the company’s bottom line?

This information is crucial for your CEO, CMO, and other PR pros you work with.

In this post, I will guide you through the PR report world.

Hopefully, by the end of this read, you will be able to prepare an informative PR report that takes your communications efforts to the next level.

What is a PR report?

A Informe de relaciones públicas is a document that sums up your public relations efforts. A well-done PR report will help you make more insightful business decisions and present your results to the C-level. It’s essential to make PR reports at regular intervals so you always have a clear overview of your situation and how it changes.

Tipos de informes de relaciones públicas

El tipo de informes y la forma de crearlos dependen del público destinatario. 

Los directivos o los clientes necesitan un tipo de informe de relaciones públicas diferente al del consejo de administración o los inversores. Los informes mensuales y trimestrales son los más populares, ¡pero hay más tipos!

He aquí una lista de los tipos de informes de relaciones públicas más populares:

01 Informes mensuales

Monthly PR reports will give you a general overview of the current situation of your brand.

• You can examine the effects of your work on the spot and your current media coverage, then adjust your activities accordingly.
• You can also reallocate your resources to the plan that brings the desired results.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Debe preparar informes mensuales de relaciones públicas para su supervisor directo o gerente.

02 Informes trimestrales

If the monthly report is a test, then the quarterly PR report is your end score. Quarterly reports will help you defend your results.

• You will be able to pinpoint the correlation between the dollars spent on your PR campaign and specific business outcomes.
• Even if you engage in activities that don’t directly link to sales, you can explain the benefits to the brand you manage.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Los informes trimestrales son una lectura interesante para el vicepresidente, el director de marketing o los profesionales de relaciones públicas.

03 Informes anuales

Annual reports are one of the most important PR reports you have to prepare.

• Your boss will make budget decisions based on the data you include in the annual report.
• If you need money for additional tools, new team members, or other resources, you should indicate it in the report.

Don’t forget to mention the expected outcome of the spending.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Los informes anuales de relaciones públicas contienen información importante para los directores generales, el consejo de administración o los inversores.

04 Informe de la campaña de relaciones públicas

Before you launch a public relations campaign, you need to create reports, to define your goals.

• Your campaign report will state whether you achieved your goal and what you should improve before the next campaign.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Debe preparar informes de campaña de relaciones públicas para su supervisor directo o su director de marketing. La audiencia del informe depende del tamaño de la campaña.

05 Informe de crisis

Every brand is prone to crisis.

• Gracias a la Crisis de relaciones públicas report, you can show how your department helped minimize the damage, change the narrative, and protect your brand reputation.

🔎 ¿A quién va dirigido?

La gestión de crisis es una oportunidad para los responsables de relaciones públicas.

Informes manuales de relaciones públicas: 3 pasos cruciales.

¿Prefiere hacer su informe de relaciones públicas manualmente?

Una vez que decidas qué tipo de informe de relaciones públicas quieres preparar y a quién va dirigido, ¡ya puedes ponerte manos a la obra!

Aquí tienes una lista de puntos clave que puedes incluir:

01 Comprobar el volumen de menciones

El volumen de mentions le muestra cuántas veces se ha utilizado en línea el nombre de su marca, producto o servicio.

En teoría, cuanto mayor sea el volumen de medios mention, mayor reconocimiento tendrá su marca.

Es importante comenzar el análisis de las relaciones públicas con el volumen de medios mention.

Un repentino aumento de la cifra indicará que su campaña de relaciones públicas está funcionando. Cada vez más gente ha oído hablar de su empresa, así que notoriedad de marca están aumentando.

Eso es exactamente lo que puedes ver en la captura de pantalla de arriba. Duolingo hizo una campaña que se hizo viral y creó expectación en todo internet.

02 Realizar análisis de sentimiento

El sentimiento le dará el contexto que necesita para evaluar el impacto de sus comunicaciones de relaciones públicas en su marca.

The same sentiment analysis will tell you how people feel about your company.

¿Cómo funciona el análisis de opiniones?

It uses NLP and AI-driven algorithms to determine whether the sentiment towards your brand is positive, negative, or neutral.

Análisis del sentimiento will help you spot any looming crisis and the next steps to counteract the effects. The process helps determine the most successful content and, ultimately, helps increase reach.

03 Elabore su actuación

El alcance es la métrica que determina en gran medida su rendimiento.

Es especialmente importante para las distintas agencias de relaciones públicas que tienen que trabajar en las relaciones con los medios de comunicación.

Here’s how those metrics can be presented:

Este análisis también muestra cuántas personas podrían haber entrado en contacto con su contenido.

Desde el punto de vista de las relaciones públicas, llegar al público adecuado con el mensaje adecuado en el momento adecuado es el Santo Grial.

Informe de relaciones públicas: ¿Qué incluir?

Aparte de las métricas de relaciones públicas, su informe de relaciones públicas debe incluir otra información importante.

La buena noticia es que la estructura de un informe debería ser la misma para todos los sectores de las relaciones públicas. Puedes ajustar el informe y las métricas a tu estrategia de relaciones públicas, para presentar los datos más procesables.

¿Qué debe incluir un responsable de relaciones públicas en un informe?

01 Resumen

You will prepare a different PR report depending on your audience and organization structure.

Whether your CEO, manager, or board of directors is reading the report, they need to see the most important insights and results.

Por eso debe incluir siempre un resumen detallado de la cobertura de la marca.

02 Puntos de referencia

Todos los datos que presente en sus informes de relaciones públicas necesitan un contexto. Elija los puntos de referencia adecuados, tanto de sus campañas anteriores como de las cifras de sus competidores, para interpretar correctamente sus datos.

03 Inteligencia competitiva

La inteligencia competitiva es parte integrante de un informe anual de relaciones públicas. Inteligencia competitiva ilustrará la presencia global de su empresa y el sentimiento hacia su marca. La inteligencia competitiva es especialmente importante para las relaciones con los inversores.

Modelo de informe de relaciones públicas

Las herramientas de IA pueden ayudarle a generar plantillas de informes de relaciones públicas en cuestión de minutos.

You can personalize them according to your needs and generate charts and insights within a few clicks.

I created the reports below, and it took me about 5 minutes.

And you can create one for your brand too.

Feel free to download them and check what they look like.

💡Haga clic y descargue plantillas de informes de relaciones públicas:

⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (panel de análisis general) ⬇️

⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (PDF)⬇️

⬇️ Plantilla de informe comparativo de relaciones públicas con la competencia (PDF)⬇️

No les he aplicado ningún filtro específico, pero se pueden manipular muchas cosas. Por ejemplo:

• Fuentes incluidas en el informe
• El plazo concreto
• Resumen de la campaña específica
• y mucho más.

Además, puedes compartir este informe con quien necesites con un simple enlace.

Sinceramente, creo que es la mejor forma de crear un informe de relaciones públicas.

Mi consejo: utilice un programa informático de relaciones públicas

Antes de iniciar cualquier campaña de relaciones públicas, debe encontrar el software de relaciones públicas adecuado.

An ideal tool will collect the data in real-time from various sources, including the web and social media platforms.

Moreover, the herramienta de seguimiento de medios debería aportar ideas sobre lo que su departamento de marketing y comunicación podría utilizar para mejorar sus actuales campañas de relaciones públicas.

Implantación de una herramienta de escucha social en su pila de herramientas de marketing y comunicación automatizará la mayor parte del proceso.

You can try one of these Herramientas de seguimiento de las relaciones públicas.

Public relations metrics

Muchos programas informáticos de relaciones públicas analizan automáticamente los mention recogidos en las redes sociales.

Una sección de análisis sólida le ahorrará mucho tiempo, hará que los resultados de sus campañas de relaciones públicas sean más manejables y llevará sus esfuerzos de relaciones públicas al siguiente nivel.

¿Qué debe contener el análisis perfecto de las relaciones públicas?

• El volumen de menciones
• Sentimiento
• Alcance, tanto para los medios sociales como para las fuentes web
• Participación en las redes sociales
• Contexto del debate
• Informes en PDF totalmente personalizables
• Comparación de dos o más proyectos de seguimiento de los medios de comunicación

Fuentes de datos de relaciones públicas

Aparte de la parte de análisis de los resultados, hay que echar un vistazo a las fuentes de los datos.

Algunos Herramientas de relaciones públicas will focus on social media channels, others will cover only Web sources.

In my opinion, you should get data from all the sources, so that your marketing and communication could make the most informed decisions possible.

Buenas prácticas en los informes de relaciones públicas

You already know a lot about writing a PR report:

1. You know the possibilities of AI tools.
2. You know you should define an audience and determine the type of PR report.
3. And have an overview of the key metrics that you need to track.

Existen otras buenas prácticas y consejos para la elaboración de informes de relaciones públicas que deberías poner en práctica para tener éxito y demostrar el retorno de la inversión.

01 Definir claramente los objetivos de la campaña de relaciones públicas

Su informe de relaciones públicas será tan bueno como lo sea su campaña de relaciones públicas. Por eso es crucial definir claramente los objetivos de la campaña antes de empezar a hacer nada. En tus informes, tienes que presentar pruebas de que tu trabajo está aportando un valor sustancial a los negocios de tus clientes.

02 KPI de relaciones públicas

Antes de empezar a elaborar informes de relaciones públicas, hay que acordar con el cliente los indicadores clave de resultados.

Es importante estar de acuerdo en lo que respecta a los indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un seguimiento de las métricas correctas en todo momento. Es importante empezar a monitorizar los medios antes de iniciar la campaña, ya que recopilar datos históricos es caro y no siempre preciso.

03 Visuales

El público destinatario de sus informes suele estar muy ocupado. Para que sus informes sean más comprensibles, incluya algunos elementos visuales, por ejemplo, cuadros, gráficos o tablas. Los elementos visuales facilitarán la demostración del valor comercial de las relaciones públicas para la empresa.

04 Escriba sus recomendaciones

La elaboración de informes mensuales le proporciona una ventaja competitiva única. Al tener una visión general de los datos, puede detectar fácilmente las tendencias, identificar los contenidos con mejor rendimiento y proporcionar valiosos comentarios tras eventos especiales y lanzamientos de productos.

Es una oportunidad para añadir un poco de periodismo de investigación a tu trabajo.

Detectar los puntos de vista le permite ofrecer valiosas recomendaciones sobre cómo ajustar sus esfuerzos de relaciones públicas para aportar aún más valor a sus iniciativas de marketing y comunicación.

Además, no requiere necesariamente mucho tiempo. Puedes pedir a la IA recomendaciones basadas en tus datos de rendimiento:

Conclusión

Esperemos que a estas alturas tengas toda la información que necesitas para redactar tu informe de relaciones públicas y mostrar los efectos de tu estrategia de marketing y comunicación en tu empresa.

¿Qué hay que tener en cuenta al elaborar un informe?

1. Piense en su público. ¿Quién va a leerlo? ¿Tu jefe o uno de los directivos? Dependiendo del público que elijas, tendrás que aportar distintos datos en tu trabajo.
2. Acuerde de antemano las métricas de negocio y los KPI. Quieres compartir las principales novedades y mostrar el valor de tu trabajo. Es difícil hacerlo cuando tu ejecutivo o cliente se centra en métricas diferentes.
3. Elige una herramienta de seguimiento de medios. Una herramienta de Software de relaciones públicas le ayudará a obtener la información que necesita para impulsar su negocio y le ahorrará mucho tiempo de recopilación y análisis de los resultados.
4. Proporcione sus recomendaciones empresariales. Es una de las partes más importantes de su viaje de relaciones públicas.

O puedes simplificar el proceso y generar un informe utilizando IA. Comience con una prueba gratuita de Brand24 y simplifique los informes de relaciones públicas