Como redigir um relatório de relações públicas? Modelo e exemplo

Os profissionais de RP precisam de uma maneira robusta e econômica de apresentar os resultados de seu trabalho. Todos os comunicados à imprensa causaram o impacto desejado? O contato com influenciadores trouxe algum valor substancial? Você alcançou seus KPIs de RP? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre relatórios de RP.

O resultado final é simples: você deve provar o valor do seu trabalho aos seus supervisores. Os números estão crescendo? Seu trabalho está afetando os resultados financeiros da empresa? Essas informações são cruciais para o CEO, o CMO e outros profissionais de RP com quem você trabalha.

A solução? Um relatório de relações públicas!

A Relatório de relações públicas é uma parte fundamental do setor. Um relatório de RP bem pesquisado e bem redigido o ajudará a tomar decisões comerciais mais criteriosas. É importante produzir relatórios de RP em intervalos oportunos para que você sempre tenha uma visão geral da sua situação atual.

Nesta postagem, discutirei a maneira mais eficiente de criar um relatório de RP.

Esperamos que, ao final desta leitura, você possa preparar um modelo informativo de relatório trimestral de RP que elevará seus esforços de comunicação a um novo patamar.

Modelo de relatório de relações públicas

As ferramentas de IA podem ajudá-lo a gerar modelos de relatórios de RP em minutos.

E a melhor parte? Você pode personalizá-los de acordo com suas necessidades.

Criei os relatórios abaixo com alguns cliques e levei cerca de 5 minutos.

Sinta-se à vontade para fazer o download e conferir a aparência.

💡Clique e faça o download dos modelos de relatório de RP:

⬇️ Modelo de relatório de RP (painel de análise geral) ⬇️

⬇️ Modelo de relatório de RP (PDF)⬇️

⬇️ Modelo de relatório de comparação de concorrentes de RP (PDF)⬇️

Não apliquei nenhum filtro específico a eles, mas há muitas coisas que você pode manipular. Por exemplo:

• Fontes incluídas no relatório
• O período de tempo específico
• Visão geral da campanha específica
• E muito mais!

Além disso, você pode compartilhar esse relatório com quem precisar por meio de um simples link.

Sinceramente, acho que essa é a melhor maneira de criar um relatório de RP!

Tipos de relatórios de relações públicas

O tipo de relatório e a forma de criá-lo dependem do público-alvo. 

Os gerentes ou clientes precisam de um tipo diferente de relatório de RP do que a diretoria ou os investidores. Os relatórios mensais e trimestrais são os mais populares, mas existem outros tipos!

Aqui está uma lista dos tipos mais populares de relatórios de RP:

01 Relatórios mensais

Os relatórios mensais de RP lhe darão uma visão geral da situação atual da sua marca. Você pode examinar os efeitos do seu trabalho no local e a cobertura atual da mídia e, em seguida, ajustar suas atividades de acordo. Também é possível realocar seus recursos para o plano que traz os resultados desejados.

🔎 A quem se destina?

Você deve preparar relatórios mensais de relações públicas para seu supervisor ou gerente direto.

02 Relatórios trimestrais

Se o relatório mensal é um teste, o relatório trimestral de RP é sua pontuação final. Os relatórios trimestrais o ajudarão a defender seus resultados. Você poderá identificar a correlação entre os dólares gastos em sua campanha de RP e os resultados comerciais específicos. Mesmo que se envolva em atividades que não estejam diretamente ligadas às vendas, você poderá explicar os benefícios para a marca que gerencia.

🔎 A quem se destina?

Os relatórios trimestrais são uma leitura interessante para seu VP, CMO ou profissionais sênior de RP.

03 Relatórios anuais

Os relatórios anuais são um dos mais importantes relatórios de relações públicas que você precisa preparar. Seu chefe tomará decisões orçamentárias com base nos dados que você incluir no relatório anual. Se precisar de dinheiro para ferramentas adicionais, novos membros da equipe ou outros recursos, indique isso no relatório. Não se esqueça de indicar o resultado esperado dos gastos.

🔎 A quem se destina?

Os relatórios anuais de RP contêm informações importantes para os CEOs, a diretoria ou os investidores.

04 Relatório da campanha de RP

Antes de lançar uma campanha de relações públicas, você precisa criar relatórios para definir suas metas. Seu relatório indicará se a meta foi atingida e o que deve ser melhorado antes da próxima campanha.

🔎 A quem se destina?

Você deve preparar relatórios de campanhas de RP para seu supervisor direto ou CMO. O público do relatório depende do tamanho da campanha.

05 Relatório de crise

Toda marca está sujeita a crises. Graças à Crise de relações públicas No relatório de RP, você pode mostrar como o seu departamento ajudou a minimizar os danos, mudou a narrativa e protegeu a reputação da sua marca. É um ótimo relatório para mostrar seus esforços de RP.

🔎 A quem se destina?

O gerenciamento de crises é uma oportunidade para os gerentes de RP.

Relatórios manuais de RP: 3 etapas cruciais.

Prefere fazer seu relatório de relações públicas manualmente?

Depois de decidir que tipo de relatório de RP você deseja preparar e quem é o leitor-alvo, você pode começar a trabalhar!

Aqui está uma lista de pontos-chave que você pode querer incluir:

01 Verifique o volume dos mentions

O volume de mentions mostra quantas vezes o nome de sua marca, produto ou serviço foi usado on-line.

Em teoria, quanto maior o volume de mídia mentions, maior o reconhecimento da sua marca.

É importante iniciar sua análise de RP com o volume de mídia mentions.

Um aumento repentino no número indicará que sua campanha de RP está funcionando. Mais e mais pessoas ouviram falar de sua empresa, portanto reconhecimento da marca estão aumentando.

É exatamente isso que você pode ver na captura de tela acima. O Duolingo fez uma campanha que se tornou viral e criou um burburinho em toda a Internet.

02 Realizar análise de sentimentos

O sentimento fornecerá o contexto de que você precisa para avaliar o impacto das comunicações de relações públicas sobre a sua marca.

A mesma análise de sentimento lhe dirá como as pessoas se sentem em relação à sua empresa. A ferramenta usa NLP e algoritmos orientados por IA para determinar se o sentimento em relação à sua marca é positivo, negativo ou neutro.

Análise de sentimento o ajudará a identificar qualquer crise iminente e as próximas etapas para neutralizar os efeitos. O processo ajuda a determinar o conteúdo mais bem-sucedido e, por fim, ajuda a aumentar o alcance.

03 Elabore seu desempenho

O alcance é a métrica que determina seu desempenho.

Isso é particularmente importante para várias agências de RP que precisam trabalhar com relações com a mídia.

Conheça nossos história de sucesso do cliente - leia o <strong>estudo de caso</strong>.

O Brand24 calcula o alcance social e não social, para que você tenha uma análise pronta para uso:

Essa análise também mostra quantas pessoas poderiam ter entrado em contato com o seu conteúdo.

Do ponto de vista das relações públicas, atingir o público certo com a mensagem certa no momento certo é o Santo Graal.

Relatório de relações públicas: O que incluir?

Além das métricas de RP, seu relatório de RP deve incluir outras informações importantes.

A boa notícia é que a estrutura de um relatório deve permanecer a mesma para todos os setores de RP. Você pode combinar o relatório e as métricas com sua estratégia de RP, para apresentar os dados mais acionáveis.

O que um gerente de RP deve incluir em um relatório?

01 Resumo

Você preparará um relatório de RP diferente, dependendo do seu público e da estrutura da organização. Independentemente de o CEO, o gerente ou a diretoria estarem lendo o relatório, eles precisam ver as percepções e os resultados mais importantes.

É por isso que você deve sempre incluir um resumo detalhado da cobertura da marca.

02 Benchmarks

Para todos os dados que você apresenta em seus relatórios de RP, é necessário contexto. Escolha os benchmarks corretos, tanto de suas campanhas anteriores quanto dos números de seus concorrentes, para interpretar corretamente seus dados.

03 Inteligência competitiva

A inteligência competitiva é parte integrante de um relatório anual de RP. Inteligência competitiva ilustrará sua presença comercial geral e o sentimento em relação à sua marca. A inteligência competitiva é particularmente importante para as relações com investidores.

Minha dica: use um software de relações públicas

Antes de iniciar qualquer campanha de relações públicas, você precisa encontrar o software de relações públicas certo.

Uma ferramenta ideal coletará os dados em tempo real de várias fontes, incluindo plataformas da Web e de mídia social. Além disso, a ferramenta de monitoramento de mídia deve fornecer insights sobre o que seu departamento de marketing e comunicação poderia usar para melhorar suas campanhas de relações públicas existentes.

Implementação de um ferramenta de escuta social em sua pilha de ferramentas de marketing e comunicação automatizará a maior parte do processo.

Por exemplo, usando o Brand24, você pode criar relatórios com apenas alguns cliques e enviá-los automaticamente por e-mail durante um período predefinido. Um salva-vidas!

Como alternativa, você pode tentar uma destas opções Ferramentas de monitoramento de RP.

Análise de relações públicas

Muitos softwares de relações públicas analisarão automaticamente os mentions de mídia social coletados.

Uma seção de análise robusta economizará muito tempo, tornará os resultados de suas campanhas de RP mais gerenciáveis e elevará seus esforços de relações públicas a um novo patamar.

O que deve conter uma análise de RP perfeita?

• O volume de mentions
• Sentimento
• Alcance, tanto para mídia social quanto para fontes da Web
• Engajamento na mídia social
• O contexto da discussão
• Relatórios em PDF totalmente personalizáveis
• Comparação de dois ou mais projetos de monitoramento de mídia

Fontes de dados de RP

Além da parte da análise dos resultados, é preciso dar uma olhada nas fontes dos dados.

Alguns Ferramentas de RP se concentrarão nos canais de mídia social, outros cobrirão apenas as fontes da Web. Em minha opinião, você deve obter dados de todas as fontes, para que seu marketing e sua comunicação possam tomar as decisões mais bem informadas possíveis.

Que resultados o Brand24 proporcionará?

• Principais plataformas de mídia social, incluindo Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok e YouTube
• Fontes da Web disponíveis publicamente
• Comunicados à imprensa
• Podcasts
• Boletins informativos
• Sites de notícias
• Blogs
• Sites de revisão
• Fóruns

Como você pode ver, o Brand24 tem uma cobertura robusta da mídia. Esse conjunto de dados de monitoramento de mídia o ajudará a tomar as decisões mais informadas e perspicazes para sua organização.

Além disso, os dados são coletados em tempo real, e as notificações por e-mail e no aplicativo o ajudarão a ficar por dentro de tudo.

Práticas recomendadas de relatórios de RP

Você já sabe muito sobre como escrever um relatório de RP - conhece as possibilidades das ferramentas de IA, que precisa definir um público e determinar o tipo de relatório de RP, e tem uma visão geral das principais métricas que precisa acompanhar.

Há outras práticas recomendadas e dicas de relatórios de RP que você deve implementar para ter sucesso e mostrar o ROI.

01 Definir claramente as metas da campanha de RP

Seu relatório de RP só será tão bom quanto sua campanha de RP. É por isso que é fundamental definir claramente as metas da campanha antes de começar a fazer qualquer coisa. Em seus relatórios, você precisa apresentar provas de que seu trabalho está agregando valor substancial aos negócios de seus clientes.

02 KPIs de relações públicas

Antes de iniciar o relatório de RP, você precisa chegar a um acordo sobre os principais indicadores de desempenho com seu cliente.

É importante estar na mesma página quando se trata de KPIs para que você possa monitorar as métricas certas o tempo todo. É importante começar a monitorar a mídia antes de iniciar sua campanha, pois a coleta de dados históricos é cara e nem sempre precisa.

03 Visuais

O público-alvo de seus relatórios geralmente é ocupado. Para tornar seus relatórios mais compreensíveis, inclua alguns elementos visuais, por exemplo, tabelas, gráficos ou quadros. Os elementos visuais facilitarão a comprovação do valor comercial das relações públicas para a empresa.

04 Escreva suas recomendações

A preparação de relatórios mensais lhe dá uma vantagem competitiva exclusiva. Você tem uma visão geral dos dados e pode facilmente identificar tendências, identificar o conteúdo com melhor desempenho e fornecer feedback valioso após eventos especiais e lançamentos de produtos.

Essa é uma oportunidade de adicionar um pouco de jornalismo investigativo ao seu trabalho.

Identificar os insights permite que você forneça recomendações valiosas sobre como ajustar seus esforços de RP para agregar ainda mais valor aos seus esforços de marketing e comunicação.

Além disso, isso não leva necessariamente muito tempo. Você pode pedir recomendações à IA com base em seus dados de desempenho:

Conclusão

Esperamos que, a esta altura, você tenha todas as informações necessárias para redigir seu relatório de relações públicas e mostrar os efeitos de sua estratégia de marketing e comunicação em sua empresa.

O que você deve levar em conta ao preparar um relatório?

1. Pense em seu público. Quem o lerá? Seu gerente ou um dos executivos? Dependendo do público que escolher, você terá de fornecer informações diferentes em seu trabalho.
2. Chegue a um acordo prévio sobre as métricas de negócios e os KPIs. Você quer compartilhar as principais notícias e mostrar o valor do seu trabalho. Isso é difícil de fazer quando seu executivo ou cliente se concentra em métricas diferentes.
3. Escolha uma ferramenta de monitoramento de mídia. Uma ferramenta bem escolhida de Software de relações públicas o ajudará a obter as informações necessárias para impulsionar seus negócios e economizará muito tempo coletando e analisando os resultados.
4. Forneça suas recomendações comerciais. Essa é uma das partes mais importantes de sua jornada de RP.

Ou você pode simplificar o processo e gerar um relatório usando IA. Comece com uma avaliação gratuita do Brand24 e simplificar os relatórios de RP!