Rapport de relations publiques : Comment rédiger, modèle et exemple [2025]
Table des matières
Les professionnels des relations publiques ont besoin d'un moyen simple de vérifier les résultats de leur travail. Prenons l'exemple du lancement de l'iPhone 17 d'Apple. Dans les jours qui ont suivi l'événement de septembre, il a généré 13,6k mention et 444M de portée, avec un pic à plus de 210M pour le seul jour du lancement. Le sentiment s'est maintenu à 21% positives et seulement 4% négatives, ce qui correspond à la perception globale de la marque Apple.
C'est exactement le type de données que les rapports de relations publiques devraient mettre en évidence : non seulement l'ampleur du buzz, mais aussi son origine, sa tonalité et sa comparaison avec l'image globale de la marque.
Sans un suivi et des rapports structurés sur les relations publiques, il serait pratiquement impossible d'obtenir des informations de ce type.
- Les chiffres augmentent-ils ?
- Votre travail a-t-il une incidence sur les résultats de l'entreprise ?
Ces informations sont cruciales pour votre PDG, votre CMO et les autres professionnels des relations publiques avec lesquels vous travaillez.
Dans ce billet, je vous guiderai dans le monde des rapports de relations publiques.
Nous espérons qu'à la fin de cette lecture, vous serez en mesure de préparer un rapport de relations publiques informatif qui permettra à vos efforts de communication d'atteindre un niveau supérieur.
Qu'est-ce qu'un rapport de relations publiques ?
A Rapport de presse est un document qui résume vos efforts en matière de relations publiques.
Un rapport de relations publiques bien fait vous aidera à prendre des décisions commerciales plus pertinentes et à présenter vos résultats au niveau de la direction.
Il est essentiel d'établir des rapports de relations publiques à intervalles réguliers afin d'avoir toujours une vue d'ensemble claire de votre situation et de son évolution.
Quels sont les types de rapports de relations publiques ?
Le type de rapports et la manière de les créer dépendent du public cible et de la couverture médiatique.
Les managers ou les clients ont besoin d'un autre type de rapport de relations publiques que le conseil d'administration ou les investisseurs.
Oui, les rapports mensuels et trimestriels sont les plus populaires, mais il en existe d'autres !
Peut-être qu'un autre type de produit vous conviendrait ?
Consultez la liste ci-dessous pour trouver les meilleurs rapports de relations publiques.
En voici la liste :
01 Rapports mensuels
Les rapports mensuels sur les relations publiques vous donneront une vue d'ensemble de la situation actuelle de votre marque.
Quels sont les avantages des rapports fréquents ?
- Vous pouvez examiner les effets de votre travail sur le spot et votre couverture médiatique actuelle, puis adapter vos activités en conséquence.
- Vous pouvez également réaffecter vos ressources au plan qui apporte les résultats souhaités.
🔎 Qui bénéficiera des rapports mensuels ?
Il s'agit d'un excellent rapport de relations publiques pour tous les professionnels qui doivent faire rapport à un superviseur ou à un directeur.
02 Rapports trimestriels
Si le rapport mensuel est un test, le rapport trimestriel sur les relations publiques est votre note finale. Les rapports trimestriels vous aideront à défendre vos résultats et à adapter la stratégie globale de relations publiques.
- Vous serez en mesure de mettre en évidence la corrélation entre les sommes dépensées pour votre campagne de relations publiques et les résultats commerciaux spécifiques, ainsi que l'impact des communiqués de presse.
- Même si vous vous engagez dans des activités qui ne sont pas directement liées aux ventes, vous pouvez expliquer les avantages pour la marque que vous gérez et vérifier si la couverture médiatique s'aligne sur le plan.
🔎 Qui bénéficiera des rapports trimestriels ?
Les rapports trimestriels sont ceux que votre vice-président, votre directeur général ou les responsables des relations publiques exigeront, mais vous (le responsable des relations publiques) les utiliserez probablement aussi, car ils montrent comment vous vous débrouillez.
Les rapports de relations publiques sont généralement partagés avec les parties prenantes qui s'investissent dans les efforts de relations publiques.
03 Rapports annuels
Les rapports annuels sont l'un des rapports de relations publiques les plus importants que vous ayez à préparer. Pourquoi ?
- Votre patron prendra des décisions budgétaires sur la base des données que vous incluez dans le rapport annuel.
- Les rapports annuels de relations publiques résument les activités de relations publiques d'une année et les indicateurs de performance.
- Si vous avez besoin de fonds supplémentaires pour des outils, de nouveaux membres de l'équipe, une couverture médiatique accrue ou d'autres ressources, vous pouvez le préciser dans le rapport annuel.
N'oubliez pas d'indiquer mention la stratégie de relations publiques et le résultat escompté des dépenses.
🔎 Qui bénéficiera du rapport annuel ?
Les rapports annuels de relations publiques contiennent des informations importantes pour les PDG, le conseil d'administration ou les investisseurs.
Ils indiquent les performances actuelles en matière de relations publiques, résument les collaborations avec les médias et incluent des statistiques sur le suivi des médias.
04 Rapport sur la campagne de relations publiques
Avant de lancer une campagne de relations publiques, vous devez créer des rapports pour définir vos objectifs.
- Votre rapport de campagne indiquera si vous avez atteint votre objectif et ce que vous devez améliorer avant la prochaine campagne.
- La fréquence des rapports sur les campagnes de relations publiques dépend des besoins des parties prenantes.
🔎 Qui bénéficie d'un rapport de campagne ?
En général, l'équipe de relations publiques. Vous devez préparer des rapports de campagne de relations publiques pour votre supérieur direct ou le CMO. En général, l'audience du rapport dépend de l'ampleur de la campagne.
Si le budget de la campagne était élevé, davantage de personnes souhaiteraient probablement examiner les résultats.
05 Rapport de crise
Oui, nous aimerions tous que ce ne soit pas vrai. Mais toutes les marques sont sujettes à des crises.
- Grâce à la Crise des relations publiques vous pouvez montrer comment votre service a contribué à minimiser les dommages, à modifier le récit et à protéger la réputation de votre marque.
🔎 Qui bénéficiera d'un rapport de crise ?
La gestion de crise est une opportunité pour les responsables des relations publiques.
Personnalisez votre rapport pour présenter vos KPIs !
Rapport manuel sur les relations publiques : Tutoriel en 3 étapes
Une fois que vous avez décidé du type de rapport de relations publiques que vous souhaitez préparer et de l'identité du lecteur cible, vous pouvez vous mettre au travail !
Comment créer un rapport sur les relations publiques ?
Voici une liste des points clés à inclure :
01 Vérifier le volume de mentions
Le volume de mentions indique combien de fois le nom de votre marque, produit ou service a été utilisé en ligne.
En théorie, plus le volume de médias mention est élevé, plus votre marque est reconnue.
Il est important de commencer votre analyse des relations publiques en vérifiant les mention des médias.
Un pic soudain dans les médias peut indiquer soit que votre campagne de relations publiques fonctionne, soit que votre marque traverse une crise de relations publiques.
Dans le premier scénario, de plus en plus de personnes prennent conscience de l'existence de votre entreprise, ce qui se traduit par une augmentation de l'offre de services. notoriété de la marque niveaux.
C'est exactement ce que vous voyez dans la capture d'écran ci-dessus.
Duolingo a mené une campagne qui est devenue virale et a fait le buzz sur l'internet.
Mais comment savoir s'il ne s'agit pas d'un mauvais discours ?
02 Analyser les sentiments
Le sentiment fournira le contexte dont vous avez besoin pour évaluer l'impact de vos communications de relations publiques sur votre marque.
Qu'elle soit négative ou positive.
Comment fonctionne l'analyse des sentiments ?
L'analyse des sentiments permet de catégoriser le ton de la couverture comme suit positive, négative ou neutreLes exemples de citations ou de titres clés illustrant la perception de la marque.
Analyse des sentiments vous aidera à repérer toute crise imminente et à déterminer les mesures à prendre pour en contrer les effets. Ce processus permet de déterminer le contenu le plus efficace et, en fin de compte, d'augmenter la portée.
03 Élaborer votre performance
La portée est l'indicateur qui détermine le plus votre performance.
Il est particulièrement important pour les diverses agences de relations publiques qui doivent travailler sur les relations avec les médias.
Voici comment ces mesures peuvent être présentées :
Cette analyse montre également combien de personnes ont pu entrer en contact avec votre contenu.
Du point de vue des relations publiques, atteindre le bon public avec le bon message au bon moment est un véritable Graal.
Que faut-il inclure dans un rapport de relations publiques ?
J'ai demandé à un expert dans ce domaine, le responsable des relations publiques, Marlena Stemler-MatysiakElle nous a fait part de ses incontournables en matière de rapports sur les relations publiques.
Elle l'admet :
"En fonction de la marque, de ses objectifs de communication ou de ses campagnes, un certain nombre d'indicateurs seront cruciaux dans un rapport de relations publiques.
Toutefois, elle estime qu'il existe quelques critères universels qui fournissent toujours des informations précieuses sur l'évolution de la visibilité et de l'image.
Voici la liste, accompagnée d'une brève note sur les raisons pour lesquelles vous devriez prêter attention à cette mesure :
01 Volume de mentions
En général, plus il y a de mention, mieux c'est. Nous voulons voir une croissance constante dans ce domaine. S'il n'y en a pas, il convient de revoir la stratégie.
Toutefois, il est important de rappeler qu'il s'agit d'un indicateur très général qui ne détermine pas le succès d'une campagne.
02 Les plus populaires mentions
Ils indiquent les commentaires sur la marque qui ont gagné le plus de visibilité.
Il est utile de suivre cet indicateur pour prévenir les crises et identifier les possibilités de collaboration avec les médias ou les personnes influentes.
03 Le contexte de la discussion
Il s'agit d'une mesure importante pour la planification du contenu.
- De quoi notre public discute-t-il ?
- Y a-t-il des questions ou des sujets qui mériteraient d'être abordés dans de futures publications ?
Un rapport de relations publiques efficace associe des chiffres concrets à des informations qualitatives afin de donner une image complète des résultats de la campagne.
04 Analyse des sentiments
Il s'agit d'étudier l'état d'esprit qui règne autour de la marque, ce qui permet d'identifier les domaines dans lesquels les clients sont insatisfaits ou rencontrent des difficultés.
S'il y a plus de mention négatifs, vous devez agir rapidement !
05 Sites influents
Il est intéressant de savoir ce que les personnes ou les plateformes influentes disent de la marque et de façonner ces messages en collaborant avec elles, par exemple.
Le résumé de la couverture médiatique doit inclure les dates de publication, les noms des médias, les liens vers les articles en ligne, la portée estimée et les principales victoires médiatiques.
Obtenez des données pour votre rapport de relations publiques !
Modèle de rapport de relations publiques
Les outils d'IA peuvent vous aider à générer des modèles de rapports de relations publiques en quelques minutes.
Vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins et générer des graphiques et des analyses en quelques clics.
J'ai créé les rapports ci-dessous, ce qui m'a pris environ 5 minutes.
Vous pouvez également en créer un pour votre marque.
N'hésitez pas à les télécharger et à vérifier à quoi elles ressemblent.
💡Cliquez et téléchargez les modèles de rapports de relations publiques :
⬇️ Modèle de rapport sur les relations publiques (tableau de bord analytique général) ⬇️
⬇️ Modèle de rapport de relations publiques (PDF)⬇️
⬇️ Modèle de rapport de comparaison des concurrents en RP (PDF)⬇️
Je n'ai pas appliqué de filtres spécifiques, mais il y a beaucoup de choses que vous pouvez manipuler. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez manipuler :
- Sources incluses dans le rapport
- Le délai spécifique
- L'aperçu de la campagne spécifique
- & bien plus encore !
De plus, vous pouvez partager ce rapport avec toute personne intéressée au moyen d'un simple lien.
Je pense sincèrement que c'est la meilleure façon de créer un rapport de relations publiques !
Mon conseil : utilisez un logiciel de relations publiques
Avant de lancer une campagne de relations publiques, vous devez trouver le bon logiciel de relations publiques.
Les outils de veille médiatique permettent de suivre les mention de la marque sur différentes plateformes.
Un outil idéal collectera les données en temps réel à partir de différentes sources, y compris le web et les plateformes de médias sociaux.
En outre, le outil de suivi des médias devrait fournir des indications sur ce que votre service de marketing et de communication pourrait utiliser pour améliorer vos campagnes de relations publiques existantes.
Mise en œuvre d'une outil d'écoute sociale dans votre pile d'outils de marketing et de communication automatisera la majeure partie du processus.
Vous pouvez essayer l'une des options suivantes Outils de suivi des relations publiques.
Mesures des relations publiques
De nombreux logiciels de relations publiques analysent automatiquement les mention collectées sur les médias sociaux.
Une section d'analyse solide vous fera gagner beaucoup de temps, rendra les résultats de vos campagnes de relations publiques plus faciles à gérer et portera vos efforts de relations publiques à un niveau supérieur.
Que doit contenir l'analyse parfaite des relations publiques ?
- Le volume de mentions
- Sentiment
- Portée, à la fois pour les médias sociaux et les sources Web
- Engagement dans les médias sociaux
- Le contexte de la discussion
- Rapports PDF entièrement personnalisables
- Comparaison de deux ou plusieurs projets de suivi des médias
Sources de données sur les relations publiques
Outre la partie analyse des résultats, vous devez examiner les sources des données.
Certains Outils de relations publiques se concentreront sur les canaux de médias sociaux, tandis que d'autres ne couvriront que les sources Web.
À mon avis, vous devriez obtenir des données de toutes les sources, afin que votre marketing et votre communication puissent prendre les décisions les plus éclairées possibles.
Les objectifs de la campagne doivent être SMART : Spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps.
Meilleures pratiques pour les rapports de relations publiques
Vous en savez déjà beaucoup sur la rédaction d'un rapport de relations publiques :
- Vous connaissez les possibilités des outils d'IA.
- Vous savez que vous devez définir un public et déterminer le type de rapport de relations publiques.
- Et ayez une vue d'ensemble des paramètres clés que vous devez suivre.
Il existe d'autres bonnes pratiques et conseils en matière de rapports de relations publiques que vous devriez mettre en œuvre pour réussir et montrer le retour sur investissement.
01 Définir clairement les objectifs de la campagne de relations publiques
La qualité de votre rapport de relations publiques dépend de celle de votre campagne de relations publiques. C'est pourquoi il est essentiel de définir clairement les objectifs de la campagne avant d'entreprendre quoi que ce soit. Dans vos rapports, vous devez apporter la preuve que votre travail apporte une valeur substantielle aux entreprises de vos clients.
02 Les indicateurs de performance des relations publiques
Avant de commencer à rédiger vos rapports de relations publiques, vous devez convenir d'indicateurs de performance clés avec votre client.
Il est important d'être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les indicateurs clés de performance afin de pouvoir suivre les bonnes mesures en permanence. Il est important de commencer le suivi des médias avant de lancer votre campagne, car la collecte de données historiques est coûteuse et n'est pas toujours précise.
03 Visuels
Le public cible de vos rapports est généralement très occupé. Pour rendre vos rapports plus compréhensibles, incluez des éléments visuels, par exemple des diagrammes, des graphiques ou des tableaux. Les éléments visuels permettront de prouver plus facilement la valeur commerciale des relations publiques pour l'entreprise.
04 Rédigez vos recommandations
La préparation de rapports mensuels vous donne un avantage concurrentiel unique. Vous avez une vue d'ensemble des données, vous pouvez facilement repérer les tendances, identifier le contenu le plus performant et fournir un retour d'information précieux après des événements spéciaux et des lancements de produits.
C'est l'occasion d'ajouter un peu de journalisme d'investigation à votre travail.
En repérant ces informations, vous pouvez fournir des recommandations précieuses sur l'ajustement de vos efforts de relations publiques afin d'apporter encore plus de valeur à vos efforts de marketing et de communication.
De plus, cela ne prend pas nécessairement beaucoup de temps.
Vous pouvez demander à l'IA des recommandations basées sur vos données de performance :
Facilitez l'établissement de vos rapports de relations publiques !
Conclusion
Nous espérons que vous disposez maintenant de toutes les informations nécessaires pour créer des rapports qui résumeront vos efforts en matière de relations publiques.
Donc, dernier point de contrôle.
Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l'élaboration d'un rapport ?
- Pensez à votre public. Qui va le lire ? Votre directeur ou l'un des cadres ? En fonction du public que vous choisissez, vous devrez fournir différents éléments d'information dans votre travail.
- Se mettre d'accord au préalable sur les indicateurs de performance et les indicateurs clés de performance. Vous voulez partager les meilleures nouvelles et montrer la valeur de votre travail. L'industrie des relations publiques est un vaste domaine, il est donc difficile de rester concentré lorsque votre cadre ou votre client se concentre sur différentes mesures.
- Choisir un outil de suivi des médias. Un bon choix Logiciel de relations publiques vous aidera à obtenir des informations qui vous permettront d'accroître votre couverture médiatique.
- Fournissez vos recommandations d'affaires. Les rapports doivent se conclure par une perspective d'avenir qui explique comment les activités actuelles influenceront les projets et les objectifs futurs.
Car pourquoi faire un rapport si vous n'avez pas l'intention de rendre des comptes par la suite ?
Vous pouvez simplifier le processus et générer un rapport à l'aide de l'IA. Démarrer avec un essai gratuit de Brand24 et simplifier l'établissement de rapports sur les relations publiques !
