8 fundamentos de la gestión eficaz de eventos

No cabe duda de que organizar un evento es una empresa enorme a muchos niveles. Hay demasiadas cosas que gestionar, organizar y de las que ocuparse:

• Catering
• Lugar
• Imprime
• Venta de entradas
• Además de un montón de cosas de las que sólo soy consciente

Sin embargo, lo que soy es que un buen evento necesita una presencia en línea adecuada. Hacer un gran evento sobre el terreno es una cosa, pero cuidar su gestión y marketing online es igual de importante.

Se necesitan dos para bailar un tango.

En esta entrada del blog, aprenderá un poco sobre los fundamentos de la gestión y el marketing eficaces de eventos.

¿Qué valor tienen para las marcas el marketing y la gestión de eventos?

El éxito de un acontecimiento depende sobre todo de tres cosas:

• En la reputación del organizador, que es sinónimo del valor que ofrece un acontecimiento
• Sobre la asistencia y el interés que genera
• Sobre la organización

Mientras que la primera es algo inamovible, ya que se construye con el tiempo, requiere años de experiencia y toneladas de pericia, las dos últimas dan un poco más de margen de ajuste.

La comercialización de eventos en la Web y la generación de expectación en línea, junto con una gran organización, le ayudarán a llevar a cabo un evento de éxito. Entonces, ¿por qué es importante el marketing de eventos?

• Aporta a los asistentes
• Aporta patrocinadores
• Aporta oradores
• Refuerza la reputación de su marca
• Aumenta los ingresos
• Fomenta su relación con los clientes
• Proporciona exposición
• Genera conexiones
• Genera backlinks
• Aumenta tu alcance en las redes sociales

La organización y gestión de un evento son tan importantes como su marketing o la reputación del organizador. Cuidar la página web del evento, el sistema de pago o las encuestas ayuda a sacar el máximo partido del evento, ya que garantizan el valor que ofrece un evento.

Errores en la gestión de eventos

El marketing de eventos no es diferente de otras áreas del directo: hay muchas cosas que pueden salir mal. A continuación encontrará seis retos a los que debe enfrentarse todo organizador de eventos.

1. Pasar por alto el software de gestión de eventos e inscripciones.

Este tipo de software es imprescindible, ya que ahorra tiempo y dinero. El puesto de organizador de eventos es bastante angustioso y ha sido nombrado el trabajo más estresante que existe. Los planificadores de eventos y las empresas de gestión lo suficientemente buenas utilizan software de registro y ahorran no sólo tiempo y dinero, sino también nervios.

Con un software sólido a su disposición, no tendrá que preocuparse de si se han enviado las invitaciones, si funciona el formulario de inscripción, etc. Con el software adecuado podrá mantener la calma y ofrecer a los asistentes una experiencia del más alto nivel. Con el software adecuado podrá mantener la calma y ofrecer a los asistentes una experiencia del más alto nivel.

Es bueno utilizar un software complejo que cubra al menos algunas áreas de la gestión de eventos, como un sistema de inscripción, pagos, invitaciones, etc. De este modo, la gestión de un evento es más sencilla, ya que muchos aspectos diferentes de todo el proceso de planificación del evento están al alcance de la mano.

Una de las herramientas que recomiendo es CONREGO. Se trata de un software de gestión e inscripción de eventos que cubre muchas otras áreas de un evento.

2. No hay plan.

La estrategia de marketing de un evento es imprescindible. Un plan de marketing bien concebido debe establecer los objetivos, el presupuesto, los medios para alcanzarlos y los medios de evaluación.

3. Mal momento.

La ejecución de la estrategia de marketing de eventos por parte de los profesionales del sector debe comenzar mucho antes del evento.

Cuanto más tiempo se genere expectación en Internet, mayor será la publicidad y el interés que suscite. A largo plazo, el éxito de un acontecimiento aumenta si, por ejemplo, más patrocinadores deciden contribuir o más gente se entera del acontecimiento y decide comprar entradas.

4. Falta de métricas de seguimiento.

Las empresas tienden a pasar por alto las métricas de seguimiento, especialmente las relacionadas con las redes sociales.

Esta situación se debe principalmente a dos hechos: las empresas desconocen qué métricas podrían seguir y cómo pueden hacerlo.

La verdad es que hay muchas métricas relacionadas con el rendimiento de un evento en las redes sociales, ya sea el número de interacciones (me gusta, comentarios, acciones), el alcance de las conversaciones en las redes sociales o el número de conversaciones sobre un evento en las redes sociales.

5. Falta de hashtag del evento.

No podemos hablar de marketing de eventos en las redes sociales sin un hashtag dedicado al evento.

No sólo tiene un aspecto atractivo y refuerza la reputación de su marca, sino que, lo que es más importante, ofrece la oportunidad de reunir todas las conversaciones en línea relacionadas y medir su impacto bajo un mismo hashtag.

6. Falta de participación en las redes sociales durante el evento.

Puesto que un acontecimiento tiene presencia en Internet, hay que cultivarla no sólo antes, sino también durante y después del mismo.

Tender la mano e interactuar con la gente que habla del evento en Internet estrecha las relaciones con el público y es una prueba de respeto y aprecio hacia el consumidor. Es muy importante conectar con el público.

Estos son sólo algunos a los que se enfrentan los organizadores de eventos. Hablemos ahora de un par de aspectos básicos de la gestión de eventos que todos los organizadores deben tener en cuenta.

Aspectos básicos

1. Sitio web del evento / página de aterrizaje del evento.

Un sitio web de eventos o una página de aterrizaje es probablemente uno de los más, si no el lugar más popular que puede visitar un asistente potencial.

Según Unbounce, una página de aterrizaje es "una página web dedicada y específica de la campaña que lleva a los visitantes a completar un único objetivo de marketing o llamada a la acción". - en el caso de una página de aterrizaje de un evento, el objetivo es convertir a los visitantes en asistentes.

La primera impresión es la que más importa. Teniendo esto en cuenta, la página de aterrizaje de un evento debe crearse cuidando al máximo el estilo, los elementos, la información, el texto y la apariencia.

Además, hay algunos datos esenciales que debe contener la página de aterrizaje de un evento:

• Formulario de inscripción
• Programa de la conferencia y lugar de celebración (¡un mapa es más que bienvenido!)
• Altavoces
• Información sobre el organizador
• Condiciones de participación

La página de inicio de un evento debe ser la niña de los ojos del organizador. Por suerte, hay un montón de herramientas que se pueden utilizar para generar una página de aterrizaje de eventos totalmente profesional y funcional.

Con su ayuda podemos crear páginas de aterrizaje para eventos sin necesidad de programadores. Y, lo que también es importante, podemos ajustar libremente el diseño y hacer cambios en cualquier momento que necesitemos.

CONREGO es un software de registro y gestión de eventos bastante impresionante que puedo recomendar sinceramente para el diseño de una página de aterrizaje de eventos.

Diseñar una página de aterrizaje para un evento con este tipo de herramientas es muy fácil e intuitivo: disponen de todos los elementos necesarios que debe tener una página de aterrizaje: Botones CTA, formularios de registro, cabeceras, carruseles de imágenes, banners, reproductores de vídeo, mapas, cajas de contenido y mucho más.

CONREGO, por su parte, ofrece un enorme margen de personalización, que incluye la marca, los estilos, el contenido y la apariencia, de modo que uno puede ajustarlos para que coincidan con la marca de un evento.

2. Sistema de registro.

Ha reservado el lugar. Ha confirmado a los ponentes. Tienes la página de inicio del evento, el hashtag, etc. Ahora es el momento de que lleguen los formularios de inscripción, ¿no?

¿Se imagina hoy en día la inscripción de eventos fuera de línea? Bueno, es posible, pero podría ser una lucha demasiado grande. Un sistema de registro de eventos en línea fiable es imprescindible.

Los sistemas de registro de eventos varían en términos de complejidad y funciones. En el mejor software de inscripción de eventos se pueden crear, por ejemplo, múltiples pasos del proceso de inscripción ampliamente personalizables, entre ellos:

• Asientos en salas de conferencias
• Alojamientos
• Si los asistentes pueden inscribirse varias veces con la misma dirección de correo electrónico
• Inscripciones de grupos
• Invitaciones
• Disponibilidad de registro
• Diseño
• Agenda del evento
• Resumen
• Confirmación

Se puede hacer fácilmente en CONREGO - lo bueno de esta herramienta es que la personalización que ofrece, se adapta a las necesidades tanto de eventos pequeños, como a gran escala.

3. Hashtag del evento.

Como ya hemos mencionado, no podemos hablar de marketing de eventos sin un hashtag específico para ellos. Funciona sobre todo como una herramienta para reunir todo el contenido, las publicaciones y las conversaciones de las redes sociales en un solo lugar.

Pero hay más: un hashtag dedicado a un evento se convierte en una herramienta más de marketing y gestión de eventos:

• Reúne toda la expectación de las redes sociales sobre el acontecimiento en un hashtag
• Conecta a asistentes, ponentes y seguidores
• Ayuda a captar clientes durante el acto
• Ayuda a medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de las redes sociales para eventos
• Aumenta el conocimiento de la marca
• Aumenta el alcance en las redes sociales

Herramientas de seguimiento de las redes sociales ofrecen información interesante relacionada con el rendimiento de un hashtag: puede utilizarlos para hacer un seguimiento del impacto de su evento en las redes sociales. Aparte de su capacidad para recopilar todas las menciones en línea de palabras clave predefinidas, los hashtags seguimiento de los medios de comunicación tienen enormes capacidades analíticas.

Con una herramienta de monitorización de redes sociales se puede medir el volumen de menciones de hashtags (por ejemplo, cuántas veces se ha utilizado el hashtag en Twitter), el alcance en las redes sociales de estas menciones y de las personas que las generan, o el número de interacciones (me gusta, compartir, comentarios).

Además, algunas herramientas de monitorización de redes sociales permiten identificar los perfiles de redes sociales más activos que mencionan tu hashtag o los perfiles de redes sociales más influyentes que lo hacen.

Después del evento, se puede utilizar una herramienta de seguimiento de las redes sociales para reunir todos estos parámetros y resumir la repercusión del evento en las redes sociales.

Al mismo tiempo, se puede seguir el hashtag de un evento competitivo: es bueno seguir la pista a los competidores y comparar los resultados con ellos.

4. Invitaciones.

Siempre es agradable ver una invitación al evento al que asistes, ¿verdad? Las invitaciones a eventos son un pequeño ladrillo en el muro para ofrecer un programa de eventos completo y una gran experiencia a los asistentes.

Las herramientas de registro y gestión de eventos ofrecen generadores de invitaciones personalizables en los que se pueden crear y ajustar invitaciones planificando previamente el evento.

Pueden personalizarse tanto en términos visuales como de personalización mediante códigos y enlaces únicos.

Es aún mejor cuando una herramienta de gestión de eventos cuenta con un creador de PDF. Entonces, no sólo se pueden crear invitaciones, sino también entradas, pases de acceso, tarjetas de identificación, certificados y guías personalizadas. Una vez más, las herramientas de gestión de eventos todo en uno son geniales.

5. Sistema de pago.

Otra parte vital de un evento sólido es el sistema de pago. Aquí no hay lugar para los atajos: es un asunto demasiado delicado como para utilizar un software poco fiable. Una vez más, es muy probable que las herramientas de gestión de eventos admitan el procesamiento de pagos.

Considerar una herramienta de gestión de eventos todo en uno es una buena opción en este caso. En tal caso, el sistema de pago ya está integrado con otros servicios de gestión de eventos, como el generador de páginas de aterrizaje, el sistema de venta de entradas, etc.

Cuando se trata de contabilidad, un buen sistema de pago debe ofrecer un par de características esenciales:

• Ajuste de los tipos de cambio y del IVA
• Sistema de numeración de facturas
• Ajuste de vencimientos en facturas proforma
• Fijar líneas de factura agregando partidas en la agenta y opciones de alojamiento
• Personalización de facturas con logotipo propio
• Personalización de los campos del formulario de inscripción
• Detalles del vendedor

Después de realizar un pago, el asistente al evento debe recibir una confirmación de pago, por lo que los mensajes automáticos son vitales en este caso.

Otra función importante es el recordatorio de pago. Si un asistente potencial se ha inscrito pero no ha efectuado el pago, puede recordárselo.

Del mismo modo, un asistente que no haya pagado en un plazo determinado debería recibir un mensaje de cancelación.

Una de las prácticas habituales en el sector de los eventos son los descuentos. Es una forma de animar a los asistentes a participar o de premiar a los habituales.

Hay mucho que tener en cuenta cuando se trata de descuentos:

• El número de códigos de descuento
• Plazos de validez de los códigos de descuento
• El límite de usos de cada código
• Puntos del orden del día cubiertos por el descuento

Si está buscando un buen software de gestión de eventos que admita el procesamiento de pagos, merece la pena que eche un vistazo a CONREGO. Ya me lo agradecerás.

6. Presencia en los medios sociales.

Una vez que tengas el hashtag de tu evento, es bueno considerar la creación de un muro de medios sociales también conocido como flujo social.

Un muro de redes sociales es un flujo en tiempo real de publicaciones en redes sociales que se muestra en una gran pantalla. Funciona bien para que los asistentes participen en la conferencia: a la gente le encanta compartir fotos y actualizaciones durante los eventos, ya que les da una sensación de validación. También es genial publicar algo utilizando un hashtag del evento y ver tu publicación en una pantalla grande sabiendo que otras personas la han visto.

Los muros de las redes sociales tienen otras muchas ventajas:

• Promover un hashtag del evento
• Impulsar el compromiso
• Promover hashtags de marca
• Aumentar seguidores

Aquí tienes más información sobre las ventajas de los muros de las redes sociales.

Recuerde que el muro de las redes sociales impulsa el compromiso de los clientes sólo hasta cierto punto: nada puede comprometer más a los seres humanos que otros seres humanos.

La interacción con los asistentes es sumamente importante, ya que mejora su experiencia como clientes -se sienten atendidos por el organizador del evento- y sabemos que la satisfacción del cliente lo es todo.

El papel de escucha social Su principal superpoder es recopilar menciones relevantes en la Web y en las redes sociales en tiempo real y en un solo lugar: en el panel de control de una herramienta, en una notificación por correo electrónico o en una aplicación móvil.

Claro que se puede navegar por las plataformas de medios sociales de un evento una tras otra y buscar comentarios y menciones, pero seamos sinceros: es una lucha que lleva mucho tiempo.

Otra utilidad de las redes sociales herramientas de seguimiento de medios es que también recogen las menciones sin identificadores de redes sociales, y esas menciones también se producen.

En cualquier caso, con la herramienta adecuada a su disposición, uno puede identificar rápidamente a los asistentes al evento que hablan de él, ponerse en contacto con ellos, conectar y entablar relaciones.

7. Encuestas.

Una de las mayores dificultades es obtener la opinión de los clientes.

Por supuesto, resulta que los consumidores comparten sus pensamientos, experiencias y opiniones sobre los eventos, pero podrían ser más, sobre todo si sabemos que los comentarios son súper, súper valiosos para cualquier producto, servicio o, en este caso, evento.

Para sacar el máximo partido de los asistentes, es bueno utilizar encuestas. Son una de las mejores formas de obtener opiniones de los clientes: así, se puede saber cómo disfrutaron los asistentes del evento o si éste cumplió sus expectativas y necesidades.

Es más, los clientes suelen tener sugerencias muy acertadas de mejoras que uno puede aprender y aplicar en futuros eventos.

¿Qué preguntas hay que hacerse? Para empezar:

• ¿Cómo calificaría a los ponentes / el contenido / el catering / el lugar / el programa?
• ¿Qué fue lo mejor y lo peor del acto?
• ¿Qué mejoraría?
• ¿Tiene en mente alguna sugerencia de mejora?
• ¿Asistirá a la próxima edición del evento?
• ¿Recomendaría el acto a sus amigos?

Las encuestas para eventos suelen formar parte de sistemas de gestión de eventos como CONREGO. En su interior se pueden crear fácilmente encuestas, páginas de agradecimiento empezando por el diseño, terminando por el contenido, formulario de registro condicional o confirmaciones.

8. Resultados.

Una vez que el polvo se asienta tras el evento, es hora de echar un vistazo a los resultados.

La evaluación de un evento significa cosas diferentes para los distintos departamentos que trabajan en él: para los responsables de marketing puede ser medir el alcance del evento en las redes sociales, para los directivos de nivel C pueden ser los ingresos. ¿Cuáles son sus objetivos?

Teniendo esto en cuenta, hay muchas áreas que se pueden evaluar:

• Revuelo en las redes sociales
• Volumen de menciones
• Alcance en las redes sociales
• El número de publicaciones en medios de comunicación
• Satisfacción de los asistentes
• Ingresos
• Número de participantes
• Número de encuestas completadas
• El número de registros y su tipo

Mientras que el aspecto de los medios sociales del acontecimiento puede medirse utilizando seguimiento de las redes sociales y herramientas de análisis, las estadísticas relacionadas con la participación, como la asistencia, los pagos o los tipos de inscripción, pueden ser analizadas por un software de registro y gestión de eventos. CONREGO hace un gran trabajo en este sentido. Los resultados son otro dato más que se puede conocer en la herramienta.

Por eso es crucial fijar objetivos y KPI antes del evento.

Conclusión

La gestión y comercialización de eventos es una empresa enorme que requiere un gran esfuerzo tanto en línea como fuera de línea.

Organizar un evento al más alto nivel puede ser más fácil con las herramientas adecuadas. Teniendo esto en cuenta, es bueno considerar un software de gestión de eventos todo en uno, ya que cubre muchos aspectos de la gestión de un evento en línea: sistema de registro, pagos, invitaciones o análisis.

Lo mismo ocurre con el marketing. Una herramienta completa almacena todos los datos importantes en un solo lugar: facilita el acceso y ahorra mucho tiempo, que es muy valioso.

Unas buenas herramientas de planificación ahorran tiempo, dinero y, lo que es más importante, los nervios del organizador del evento.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué hace la gestión de eventos?

La gestión de eventos implica la planificación y ejecución de experiencias en directo, desde conferencias y actos de networking hasta conciertos y festivales. Las empresas de gestión de eventos son responsables de comprender las necesidades de sus clientes y traducirlas en un evento de éxito. Esto puede implicar numerosas tareas, como la búsqueda de lugares para el evento, la organización de la logística, el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, la gestión del presupuesto, la coordinación con los proveedores y la supervisión de los aspectos técnicos del evento. Una buena gestión del evento garantiza que todos los aspectos del mismo, desde la planificación inicial hasta su ejecución, se desarrollen sin problemas y creen una experiencia inolvidable para los asistentes.

¿Cuáles son las 5 funciones en la gestión de eventos?

Las cinco funciones de una empresa de organización de eventos suelen incluir:

1. Planificador de eventos: Los planificadores de eventos crean el concepto y el propósito general del evento, planifican la logística, seleccionan los lugares y gestionan el calendario del evento.
2. Coordinador de eventos: Los coordinadores se encargan de la logística sobre el terreno durante el evento, resolviendo problemas y asegurándose de que éste se desarrolle sin problemas.
3. Comercializador de eventos: Esta función consiste en promocionar el evento entre el público objetivo, gestionar las redes sociales y otros canales de marketing para impulsar la venta de entradas o la asistencia.
4. Gestor de proveedores: El gestor de proveedores busca y negocia con los proveedores, desde empresas de catering hasta compañías audiovisuales, para satisfacer las necesidades del evento.
5. Responsable de seguridad: El responsable de seguridad vela por que el evento cumpla todas las normas de salud y seguridad para proteger a los asistentes y al personal.

Juntas, estas funciones engloban las diversas competencias y responsabilidades necesarias para el éxito de un acontecimiento.

¿Qué son las competencias de gestión de eventos?

El éxito en la gestión de eventos requiere una combinación de habilidades. Una de las más importantes es la gestión de proyectos, que implica planificar, organizar y gestionar recursos para alcanzar con éxito metas y objetivos específicos. Las habilidades interpersonales también son esenciales, ya que los organizadores de eventos deben comunicarse eficazmente con un amplio abanico de personas, desde clientes y proveedores hasta personal y asistentes. Una buena capacidad de negociación es importante para conseguir contratos con proveedores y lugares de celebración. Otras aptitudes cruciales son la resolución de problemas, para gestionar cualquier problema que surja durante la planificación o ejecución del acto, y la creatividad, para desarrollar conceptos únicos y hacer que cada acto destaque. Estas habilidades, entre otras, forman la espina dorsal de una carrera de éxito en la gestión de eventos.