Informes de análisis de seguimiento de medios: ¿Qué son y cómo crearlos?

Los profesionales de las relaciones públicas tienen que presentar los resultados de su trabajo. Tienen que hacerlo para demostrar que sus esfuerzos dan los resultados esperados. Sin embargo, preparar informes con muchas estadísticas y datos puede ser una tarea abrumadora y costar mucho tiempo y esfuerzo. Afortunadamente, gracias a herramientas de seguimiento de medios como Brand24, tienes la posibilidad de crear un informe de seguimiento y análisis de medios online en pocos minutos.

El seguimiento de los medios de comunicación le proporcionará muchos datos en bruto. Como profesional de las relaciones públicas, tienes que cribar los datos y analizarlos.

La creación de un informe de seguimiento de los medios de comunicación le ayudará en el proceso. Antes de empezar a crear un informe de seguimiento, hay que decidir por qué se crea el informe en primer lugar.

El tipo de informe de seguimiento de medios determinará los datos que necesita analizar. La creación de un informe de este tipo le ayudará a separar el grano de la paja y a identificar las ideas más procesables para su próxima campaña de relaciones públicas.

Crear informes de seguimiento de medios potentes, perspicaces y útiles puede ser tu arma secreta. Lea cómo preparar un informe de seguimiento de medios como un maestro de las relaciones públicas.

Consejo: Si es nuevo en el seguimiento de medios y Brand24, descubra qué es exactamente el seguimiento de los medios de comunicación y por qué merece su atención.

¿Qué es el informe de análisis del seguimiento de los medios de comunicación?

En general, los informes de seguimiento y análisis de medios online recopilan todos los datos proporcionados por herramientas de seguimiento de medios online como Brand24 en un solo documento. El informe de medios es personalizable y, al crearlo, tienes 100% control sobre lo que contiene.

El informe se ha elaborado en formato PDF, lo que facilita la lectura del documento en cualquier dispositivo electrónico capaz de leer este tipo de archivos.

¿Qué tipo de datos incluye el análisis de seguimiento de los medios de comunicación?

Bien, creo que todo el mundo se imagina lo que es un informe, así que pasemos a los elementos esenciales del informe: los datos.

En primer lugar, centrémonos en el fuentes. Brand24 recopila datos de:

• Las principales plataformas de medios sociales, incluidas las páginas de fans de Facebook, Instagram, Twitter, Twitch y YouTube.
• Sitios de noticias
• Boletines públicos
• Foros
• Podcasts
• Blogs
• Foros
• Otras páginas web públicas

El informe puede presentar todos los datos de los que Brand24 hace un seguimiento. Así, aquí encontrará datos como:

01 Resumen de las menciones incluyendo:

- El volumen de menciones
- Alcance en las redes sociales
- El volumen de menciones positivas y negativas

02 Gráficos incluidos:

• Gráfico de volumen de menciones
• Gráfico de alcance en las redes sociales
• Gráfico de alcance de los medios no sociales

03 Menciones por categoría

04 Resumen numérico incluyendo:

- El volumen de menciones
- El volumen de menciones en las redes sociales
- El volumen de menciones en medios no sociales
- Alcance en las redes sociales
- Número total de interacciones, compartidos y me gusta
- Número total (y porcentaje) de menciones positivas y negativas
- El volumen de menciones de los blogs
- El volumen de menciones de los foros
- El volumen de vídeos

05 Contexto del debate

06 Menciones más populares y recientes

07 Perfiles públicos más activos en las redes sociales

08 Principales perfiles públicos

09 Lugares más activos

Los 10 sitios más influyentes

11 hashtags de moda

¿Por qué necesita un informe de seguimiento de los medios de comunicación?

Si quieres preparar un informe de seguimiento de medios informativo y útil, tienes que pensar en el objetivo de tu informe. Para facilitar un poco la elaboración de informes de seguimiento de medios, podemos distinguir tres tipos:

• Informes de campañas de relaciones públicas
• Informes de análisis de la competencia
• Informes de crisis

Cada tipo de informe, ya sea de marketing, de la competencia, de crisis o un simple informe mensual, requiere un análisis de diferentes conjuntos de datos.

En relaciones públicas, los informes continuos de seguimiento de los medios de comunicación te ayudarán a controlar tus indicadores clave de rendimiento y a gestionar tus objetivos.

Comprender a fondo sus objetivos le proporcionará una mejor comprensión del panorama general que rodea a su empresa. Identificará fácilmente las áreas que necesitan mejoras, así como las áreas en las que usted es un líder indiscutible del sector.

01 informes de campañas de relaciones públicas

Seguro que tiene una estrategia de relaciones públicas. Una vez finalizada una campaña de relaciones públicas, normalmente hay que informar a los clientes o supervisores sobre los esfuerzos realizados. Uno de los aspectos más importantes de una campaña de relaciones públicas es demostrar la repercusión de tu trabajo en los objetivos generales de la empresa.

Los informes de relaciones públicas indicarán qué ha funcionado y qué no durante la campaña. Este informe proporcionará algunas cifras concretas, por ejemplo, en lo que se refiere al alcance de hashtags o análisis de opiniones en torno a su marca. Podrá determinar con precisión el número de personas a las que ha llegado, qué plataformas de medios sociales han generado el mayor número de rumores y cuál ha sido la participación.

Los informes de las campañas de relaciones públicas ayudarán a los profesionales de este sector a demostrar el valor de su trabajo a los directivos y a mostrar el impacto de una campaña de relaciones públicas en los indicadores clave de rendimiento de la empresa.

02 Informes de análisis de la competencia

El conocimiento es poder. Cuanto más sepa sobre sus competidores y el entorno en el que opera, mejor decisión empresarial podrá tomar.

Mantenerse un paso por delante de sus competidores le ayudará a establecer su marca como líder del sector, lo que en última instancia repercutirá en su cuenta de resultados. La buena noticia es que puede llevar a cabo una exhaustiva análisis de la competencia.

Al crear un análisis de la competencia, realice un seguimiento de las métricas que supervisaría para su marca. Una vez que reúna suficientes datos, podrá compararse con sus competidores. A continuación, puede crear un informe que presente la comparación de los competidores.

Este es el aspecto de una comparación de este tipo en el seguimiento de las redes sociales herramienta Brand24:

03 Informes de crisis

Todos tememos una crisis que pueda destruir la reputación de nuestra marca. La mala noticia es que las crisis golpean a las marcas de vez en cuando. También hay buenas noticias.

Puedes prepararte para una crisis.

Un robusto gestión de crisis plan ayudará a su marca a sobrevivir. Un informe de crisis le indicará lo que funciona bien y lo que debe mejorar. Podrás detectar todos los puntos vulnerables de tu negocio y prepararte para lo que te espera.

Más adelante analizaremos las distintas categorías de informes de seguimiento de los medios de comunicación.

La audiencia de su informe de seguimiento de medios

Para preparar el informe de seguimiento de medios más informativo, hay que tener en cuenta la audiencia del informe. ¿Cuáles son los datos más importantes que desean recibir?

¿Comparte los resultados con sus colegas, que necesitan un análisis detallado? ¿O el destinatario de su informe de seguimiento de medios es su supervisor, que necesita una instantánea de los datos y perspectivas más importantes?

En función de su audiencia, puede personalizar el informe de seguimiento de medios. Sólo tiene que elegir los elementos que aporten más valor a los lectores del informe. El sitio seguimiento de la marca herramienta hará el resto por ti.

BrandBrand24 también le permite añadir un tronco de su elección y elegir colores de acento.

Como puede ver, generar informes de análisis de seguimiento de medios en la herramienta Brand24 es intuitivo, fácil, personalizable y, lo que es más importante, sólo lleva unos minutos.

Gracias a los datos reunidos en un solo lugar, no tienes que buscar datos y estadísticas en varias herramientas y sitios web. Te permite ahorrar tiempo y centrarte más en tus tareas diarias, iniciativas de marketing en lugar de pasar horas creando gráficos en Excel.

El informe es transparente, presenta todos los datos recogidos por la herramienta, es gráfico y visualmente coherente, lo que ayuda a su recepción.

Además, los informes le permiten ahorrar dinero. E incluso ganar más.

¿Cómo?

Echemos un vistazo a los datos. Los datos, como el volumen de menciones por categoría, los sitios más activos y los más influyentes, nos muestran dónde hay más revuelo en torno a nuestras palabras clave. Gracias a ese conocimiento, obtenemos información valiosa sobre la presencia online de nuestra marca o los resultados de marketing online de nuestros competidores.

Siguiendo esta pista, obtendrá una imagen clara de los puntos fuertes y débiles de las iniciativas de marketing de sus competidores. Sabrás en qué sitios web y plataformas de redes sociales hablan tus clientes (actuales o potenciales) de tu empresa, qué plataformas tienen potencial de crecimiento y cuáles es mejor que dejes atrás.

Este tipo de verificación de los canales de marketing puede ahorrarle mucho dinero y esfuerzo porque, después, concentrará todas sus fuerzas en los canales que le están proporcionando un rendimiento valioso demostrado por datos fehacientes.

Además, ¿quizá haya ignorado algunas plataformas o sitios web sin darse cuenta y, en consecuencia, se haya perdido un amplio grupo de clientes potenciales?

Gracias a estos datos contenidos en el informe de seguimiento y análisis de los medios de comunicación, podrá detectar este tipo de grupos y acercarse a ellos.

Quién sabe, ¿quizá sea tu santo grial?

¿Cuándo se puede utilizar un informe de análisis de seguimiento de medios?

De acuerdo, ya sabe que los informes en PDF muestran una cantidad considerable de datos y pueden ahorrarle mucho tiempo, esfuerzo y dinero.

Pero supongo que ahora puede hacerme una pregunta:

¿Cómo y cuándo puedo utilizar este informe?

Yo dividiría la respuesta a esta pregunta en dos tipos de uso de los informes de seguimiento y análisis de los medios de comunicación: externo e interno.

Por uso externo me refiero a situaciones en las que tiene que presentar los resultados de su trabajo a sus clientes, contratistas o posibles inversores. Puede ser:

01 Un informe con los resultados de sus campañas de relaciones públicas digitales para su cliente

Si, por ejemplo, diriges una agencia de marketing digital, preparar este tipo de informes para tus clientes también puede hacerles sentir que te preocupas por ellos, y comprometerlos más en la cooperación contigo.

Gracias a la notificación periódica de sus resultados, podrá verificar regularmente sus iniciativas de relaciones públicas y consultar los resultados con sus clientes para elaborar las mejores soluciones.

Además, gracias a los informes, podrá descubrir los puntos más débiles de las campañas de sus clientes y proponer actividades que mejoren estas áreas, lo que puede aumentar sus ingresos.

02 Un informe que muestra los datos y las estadísticas de su presencia en línea para posibles inversores o contratistas.

Los informes de análisis de seguimiento de los medios de comunicación pueden ser también su as en la manga cuando quiera atraer nuevos clientes o inversores para su empresa.

Prepare el Informe en PDF antes de reunirse con sus clientes potenciales para conocer mejor su negocio y demostrarles que está bien preparado para la reunión, y que sabe qué hacer y cómo hacerlo. De este modo, podrá preparar una oferta perfectamente adaptada a sus necesidades.

Cuando se trata de inversores, un informe de este tipo les mostrará los resultados anteriores de su presencia en Internet, su popularidad, cómo perciben su marca sus clientes, etc.

Pero un informe de seguimiento de medios bien documentado puede ser una gran fuente de conocimientos para su organización.

Por uso interno me refiero a situaciones en las que utilizas los datos del informe para verificar los resultados de tus iniciativas y estadísticas de relaciones públicas, por ejemplo:

• Seguimiento de la marca
• Reputación de marca actividades
• El alcance de sus campañas
• Conocimiento de su marca
• Los efectos de la respuesta de la gestión de crisis

Difundir los informes de seguimiento de los medios de comunicación dentro de su organización le ayudará a mejorar algunos aspectos de su comunicación interna. Cada departamento puede recibir la información más valiosa.

Por ejemplo, las quejas y opiniones de los clientes son útiles para su equipo de éxito del cliente, pero también pueden ser un gran activo para el equipo de producto. Un informe repleto de datos cuidadosamente seleccionados te ayudará a determinar la dirección para la mejora de tu servicio o producto.

¿Cómo elaborar un informe de análisis de seguimiento de los medios de comunicación?

A pesar de que el informe de análisis de seguimiento de medios pueda parecer severo y complejo, generar un informe de este tipo sólo lleva unos pocos clics. Y para empezar, es necesario tener un proyecto de vigilancia de los medios de comunicación.

En el asistente de creación de proyectos, añada las palabras clave que desea supervisar. Piensa en el nombre de tu empresa, producto o servicio, los hashtags de tu marca o campaña.

A partir de ese momento, una herramienta de seguimiento de medios recopila todos los menciones en los medios a través de Internet.

Generar un informe de seguimiento de medios es facilísimo. Sólo tienes que seguir estos pasos:

1. Elija el proyecto
2. Vaya al creador de PDF en la parte izquierda de la pantalla
3. Definir el periodo de tiempo
4. Elija el contenido del informe
5. Opcionalmente: elija filtros, grupos y citas
6. Añadir logotipo y descripción
7. Elija el color de acento

Y ya está. Sabemos que 7 pasos pueden parecer muchos, pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.

El paso más importante del proceso es el número 4: elegir el contenido del informe de seguimiento de medios. En función del objetivo del informe, deberás elegir distintos tipos de información.

Los informes de seguimiento de los medios de comunicación en pocas palabras

En resumen, los informes de análisis de seguimiento de medios son beneficiosos en muchos ámbitos, como la cooperación con sus clientes, las ventas y los resultados de sus iniciativas de marketing.

Gracias a sus perspectivas y estadísticas, los informes pueden darnos una nueva perspectiva de nuestro trabajo y mostrarnos algo que se nos había pasado por alto. Además, puedes medir la cobertura mediática online.

Además, los informes en PDF pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo por lo fácil que es crearlos. Solo se tarda unos minutos en generar un informe detallado basado en datos que contenga las estadísticas y perspectivas más importantes sobre tu proyecto.