8 fundamentos do gerenciamento eficaz de eventos

Não há dúvida de que organizar um evento é uma tarefa enorme, em muitos níveis. São muitas coisas para gerenciar, organizar e cuidar:

• Serviço de bufê
• Local do evento
• Impressões digitais
• Emissão de bilhetes
• Além de um monte de coisas das quais estou apenas ciente

No entanto, o que eu am A maioria das pessoas está ciente de que um bom evento precisa de uma presença on-line adequada. Realizar um grande evento no local é uma coisa, mas cuidar de seu gerenciamento e marketing on-line é igualmente importante.

São necessários dois para dançar o tango!

Nesta postagem do blog, você aprenderá um pouco sobre os fundamentos da gestão e do marketing eficazes de eventos.

Qual é o valor do marketing e da gestão de eventos para as marcas?

O sucesso de um evento depende principalmente de três fatores:

• Sobre a reputação do organizador, que é sinônimo do valor que um evento oferece
• Sobre o comparecimento e o interesse que gera
• Sobre a organização

Enquanto a primeira é um tanto imutável, pois é construída ao longo do tempo, requer anos de experiência e muito conhecimento, as duas últimas dão um pouco mais de espaço para ajustes.

O marketing de eventos na Web e a geração de buzz on-line, juntamente com uma ótima organização, ajudarão você a realizar um evento bem-sucedido. Então, por que o marketing de eventos é exatamente importante?

• Ele traz os participantes
• Ele traz patrocinadores
• Ele traz palestrantes
• Fortalece a reputação de sua marca
• Aumenta a receita
• Promove seu relacionamento com os clientes
• Ele oferece exposição
• Ele gera conexões
• Gera backlinks
• Aumenta o alcance da sua mídia social

A organização e o gerenciamento de eventos são tão importantes quanto o marketing do evento ou a reputação do organizador. Cuidar bem do site do evento, do sistema de pagamento ou das pesquisas ajuda a tirar o máximo proveito do evento, pois garante o valor que o evento oferece.

Armadilhas de gerenciamento de eventos a serem evitadas

O marketing de eventos não é diferente de outras áreas da vida - há muitas coisas que podem dar errado. Abaixo, você encontrará seis desafios que todo organizador de eventos precisa enfrentar.

1. Ignorar o software de registro e gerenciamento de eventos.

Esse tipo de software é indispensável, pois economiza tempo e dinheiro. O cargo de gerente de eventos é bastante estressante e foi considerado o trabalho mais estressante do mundo. Os planejadores de eventos e as empresas de gerenciamento suficientemente bons usam software de registro e economizam não apenas tempo e dinheiro, mas também nervosismo.

Com um software sólido à sua disposição, você não precisa se preocupar se os convites foram enviados, se o formulário de inscrição funciona e assim por diante. Com o software adequado, você pode manter a calma e proporcionar aos participantes o mais alto padrão de experiência.

É bom usar um software complexo que cubra pelo menos algumas áreas de gerenciamento de eventos, como um sistema de registro, pagamentos, convites etc. Assim, é mais fácil gerenciar um evento, pois muitos aspectos diferentes de todo o processo de planejamento do evento estão ao alcance da mão.

Uma das ferramentas que posso recomendar é o CONREGO. Trata-se de um software de gerenciamento e registro de eventos que abrange muitas outras áreas de um evento.

2. Nenhum plano.

É imprescindível ter uma estratégia de marketing para um evento. Um plano de marketing de evento bem elaborado deve indicar as metas do evento, o orçamento do evento, os meios para alcançá-las e os meios de avaliação.

3. Momento ruim.

A execução da estratégia de marketing de eventos pelos profissionais do evento deve começar muito antes do evento.

Quanto mais tempo o evento gerar buzz on-line, maior será a publicidade e o interesse. Em longo prazo, isso torna um evento ainda mais bem-sucedido, pois, por exemplo, mais patrocinadores decidem contribuir ou mais pessoas ficam sabendo do evento e decidem comprar ingressos.

4. Falta de métricas para rastrear.

As empresas tendem a ignorar as métricas de rastreamento, principalmente as relacionadas à mídia social.

Essa situação decorre principalmente de dois fatos: as empresas não sabem quais métricas podem monitorar e como podem fazê-lo.

A verdade é que há uma boa quantidade de métricas de mídia social conectado ao desempenho de mídia social de um evento - seja o número de interações (curtidas, comentários, compartilhamentos), o alcance de mídia social de conversas de mídia social ou o número de conversas de mídia social sobre um evento.

5. Falta de hashtag do evento.

Não podemos falar sobre marketing de eventos nas mídias sociais sem uma hashtag de evento dedicada.

Além de ter um visual bacana e apoiar a reputação da sua marca, o que é mais importante, oferece a oportunidade de reunir todas as conversas on-line relacionadas e medir seu impacto em uma única hashtag.

6. Falta de envolvimento da mídia social durante o evento.

Como um evento tem uma presença on-line, ela precisa ser cultivada não apenas antes, mas também durante e depois do evento.

Entrar em contato e interagir com as pessoas que falam sobre o evento on-line estreita as relações com o público e é uma prova de respeito e apreço pelo consumidor. É muito importante se conectar com seu público!

Esses são apenas alguns desafios que os gerentes de eventos têm de enfrentar. Vamos falar agora sobre alguns princípios básicos de gerenciamento de eventos que todos os gerentes de eventos precisam cuidar.

O básico

1. Site do evento / página de destino do evento.

Um site de evento ou uma página de destino é provavelmente um dos mais, se não o o o local mais popular que um participante em potencial pode visitar.

De acordo com a Unbounce, uma página de destino é "uma página da Web dedicada e específica da campanha que leva os visitantes a concluir um único objetivo de marketing ou uma chamada para ação". - No caso de uma landing page de evento, o objetivo é converter visitantes em participantes.

A primeira impressão é a mais importante. Tendo isso em mente, uma página de destino de evento deve ser criada com o máximo cuidado em relação ao estilo, aos elementos, às informações, ao texto e à aparência.

Além disso, há algumas informações essenciais que essa página de destino de evento deve conter:

• Formulário de registro
• Programa e local da conferência (um mapa é mais do que bem-vindo!)
• Alto-falantes
• Informações sobre o organizador
• Termos e condições de participação

A página de destino de um evento deve ser a menina dos olhos do gerente de eventos. Felizmente, há muitas ferramentas que podem ser usadas para gerar uma página de destino de evento totalmente profissional e funcional.

Com a ajuda deles, podemos criar páginas de destino de eventos sem o envolvimento de programadores. E, o que também é importante, podemos ajustar livremente o design e fazer alterações sempre que necessário.

O CONREGO é um software incrível de registro e gerenciamento de eventos que recomendo sinceramente para a criação de uma página de destino de evento.

Projetar uma página de destino de evento nessas ferramentas é muito fácil e intuitivo - elas têm todos os elementos necessários que uma página de destino deve conter: Botões de CTA, formulários de registro, cabeçalhos, carrosséis de imagens, banners, reprodutores de vídeo, mapas, caixas de conteúdo e muito mais.

O CONREGO, por sua vez, oferece um grande espaço para personalização, incluindo marca, estilos, conteúdo e aparência, de modo que é possível ajustá-los para que correspondam à marca de um evento.

2. Sistema de registro.

Você reservou o local do evento. Confirmou os palestrantes. Você tem a página de destino do seu evento, a hashtag e assim por diante. Agora é hora de ver alguns formulários de inscrição chegando, não é mesmo?

Você consegue imaginar o registro de eventos off-line nos dias de hoje? Bem, é possível, mas pode ser um grande esforço. Um sistema confiável de registro de eventos on-line é imprescindível.

Os sistemas de registro de eventos variam em termos de complexidade e recursos. No melhor software de registro de eventos, é possível criar, por exemplo, várias etapas do processo de registro que podem ser amplamente personalizadas, incluindo:

• Assentos em salas de conferência
• Locais de acomodação
• Se os participantes podem se registrar várias vezes usando o mesmo endereço de e-mail
• Registros de grupos
• Convites
• Disponibilidade de registro
• Layout
• Agenda do evento
• Resumo
• Confirmação

Isso pode ser feito facilmente no CONREGO - o melhor dessa ferramenta é que a personalização que ela oferece atende às necessidades de eventos de pequeno e grande porte.

3. Hashtag do evento.

Como o mentioned disse anteriormente, não podemos falar sobre marketing de eventos sem uma hashtag de evento dedicada. Ela funciona principalmente como uma ferramenta para reunir todo o conteúdo de mídia social, publicações e conversas em um só lugar.

No entanto, há mais: uma hashtag de evento dedicada torna-se apenas mais uma ferramenta de marketing e gerenciamento de eventos:

• Ele reúne todo o burburinho da mídia social sobre o evento em uma hashtag
• Ele conecta participantes, palestrantes e seguidores
• Ajuda no envolvimento do cliente durante o evento
• Ele ajuda a medir os KPIs de mídia social do evento
• Aumenta o conhecimento da marca
• Aumenta o alcance da mídia social

Ferramentas de monitoramento de mídia social oferecem insights interessantes relacionados ao desempenho de uma hashtag - você pode usá-los para acompanhar o impacto do seu evento na mídia social. Além de sua capacidade de coletar todos os mentions on-line de palavras-chave predefinidas, as hashtags sociais monitoramento de mídia As ferramentas têm enormes recursos analíticos.

Usando uma ferramenta de monitoramento de mídia social, é possível medir o volume de hashtag mentions (por exemplo, quantas vezes a hashtag foi usada no Twitter), o alcance de mídia social desses mentions e das pessoas que os geram, ou o número de interações (curtidas, compartilhamentos, comentários).

Além disso, algumas ferramentas de monitoramento de mídia social permitem a identificação dos perfis de mídia social mais ativos mentioning sua hashtag ou dos perfis de mídia social mais influentes que estão fazendo isso.

Após o evento, é possível usar uma ferramenta de monitoramento de mídia social para reunir todas essas métricas e resumir o burburinho da mídia social sobre o evento.

Ao mesmo tempo, é possível rastrear a hashtag de um evento competitivo - é bom acompanhar os concorrentes e comparar os resultados com eles.

4. Convites.

É sempre bom ver um convite para um evento do qual você participa, não é? Os convites para eventos são um pequeno tijolo na parede para oferecer uma programação completa do evento e uma ótima experiência para os participantes.

As ferramentas de registro e gerenciamento de eventos oferecem geradores de convites personalizáveis nos quais é possível criar e ajustar os convites usando o planejamento prévio do evento.

Eles podem ser personalizados em termos visuais e de personalização usando códigos e links exclusivos.

É ainda melhor quando uma ferramenta de gerenciamento de eventos tem um criador de PDF. Assim, é possível não apenas criar convites, mas também ingressos, passes de entrada, crachás de identificação, certificados e guias personalizados. Mais uma vez, as ferramentas de gerenciamento de eventos tudo-em-um são ótimas!

5. Sistema de pagamento.

Outra parte vital de um evento sólido é o sistema de pagamento. Não há espaço para atalhos aqui - é um assunto delicado demais para usar um software não confiável. Novamente, há uma boa chance de que uma ferramenta de gerenciamento de eventos ofereça suporte ao processamento de pagamentos.

Considerar uma ferramenta de gerenciamento de eventos tudo em um é uma boa opção. Nesse caso, o sistema de pagamento já está integrado a outros serviços de gerenciamento de eventos, como gerador de página de destino, sistema de emissão de tíquetes etc.

Quando se trata de contabilidade, um bom sistema de pagamento deve oferecer alguns recursos essenciais:

• Ajuste da moeda e das taxas de IVA
• Sistema de numeração de faturas
• Ajuste de data de vencimento em faturas proforma
• Definir linhas de fatura agregando itens na agenda e opções de acomodação
• Personalização da fatura com seu próprio logotipo
• Personalização dos campos do formulário de registro
• Detalhes do vendedor

Após efetuar um pagamento, o participante do evento deve receber a confirmação do pagamento, portanto, as mensagens automáticas são vitais nesse caso.

Outro recurso importante é o lembrete de pagamento. Se um participante em potencial se inscreveu, mas não efetuou o pagamento, é possível lembrá-lo de fazer o pagamento.

Da mesma forma, um participante que não tenha efetuado o pagamento em um prazo específico deve receber uma mensagem de cancelamento.

Uma das práticas comuns no setor de eventos são os descontos. É uma forma de incentivar os participantes a participarem ou de recompensar os frequentadores habituais.

Há muito o que considerar quando se trata de descontos:

• O número de códigos de desconto
• Tempos de validade dos códigos de desconto
• O limite de número de usos para cada código
• Pontos da agenda cobertos pelo desconto

Se você estiver procurando um bom software de gerenciamento de eventos que ofereça suporte ao processamento de pagamentos, vale a pena conferir o CONREGO. Você me agradecerá mais tarde!

6. Presença na mídia social.

Depois de ter a hashtag do evento, é bom considerar a criação de um mural de mídia social, também conhecido como fluxo social.

Um mural de mídia social é um fluxo agregado e em tempo real de publicações de mídia social exibidas em uma tela grande. Ele funciona bem para o envolvimento dos participantes durante a conferência - as pessoas adoram compartilhar fotos e atualizações durante os eventos, pois isso dá uma sensação de validação. Também é muito legal publicar algo usando uma hashtag de evento e ver sua publicação em uma tela grande, sabendo que outras pessoas a viram.

Os murais de mídia social têm muitos outros benefícios:

• Promover uma hashtag de evento
• Impulsionar o engajamento
• Promover hashtags de marca
• Aumentar os seguidores

Veja a seguir um pouco mais sobre os benefícios dos murais de mídia social.

Lembre-se de que o mural da mídia social impulsiona o envolvimento do cliente apenas até certo ponto - nada pode envolver melhor os seres humanos do que outros seres humanos.

A interação com os participantes é extremamente importante, pois aumenta a experiência do cliente - eles se sentem atendidos pelo organizador do evento - e sabemos que a satisfação do cliente é tudo.

O papel do escuta social As ferramentas são fundamentais aqui - seu principal superpoder é coletar mentions relevantes da Web e das mídias sociais em tempo real e em um só lugar - no painel de uma ferramenta, em uma notificação por e-mail ou em um aplicativo móvel.

É claro que é possível navegar pelas plataformas de mídia social de um evento, uma após a outra, e procurar comentários e mentions, mas sejamos honestos: é um esforço que leva muito tempo.

Outro aspecto útil das redes sociais ferramentas de monitoramento de mídia é que eles também coletam mentions sem identificadores de mídia social e esses mentions também acontecem.

De qualquer forma, com a ferramenta certa à sua disposição, é possível identificar rapidamente os participantes do evento que estão falando sobre o evento, entrar em contato com eles, conectar-se e criar relacionamentos.

7. Pesquisas.

Uma das maiores dificuldades é obter feedback dos clientes.

É claro que os consumidores compartilham seus pensamentos, experiências e opiniões sobre os eventos, mas poderia haver mais deles - especialmente se soubermos que o feedback é muito, muito valioso para qualquer produto, serviço ou, nesse caso, evento.

Para tirar o máximo proveito dos participantes, é bom usar pesquisas. Elas são uma das melhores maneiras de obter feedback dos clientes - assim, é possível descobrir como os participantes gostaram do evento ou se o evento atendeu às suas expectativas e necessidades.

Além disso, os clientes geralmente têm sugestões muito precisas de melhorias que podem ser aprendidas e aplicadas em eventos futuros.

Que perguntas devem ser feitas? Apenas para começar:

• Como você classificaria os palestrantes, o conteúdo, o serviço de bufê, o local e a agenda?
• Qual foi o melhor / pior aspecto do evento?
• O que você melhoraria?
• Você tem alguma sugestão de melhoria em mente?
• Você participará da próxima edição do evento?
• Você recomendará o evento a seus amigos?

As pesquisas de eventos geralmente fazem parte de sistemas de gerenciamento de eventos como o CONREGO. Dentro dele, é possível criar facilmente pesquisas, páginas de agradecimento, começando pelo layout e terminando no conteúdo, formulário de registro condicional ou confirmações.

8. Resultados.

Depois que a poeira baixar após o evento, é hora de dar uma olhada nos resultados.

A avaliação de um evento tem significados diferentes para diferentes departamentos que trabalham em um evento: para os profissionais de marketing, pode ser a medição do alcance do evento nas mídias sociais; para a gerência de nível C, pode ser a receita. Quais são suas metas?

Tendo isso em mente, há muitas áreas que podem ser avaliadas:

• Burburinho nas mídias sociais
• Volume de mentions
• Alcance da mídia social
• O número de publicações na mídia
• Satisfação dos participantes
• Receita
• O número de participantes
• O número de pesquisas concluídas
• O número de registros e seu tipo

Embora o lado da mídia social do evento possa ser medido usando monitoramento de mídia social Com o uso de ferramentas de análise e de registro, as estatísticas relacionadas à participação, como presença, pagamentos ou tipos de registro, podem ser analisadas por um software de registro e gerenciamento de eventos. O CONREGO faz um ótimo trabalho aqui. Os resultados são mais uma parte dos dados que podem ser conhecidos na ferramenta.

É por isso que definir metas e KPIs é fundamental antes do evento.

Conclusão

O gerenciamento e o marketing de eventos é um empreendimento extraordinário que exige um esforço enorme, tanto on-line quanto off-line.

Realizar um evento com o mais alto padrão pode ser mais fácil com as ferramentas certas. Tendo isso em mente, é bom considerar um software de gerenciamento de eventos completo, pois ele abrange muitos aspectos da execução de um evento on-line: sistema de registro, pagamentos, convites ou análises.

O mesmo acontece com o marketing. Uma ferramenta abrangente armazena todos os dados importantes em um só lugar, o que facilita o acesso e economiza muito tempo, que é precioso.

Boas ferramentas de planejamento economizam tempo, dinheiro e, o que é mais importante, o nervosismo do organizador do evento.

PERGUNTAS FREQUENTES

O que o gerenciamento de eventos faz?

A gestão de eventos envolve o planejamento e a execução de experiências ao vivo, que vão desde conferências e eventos de networking até shows e festivais. As empresas de gerenciamento de eventos são responsáveis por entender as necessidades de seus clientes e traduzi-las em um evento bem-sucedido. Isso pode envolver várias tarefas, como a busca de locais para o evento, a organização da logística, o cumprimento das normas de saúde e segurança, o gerenciamento do orçamento, a coordenação com os fornecedores e a supervisão dos aspectos técnicos do evento. O gerenciamento de eventos bem-sucedido garante que todos os aspectos do evento, desde o planejamento inicial até a execução, ocorram sem problemas e criem uma experiência inesquecível para os participantes.

Quais são as cinco funções do gerenciamento de eventos?

As cinco funções em uma empresa de gerenciamento de eventos geralmente incluem:

1. Planejador de eventos: Os planejadores de eventos criam o conceito e o objetivo geral do evento, planejam a logística, selecionam os locais e gerenciam o cronograma do evento.
2. Coordenador de eventos: Os coordenadores cuidam da logística no local durante o evento, resolvendo problemas e garantindo que o evento ocorra sem problemas.
3. Promotor de eventos: Essa função envolve a promoção do evento para o público-alvo, o gerenciamento de mídias sociais e outros canais de marketing para impulsionar a venda de ingressos ou a participação.
4. Gerente de fornecedores: O gerente de fornecedores busca e negocia com os fornecedores, desde fornecedores de refeições até empresas de audiovisual, para atender às necessidades do evento.
5. Diretor de segurança: O responsável pela segurança garante que o evento esteja em conformidade com todas as normas de saúde e segurança para proteger os participantes e a equipe.

Juntas, essas funções abrangem as diversas habilidades e responsabilidades necessárias para um evento bem-sucedido.

O que são habilidades de gerenciamento de eventos?

O gerenciamento de eventos bem-sucedido exige uma combinação de habilidades. Entre elas, destaca-se o gerenciamento de projetos, que envolve o planejamento, a organização e o gerenciamento de recursos para a realização bem-sucedida de metas e objetivos específicos do evento. As habilidades interpessoais também são essenciais, pois os gerentes de eventos precisam se comunicar de forma eficaz com uma ampla gama de pessoas, desde clientes e fornecedores até a equipe e os participantes. Boas habilidades de negociação são importantes para garantir contratos com fornecedores e locais de eventos. Outras habilidades cruciais incluem a solução de problemas, para lidar com quaisquer questões que surjam durante o planejamento ou a execução do evento, e a criatividade, para desenvolver conceitos exclusivos de eventos e fazer com que cada evento se destaque. Essas habilidades, entre outras, formam a espinha dorsal de uma carreira bem-sucedida em gerenciamento de eventos.