Comment rédiger un rapport de relations publiques ? Modèle et exemple

Les professionnels des relations publiques ont besoin d'un moyen solide et abordable pour présenter les résultats de leur travail. Tous les communiqués de presse ont-ils eu l'impact souhaité ? Les contacts avec les personnes influentes ont-ils apporté une valeur substantielle ? Avez-vous atteint vos indicateurs clés de performance en matière de relations publiques ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les rapports de relations publiques.

L'essentiel est simple : vous devez prouver la valeur de votre travail à vos supérieurs. Les chiffres augmentent-ils ? Votre travail a-t-il une incidence sur les résultats de l'entreprise ? Ces informations sont cruciales pour votre PDG, votre CMO et les autres professionnels des relations publiques avec lesquels vous travaillez.

La solution ? Un rapport de relations publiques !

A Rapport de presse est un élément fondamental du secteur. Un rapport de relations publiques bien documenté et bien rédigé vous aidera à prendre des décisions commerciales plus éclairées. Il est important de produire des rapports de relations publiques à intervalles réguliers afin d'avoir toujours une vue d'ensemble de votre situation actuelle.

Dans ce billet, j'aborderai la manière la plus efficace de créer un rapport de relations publiques.

Nous espérons qu'au terme de cette lecture, vous serez en mesure de préparer un modèle de rapport trimestriel de relations publiques informatif qui permettra à vos efforts de communication d'atteindre un niveau supérieur.

Modèle de rapport de relations publiques

Les outils d'IA peuvent vous aider à générer des modèles de rapports de relations publiques en quelques minutes.

Et le meilleur ? Vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins.

J'ai créé les rapports ci-dessous en quelques clics, ce qui m'a pris environ 5 minutes.

N'hésitez pas à les télécharger et à vérifier ce que cela donne.

💡Cliquez et téléchargez les modèles de rapports de relations publiques :

⬇️ Modèle de rapport sur les relations publiques (tableau de bord analytique général) ⬇️

⬇️ Modèle de rapport de relations publiques (PDF)⬇️

⬇️ Modèle de rapport de comparaison des concurrents en RP (PDF)⬇️

Je n'ai pas appliqué de filtres spécifiques, mais il y a beaucoup de choses que vous pouvez manipuler. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez manipuler :

• Sources incluses dans le rapport
• Le délai spécifique
• L'aperçu de la campagne spécifique
• & bien plus encore !

De plus, vous pouvez partager ce rapport avec toute personne intéressée au moyen d'un simple lien.

Je pense sincèrement que c'est la meilleure façon de créer un rapport de relations publiques !

Types de rapports de relations publiques

Le type de rapports et la manière de les créer dépendent du public cible. 

Les managers ou les clients ont besoin d'un autre type de rapport de relations publiques que le conseil d'administration ou les investisseurs. Les rapports mensuels et trimestriels sont les plus populaires, mais il en existe d'autres !

Voici une liste des types de rapports de relations publiques les plus populaires :

01 Rapports mensuels

Les rapports mensuels sur les relations publiques vous donnent une vue d'ensemble de la situation actuelle de votre marque. Vous pouvez examiner les effets de votre travail sur place et votre couverture médiatique actuelle, puis ajuster vos activités en conséquence. Vous pouvez également réaffecter vos ressources au plan qui apporte les résultats souhaités.

🔎 À qui s'adresse-t-il ?

Vous devez préparer des rapports mensuels sur les relations publiques à l'intention de votre supérieur hiérarchique direct ou de votre directeur.

02 Rapports trimestriels

Si le rapport mensuel est un test, le rapport trimestriel est votre note finale. Les rapports trimestriels vous aideront à défendre vos résultats. Vous serez en mesure de mettre en évidence la corrélation entre les sommes dépensées pour votre campagne de relations publiques et des résultats commerciaux spécifiques. Même si vous vous engagez dans des activités qui n'ont pas de lien direct avec les ventes, vous pourrez en expliquer les avantages pour la marque que vous gérez.

🔎 À qui s'adresse-t-il ?

Les rapports trimestriels sont une lecture intéressante pour votre vice-président, votre directeur général ou les professionnels des relations publiques.

03 Rapports annuels

Les rapports annuels sont l'un des rapports de relations publiques les plus importants que vous ayez à préparer. Votre patron prendra des décisions budgétaires sur la base des données que vous incluez dans le rapport annuel. Si vous avez besoin d'argent pour des outils supplémentaires, de nouveaux membres d'équipe ou d'autres ressources, vous devez l'indiquer dans le rapport. N'oubliez pas d'indiquer le résultat escompté des dépenses.

🔎 À qui s'adresse-t-il ?

Les rapports annuels de relations publiques contiennent des informations importantes pour les PDG, le conseil d'administration ou les investisseurs.

04 Rapport sur la campagne de relations publiques

Avant de lancer une campagne de relations publiques, vous devez créer des rapports afin de définir vos objectifs. Votre rapport indiquera si vous avez atteint votre objectif et ce que vous devez améliorer avant la prochaine campagne.

🔎 À qui s'adresse-t-il ?

Vous devez préparer des rapports de campagne de relations publiques pour votre supérieur direct ou le CMO. Le public visé par le rapport dépend de l'ampleur de la campagne.

05 Rapport de crise

Toute marque est sujette à des crises. Grâce à la Crise des relations publiques vous pouvez montrer comment votre service a contribué à minimiser les dommages, à modifier le récit et à protéger la réputation de votre marque. Il s'agit d'un excellent rapport pour mettre en valeur vos efforts de relations publiques.

🔎 À qui s'adresse-t-il ?

La gestion de crise est une opportunité pour les responsables des relations publiques.

Rapport manuel sur les relations publiques : 3 étapes cruciales.

Vous préférez rédiger votre rapport de relations publiques manuellement ?

Une fois que vous avez décidé du type de rapport de relations publiques que vous souhaitez préparer et de son destinataire, vous pouvez vous mettre au travail !

Voici une liste de points clés que vous pouvez inclure :

01 Vérifier le volume de mentions

Le volume de mentions indique combien de fois le nom de votre marque, produit ou service a été utilisé en ligne.

En théorie, plus le volume de médias mention est élevé, plus votre marque est reconnue.

Il est important de commencer votre analyse des relations publiques par le volume des médias mention.

Une augmentation soudaine de ce nombre indique que votre campagne de relations publiques fonctionne. De plus en plus de personnes ont entendu parler de votre entreprise. notoriété de la marque augmentent.

C'est exactement ce que vous pouvez voir dans la capture d'écran ci-dessus. Duolingo a mené une campagne qui est devenue virale et a fait le buzz sur l'internet.

02 Analyser les sentiments

Le sentiment fournira le contexte dont vous avez besoin pour évaluer l'impact de vos communications de relations publiques sur votre marque.

La même analyse des sentiments vous dira ce que les gens pensent de votre entreprise. L'outil utilise des algorithmes NLP et pilotés par l'IA pour déterminer si le sentiment à l'égard de votre marque est positif, négatif ou neutre.

Analyse des sentiments vous aidera à repérer toute crise imminente et à prendre les mesures qui s'imposent pour en contrer les effets. Ce processus permet de déterminer le contenu le plus efficace et, en fin de compte, d'augmenter la portée de l'information.

03 Élaborer votre performance

La portée est l'indicateur qui détermine le plus votre performance.

Il est particulièrement important pour les diverses agences de relations publiques qui doivent travailler sur les relations avec les médias.

Découvrez nos l'histoire de la réussite d'un client - lire le <strong>étude de cas</strong>.

Brand24 calcule la portée sociale et non sociale, ce qui vous permet d'obtenir une analyse prête à l'emploi :

Cette analyse montre également combien de personnes ont pu entrer en contact avec votre contenu.

Du point de vue des relations publiques, atteindre le bon public avec le bon message au bon moment est un véritable Graal.

Rapport de relations publiques : Que faut-il inclure ?

Outre les indicateurs de relations publiques, votre rapport de relations publiques doit contenir d'autres informations importantes.

La bonne nouvelle, c'est que la structure d'un rapport doit rester la même pour tous les secteurs des relations publiques. Vous pouvez faire correspondre le rapport et les mesures à votre stratégie de relations publiques, afin de présenter les données les plus exploitables.

Que doit inclure un responsable des relations publiques dans un rapport ?

01 Résumé

Vous préparerez un rapport de relations publiques différent en fonction de votre public et de la structure de votre organisation. Que ce soit votre PDG, votre directeur ou votre conseil d'administration qui lise le rapport, ils doivent y trouver les informations et les résultats les plus importants.

C'est pourquoi vous devez toujours inclure un résumé détaillé de la couverture de la marque.

02 Critères de référence

Pour toutes les données que vous présentez dans vos rapports de relations publiques, vous avez besoin d'un contexte. Choisissez les bons points de référence, tant pour vos campagnes précédentes que pour les chiffres de vos concurrents, afin d'interpréter correctement vos données.

03 Veille concurrentielle

La veille concurrentielle fait partie intégrante d'un rapport annuel de relations publiques. Veille concurrentielle illustrera votre présence globale sur le marché et le sentiment à l'égard de votre marque. La veille concurrentielle est particulièrement importante pour les relations avec les investisseurs.

Mon conseil : utilisez un logiciel de relations publiques

Avant de lancer une campagne de relations publiques, vous devez trouver le bon logiciel de relations publiques.

Un outil idéal collectera les données en temps réel à partir de différentes sources, y compris le web et les plateformes de médias sociaux. En outre, l'outil outil de suivi des médias devrait fournir des indications sur ce que votre service de marketing et de communication pourrait utiliser pour améliorer vos campagnes de relations publiques existantes.

Mise en œuvre d'une outil d'écoute sociale dans votre pile d'outils de marketing et de communication automatisera la majeure partie du processus.

Par exemple, avec Brand24, vous pouvez créer des rapports en quelques clics et les envoyer automatiquement par courrier électronique pour une période prédéfinie. Une véritable bouffée d'oxygène !

Vous pouvez également essayer l'une des solutions suivantes Outils de suivi des relations publiques.

Analyse des relations publiques

De nombreux logiciels de relations publiques analysent automatiquement les mention collectées sur les médias sociaux.

Une section d'analyse solide vous fera gagner beaucoup de temps, rendra les résultats de vos campagnes de relations publiques plus faciles à gérer et portera vos efforts de relations publiques à un niveau supérieur.

Que doit contenir l'analyse parfaite des relations publiques ?

• Le volume de mentions
• Sentiment
• Portée, à la fois pour les médias sociaux et les sources Web
• Engagement dans les médias sociaux
• Le contexte de la discussion
• Rapports PDF entièrement personnalisables
• Comparaison de deux ou plusieurs projets de suivi des médias

Sources de données sur les relations publiques

Outre la partie analyse des résultats, vous devez examiner les sources des données.

Certains Outils de relations publiques se concentreront sur les canaux de médias sociaux, d'autres ne couvriront que les sources Web. À mon avis, vous devriez obtenir des données de toutes les sources, afin que votre marketing et votre communication puissent prendre les décisions les plus éclairées possibles.

Quels sont les résultats obtenus par le Brand24 ?

• Les principales plateformes de médias sociaux, notamment Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok et YouTube.
• Sources Web accessibles au public
• Communiqués de presse
• Podcasts
• Bulletins d'information
• Sites d'information
• Blogs
• Sites d'examen
• Forums

Comme vous pouvez le constater, Brand24 bénéficie d'une solide couverture médiatique. Cet ensemble de données de surveillance des médias vous aidera à prendre les décisions les plus éclairées et les plus pertinentes pour votre organisation.

De plus, les données sont collectées en temps réel, et des notifications par e-mail et dans l'application vous aideront à rester au courant de tout.

Meilleures pratiques pour les rapports de relations publiques

Vous en savez déjà beaucoup sur la rédaction d'un rapport de relations publiques - vous connaissez les possibilités des outils d'IA, vous savez que vous devez définir un public et déterminer le type de rapport de relations publiques, et vous avez une vue d'ensemble des indicateurs clés que vous devez suivre.

Il existe d'autres bonnes pratiques et conseils en matière de rapports de relations publiques que vous devriez mettre en œuvre pour réussir et montrer le retour sur investissement.

01 Définir clairement les objectifs de la campagne de relations publiques

La qualité de votre rapport de relations publiques dépend de celle de votre campagne de relations publiques. C'est pourquoi il est essentiel de définir clairement les objectifs de la campagne avant d'entreprendre quoi que ce soit. Dans vos rapports, vous devez apporter la preuve que votre travail apporte une valeur substantielle aux entreprises de vos clients.

02 Les indicateurs de performance des relations publiques

Avant de commencer à rédiger vos rapports de relations publiques, vous devez convenir d'indicateurs de performance clés avec votre client.

Il est important d'être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les indicateurs clés de performance afin de pouvoir suivre les bonnes mesures en permanence. Il est important de commencer le suivi des médias avant de lancer votre campagne, car la collecte de données historiques est coûteuse et n'est pas toujours précise.

03 Visuels

Le public cible de vos rapports est généralement très occupé. Pour rendre vos rapports plus compréhensibles, incluez des éléments visuels, par exemple des diagrammes, des graphiques ou des tableaux. Les éléments visuels permettront de prouver plus facilement la valeur commerciale des relations publiques pour l'entreprise.

04 Rédigez vos recommandations

La préparation de rapports mensuels vous donne un avantage concurrentiel unique. Vous avez une vue d'ensemble des données, vous pouvez facilement repérer les tendances, identifier le contenu le plus performant et fournir un retour d'information précieux après des événements spéciaux et des lancements de produits.

C'est l'occasion d'ajouter un peu de journalisme d'investigation à votre travail.

En repérant ces informations, vous pouvez fournir des recommandations précieuses sur l'ajustement de vos efforts de relations publiques afin d'apporter encore plus de valeur à vos efforts de marketing et de communication.

De plus, cela ne prend pas nécessairement beaucoup de temps. Vous pouvez demander à l'IA des recommandations basées sur vos données de performance :

Conclusion

Nous espérons que vous disposez désormais de toutes les informations nécessaires pour rédiger votre rapport de relations publiques et montrer les effets de votre stratégie de marketing et de communication sur votre entreprise.

Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l'élaboration d'un rapport ?

1. Pensez à votre public. Qui va le lire ? Votre directeur ou l'un des cadres ? En fonction du public choisi, vous devrez fournir différents éléments d'information dans votre travail.
2. Mettez-vous d'accord à l'avance sur les indicateurs de performance et les indicateurs clés de performance. Vous voulez partager les meilleures nouvelles et montrer la valeur de votre travail. C'est difficile à faire lorsque votre dirigeant ou votre client se concentre sur des indicateurs différents.
3. Choisir un outil de suivi des médias. Un outil bien choisi de Logiciel de relations publiques vous aidera à obtenir les informations dont vous avez besoin pour stimuler votre activité et vous fera gagner beaucoup de temps dans la collecte et l'analyse des résultats.
4. Fournissez des recommandations à votre entreprise. C'est l'une des parties les plus importantes de votre parcours de relations publiques.

Vous pouvez également simplifier le processus et générer un rapport à l'aide de l'IA. Démarrer avec un essai gratuit de Brand24 et simplifier l'établissement de rapports sur les relations publiques !