Las 18 mejores herramientas de relaciones públicas para el análisis, la supervisión, la difusión y mucho más [2025 Actualizado].

Una de las cosas cruciales que he aprendido de las relaciones públicas es que contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia. Tanto si quieres salir en el New York Times como si simplemente quieres que tu trabajo diario sea más fluido, las herramientas de relaciones públicas adecuadas son esenciales.

Con tantas opciones disponibles, puede resultar abrumador decidir qué merece realmente la pena.

He pasado por eso: probando, ajustando y, a veces, maldiciendo herramientas que prometían el mundo pero no lo cumplían.

En este artículo, comparto las herramientas de relaciones públicas que realmente pueden marcar la diferencia en octubre de 2025. 

• Herramientas de relaciones públicas son programas informáticos diseñados para ayudar a gestionar las relaciones públicas de una marca mediante el seguimiento de la cobertura mediática, el análisis del sentimiento del público y el rastreo de los temas de tendencia. 
• Son cruciales para comprender cómo se percibe una marca, detectar posibles problemas en una fase temprana y elaborar respuestas con conocimiento de causa.
• Las herramientas de relaciones públicas abarcan múltiples ámbitosEntre otras cosas, seguimiento de medios de comunicación, divulgación y marketing por correo electrónico, edición de textos, elaboración de mapas mentales y gestión de proyectos.

Herramientas de relaciones públicas para el seguimiento de los medios de comunicación

Las herramientas de seguimiento de medios te permiten siga y gestione la reputación de su organización en tiempo real.

Además, te ayudan:

• Reciba notificaciones sobre medios de comunicación del sector, expertos, personas influyentes, competidores y otros autores que hablen de su empresa.
• Póngase en contacto con personas influyentes en las redes sociales
• Identificar nuevas oportunidades de comunicados de prensa
• Identificar nuevos medios de comunicación
• Prevenir Crisis de relaciones públicas
• Realización de estudios de mercado y análisis de la competencia
• Identificar nuevas oportunidades en los medios de comunicación
• Obtenga datos concretos sobre la presencia en línea de su marca
• Mejore sus relaciones con los medios de comunicación

Las relaciones públicas implican diversas actividades de visibilidad y comunicación. Dependiendo del alcance real de tus tareas diarias, una o dos herramientas de relaciones públicas pueden convertirse en una ayuda inestimable. No puedo ni imaginarme el tiempo que me llevaría realizar mis tareas diarias sin una herramienta de seguimiento de medios.

- Marlena Stremler-Matysiak, Directora de Relaciones Públicas de Brand24

Diferentes herramientas de seguimiento de medios ofrecen cobertura mediática variada, así que asegúrese de que el que elija supervisa las fuentes con las que desea estar al día.

Dicho esto, vamos a hablar de mi selección de las mejores herramientas de seguimiento de medios.

01 Brand24

Brand24 es una herramienta de seguimiento de los medios de comunicación que puede ayudarte a rastrear y analizar fácilmente los rumores en línea sobre tu marca. Sigue de cerca las noticias mention, lo que la convierte en una herramienta revolucionaria para los profesionales de las relaciones públicas. 

Imagine obtener información en tiempo real sobre cómo se habla de su marca en los medios de comunicación, lo que le permitiría ajustar su estrategia sobre la marcha. 

Además de los medios de comunicación, los monitores Brand24:

• Blogs, podcasts, plataformas de vídeo, foros, sitios de reseñas y boletines informativos.
• Plataformas de medios sociales, como Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn, TikTok, YouTube, Bluesky, Telegram y Twitch.

Brand24 invierte fuertemente en sus funciones potenciadas por IA. En los últimos años, la herramienta ha lanzado:

• Asistente de marca AI - la herramienta ChatGPT, dotada de datos internos del proyecto, para que las respuestas a las preguntas sean lo más personalizadas posible
• Inteligencia Artificial - informes automatizados que presentan perspectivas, tendencias y recomendaciones. Una gran fuente de inspiración para los profesionales de las relaciones públicas.
• Detector de eventos AI - la función que identifica patrones inusuales en sus mention de marca. Super útil para detectar los problemas emergentes rápidamente.

... ¡y mucho más!

Las agencias de relaciones públicas (y los profesionales independientes) pueden utilizar Brand24 para:

• Conozca cómo cambia el sentimiento con el tiempo
• Seguimiento de las menciones de la marca en Internet
• Encuentre los comunicados de prensa más recientes con sus menciones
• Buscar posibilidades de comunicados de prensa
• Gestionar las relaciones con los medios de comunicación
• Analizar el público destinatario
• Recopilar información para mejorar la estrategia de relaciones públicas
• Manténgase al día de las noticias y tendencias del sector de las relaciones públicas
• Medir los resultados de una campaña de relaciones públicas

💪 Puntos fuertes:

• Rastrea los mention en todas las plataformas clave: desde sitios de noticias y blogs hasta plataformas de medios sociales, sitios de vídeo, etc.
• Las herramientas basadas en IA (Brand Assistant, AI Insights, Events Detector, etc.) automatizan el análisis y destacan las tendencias.
• Las alertas en tiempo real facilitan la respuesta instantánea a crisis o historias virales
• Interfaz limpia e intuitiva, con gran capacidad de visualización y análisis de opiniones

👎 Lo que podría ser mejor:

• Las funciones avanzadas y los límites mention más altos pueden resultar costosos para los equipos pequeños
• Carece de funciones de publicación o participación directa (no es una suite social todo en uno)

⭐️ Veredicto general:

Brand24 es perfecto para medianas y grandes empresas y equipos de relaciones públicas que valoran la información en tiempo real y la automatización inteligente frente al seguimiento manual.

Es un poderoso reputación de marca y de análisis de opiniones, aunque para las pequeñas empresas puede resultar un poco caro.

02 Alertas de Google

Sin duda, lo que hace atractivo a Google Alerts es que se trata de una herramienta completamente gratuita.

Sin embargo, ¿es suficiente para hacer el trabajo?

Depende.

Google afirma que estaba desarrollando y mejorando GA, pero en comparación con otras herramientas de monitorización online, GA carece por completo de funciones analíticas y se queda corto también en lo básico.

En lo que respecta a la recopilación de datos, he sufrido mucho spam, graves retrasos y menciones perdidas. Y a mucha gente le pasa lo mismo.

No obstante, probarlo y ver cómo te funciona es una buena idea. Quién sabe, puede que te vaya bien.

💪 Puntos fuertes:

• 100% gratuito y fácil de instalar
• Alertas instantáneas o programadas (diarias, semanales) 
• Supervisión sencilla de palabras clave y frases
• Notificaciones por correo electrónico y RSS
• Funciona en varios idiomas

👎 Lo que podría ser mejor:

• Pierde muchos mention o muestra lagunas en la cobertura
• En no supervisar las conversaciones en las redes sociales 
• Sin herramientas de análisis, seguimiento de tendencias o visualización de datos. 

⭐️ Veredicto general:

Google Alerts es una útil herramienta gratuita de inicio, buena para pequeños equipos o individuos que sólo quieren un seguimiento web-mention básico.

Pero las organizaciones que buscan un seguimiento exhaustivo, análisis o cobertura de las redes sociales descubrirán rápidamente que no es suficiente.

Más información: Alternativas a las alertas de Google

03 Brandwatch

Brandwatch es uno de los mayores actores del seguimiento de los medios de comunicación mercado. Es potente en el análisis de datos y cuenta con funciones respaldadas por IA.

Sin embargo, la herramienta está cambiando su enfoque de seguimiento de los medios a inteligencia y conocimiento del consumidor. Aun así, puede ayudar a tu equipo de relaciones públicas.

Brandwatch es ideal para las grandes empresas.

Sin duda le ayudará a mantenerse al día de los mention de los medios de comunicación, los comunicados de prensa y a encontrar los contactos adecuados con los medios.

Además de las funciones típicas de una herramienta de seguimiento de medios, como el seguimiento de palabras clave, las notificaciones, los informes o el análisis de opiniones, Brandwatch también ofrece: 

• Datos demográficos
• Análisis de imágenes
• Cuadros de mando compartibles 
• Pantallas flexibles 

A lo largo de los años, Brandwatch se ha hecho un nombre. No obstante, es una herramienta bastante cara, pero hay otras asequibles.

💪 Puntos fuertes:

• Fuerte escucha social con seguimiento en tiempo real a través de la web, foros y redes sociales
• Análisis en profundidad e información basada en IA (sentimiento, tendencias, segmentación demográfica) 
• Cuadros de mando flexibles y compartibles y una interfaz personalizable para los equipos
• Buena integración con otras herramientas y fuentes de datos

👎 Lo que podría ser mejor:

• Coste elevado, que puede resultar prohibitivo para equipos pequeños o medianos.
• Curva de aprendizaje pronunciada: los nuevos usuarios tardan en aprender.
• Errores ocasionales, rendimiento lento con grandes conjuntos de datos o ausencia de funciones.

⭐️ Veredicto general:

Brandwatch es una potente opción para medianas y grandes empresas que buscan una escucha en profundidad, análisis y colaboración en equipo.

Sin embargo, los equipos más pequeños pueden considerarlo caro y demasiado complejo. 

Más información: Alternativas a Brandwatch

Herramientas de relaciones públicas

Al fin y al cabo, a pesar del desarrollo de la tecnología, las relaciones humanas siguen siendo fundamentales para las relaciones públicas. 

La divulgación es uno de los aspectos más importantes de las relaciones públicas. Pasan los años y sigue tratándose de entablar relaciones con personas que pueden difundir tu mensaje a un público más amplio.

Las mejores herramientas digitales de relaciones públicas para la divulgación te permiten entablar relaciones con periodistas, personas influyentes, blogueros y expertos a los que puedes llegar, entablar relaciones con ellos y ampliar tu base de datos de contactos.

04 Muck Rack

Muck Rack es una plataforma digital de relaciones públicas que ofrece numerosas funciones para que los profesionales de las relaciones públicas gestionen sus esfuerzos de difusión.

Dispone de una amplia base de datos con datos de contacto. Permite a los usuarios conectar con periodistas y recopilar contactos de prensa más fácilmente.

Puedes buscar contactos en función de:

• ubicación
• medio de comunicación
• temas que han tratado
• palabras clave
• contenido de sus tweets/compartidos y comunicados de prensa

Añádale el resto de funciones y obtendrá una herramienta de divulgación todo en uno con un panel de control intuitivo.

💪 Puntos fuertes:

• Amplia base de datos verificada de periodistas y medios de comunicación
• Contactos fáciles de filtrar por tema, punto de venta o ubicación
• Seguimiento e informes integrados
• Integra el seguimiento de los medios de comunicación con la divulgación

👎 Lo que podría ser mejor:

• Los precios no son transparentes y pueden ser elevados
• Se tarda tiempo en dominar la interfaz
• Lagunas ocasionales en puntos de venta regionales más pequeños

⭐️ Veredicto general:
Muck Rack es ideal para equipos de relaciones públicas medianos y grandes que desean gestionar las relaciones con los medios y el seguimiento con una sola herramienta.

Las agencias más pequeñas pueden encontrarlo caro, pero su calidad de datos y automatizaciones ahorran mucho tiempo.

05 Anewstip

Anewstip es una herramienta diseñada para agilizar el proceso de conexión con periodistas y personas influyentes relevantes para su marca o campaña.

Con una base de datos de más de 15.000 contactos, te permite relacionarte con periodistas que han tratado temas similares.

Además, Anewstip utiliza algoritmos inteligentes para recomendar periodistas probablemente interesados en su historia, basándose en su trabajo previo y en sus áreas de especialización, ahorrando tiempo y esfuerzo a los profesionales de las relaciones públicas.

Sí, podrías haber enviado correos electrónicos a un millón de contactos, pero si su relevancia es baja, no puedes esperar mucho de esas campañas de difusión por correo electrónico.

A mí me costaba mucho cuando hacía divulgación: ni siquiera las campañas más grandes daban tan buenos resultados como las más relevantes.

La herramienta también permite controlar las tasas de apertura de los mensajes. Para mí es un revulsivo, ya que me ayuda a medir su eficacia y a mejorar mi estrategia de difusión.

¿El resultado?

Mayor presencia y exposición en los medios de comunicación.

💪 Puntos fuertes:

• Emparejamiento inteligente con periodistas basado en temas anteriores
• Filtros por tipo de medio, palabra clave o tweets recientes
• Seguimiento del correo electrónico integrado y análisis de las tasas de apertura
• Interfaz sencilla y limpia

👎 Lo que podría ser mejor:

• Cobertura periodística limitada en comparación con las herramientas de empresa
• Las actualizaciones de las bases de datos pueden estar desfasadas
• Menos funciones de automatización que los grandes competidores

⭐️ Veredicto general:

Anewstip es perfecto para los profesionales de las relaciones públicas que buscan más relevancia que cantidad.

Es ideal para campañas específicas, pero limitado si necesitas una cobertura global o análisis en profundidad.

06 MixMax

Esta es la herramienta que utilicé con frecuencia cuando realizaba actividades de divulgación para empresas de bajo presupuesto.

Su panel puede parecer menos amigable con la UX, pero por un buen precio, ya que se trata de una alternativa gratuita.

También ofrece planes de pago con funciones más sofisticadas, pero el básico está perfectamente bien para los profesionales de las relaciones públicas:

• Programar campañas de divulgación
• Rellenar automáticamente los datos de contacto
• Cargue una lista de contactos de medios de comunicación para su campaña
• Supervise las tasas de apertura, los rebotes y las bajas de las campañas
• Cree plantillas de difusión para sus correos electrónicos

💪 Puntos fuertes:

• Seguimiento y automatización del correo electrónico
• Programe envíos y seguimientos fácilmente
• Gran integración con Gmail
• Asequible (existe un plan gratuito)

👎 Lo que podría ser mejor:

• No está diseñado específicamente para flujos de trabajo de relaciones públicas
• Gestión limitada de los contactos con los medios de comunicación

⭐️ Veredicto general:

MixMax es ideal para pequeños equipos de relaciones públicas o autónomos que realicen campañas de divulgación sencillas.

Es barata y funcional, pero carece de la inteligencia específica para las relaciones públicas de herramientas como Muck Rack o Prowly.

07 Prowly

Prowly es una interesante herramienta digital de relaciones públicas. Gracias a ella, puedes realizar actividades de relaciones públicas y gestionar tus relaciones con los medios desde un solo lugar.

Permite a los profesionales de las RR:

• Encontrar contactos relevantes (en bases de datos de medios de comunicación con más de un millón de registros o mediante recomendaciones inteligentes de contactos de medios de comunicación proporcionadas por la herramienta).
• Enviar propuestas específicas
• Genere informes exhaustivos
• Vea quién ha abierto sus correos electrónicos y automatice su seguimiento.

Prowly tiene todas las funciones adecuadas para ayudarle a maximizar sus comunicados de prensa, aumentar su cobertura de prensa y establecer mejores relaciones con los medios de comunicación. 

No hay compromisos iniciales ni contratos largos: puedes aprovechar una prueba gratuita, elegir suscripciones mensuales y distintos complementos, y luego actualizar sobre la marcha. 

💪 Puntos fuertes:

• Enorme base de datos de medios de comunicación con recomendaciones inteligentes de contactos
• Controla las aperturas y automatiza el seguimiento
• Sala de prensa y CRM integrados para las relaciones con los medios de comunicación
• Informes y análisis de campañas

👎 Lo que podría ser mejor:

• Algunas funciones sólo están disponibles en planes superiores
• Contactos ocasionales duplicados o anticuados
• Personalización limitada de los informes

⭐️ Veredicto general:

Prowly se adapta a las agencias y marcas que gestionan frecuentes comunicados de prensa.

Es rico en funciones e intuitivo, aunque su precio puede aumentar rápidamente con necesidades avanzadas.

08 JustReachOut

JustReachOut es una plataforma diseñada para ayudar a empresas y particulares en sus esfuerzos de relaciones públicas digitales y relaciones públicas en general.

Ofrece varias funciones y servicios para ayudar a los usuarios a encontrar periodistas y blogueros relevantes en su sector o nicho, elaborar propuestas eficaces y gestionar campañas de difusión en los medios.

Todo esto ayuda a los divulgadores a obtener notas de prensa más relevantes y a establecer relaciones a largo plazo con los medios de comunicación.

JustReachOut suele ofrecer una base de datos de periodistas, blogueros y medios de comunicación. Puedes buscar manualmente entre ellos para encontrar los contactos más relevantes para tus campañas de relaciones públicas.

Los profesionales de las relaciones públicas pueden crear y personalizar lanzamientos dentro de la plataforma. Puede ser muy útil para elaborar mensajes convincentes y personalizados para enviar a los contactos de los medios de comunicación.

La herramienta puede ayudarle a programar correos electrónicos de seguimiento para alimentar las relaciones y aumentar las posibilidades de obtener cobertura informativa, menciones en las redes sociales o backlinks.

💪 Puntos fuertes:

• Ayuda a encontrar periodistas relevantes para su nicho
• Interfaz sencilla para gestionar lanzamientos y seguimientos
• Incluye plantillas y guías de divulgación
• Bueno para crear enlaces y construir notoriedad de marca para pequeñas empresas

👎 Lo que podría ser mejor:

• Base de datos más pequeña que la de los competidores empresariales
• Opciones de automatización limitadas
• Carece de análisis avanzados

⭐️ Veredicto general:

JustReachOut es ideal para startups y particulares centrados en la relevancia y las relaciones.

Definitivamente no para operaciones de relaciones públicas a gran escala.

09 PR Newswire

PR Newswire es básicamente un centro que recopila y comparte noticias con medios de comunicación, periodistas, periódicos, emisoras de radio y cualquiera que esté a la caza de una noticia.

Antes, los periodistas tenían que buscar sus propias fuentes para sus artículos, pero ya no.

Plataformas como ésta permiten encontrar nuevas listas de medios y conectar con periodistas clave desde un solo lugar.

Así que, no es una herramienta pero sí una mención obligada en esta lista de relaciones públicas 😉 .

💪 Puntos fuertes:

• Una enorme red mundial de distribución de comunicados de prensa
• Llega directamente a periodistas, medios de comunicación y redacciones
• Marca de confianza con décadas de credibilidad
• Ofrece opciones multimedia y de localización

👎 Lo que podría ser mejor:

• Precios caros por lanzamiento
• Centrado en la distribución, no en la creación de relaciones
• Sin personalización de contactos ni herramientas CRM

⭐️ Veredicto general:

PR Newswire es la opción perfecta para empresas o grandes campañas que necesiten garantías. visibilidad de marca. Se trata menos de relaciones y más de una amplia exposición profesional.

Herramientas de relaciones públicas para la edición de textos

Escribir es una parte esencial del trabajo de un profesional de las relaciones públicas, ya se trate de un largo correo electrónico, un artículo o un comunicado de prensa.

Asegúrate de hacerlo en un editor de texto que se adapte a tus necesidades, ya sean de usabilidad o estéticas.

¿Necesitas una experiencia limpia, como la de una máquina de escribir? ¿O complejos editores de texto con los que escribir libros?

No sé tú, pero yo me cansé de los típicos editores de texto. Tal vez sea mi distracción, pero siento como si me gritaran con miles de botones, pestañas y opciones. 

Por eso soy fan de los editores de texto sin formato.

Pero veamos lo que nos espera.

10 Google Docs (y Espacio de trabajo)

El editor de Google Docs es entre simple y complejo.

Forma parte de Google Workspace, una nube de herramientas de Google. Todo lo que necesitas para acceder a ella es una cuenta de Gmail.

Además de Google Docs, tendrás acceso a otras herramientas útiles: Google Sheets, Google Slides y otras.

Escribo mucho y Google Docs me parece una de las mejores herramientas de relaciones públicas. Estas dos funciones me resultan extremadamente útiles:

• Compartir - Con unos pocos clics, puedes compartir e invitar a otros colaboradores a tu documento
• Comentar y sugerir - Muy útil a la hora de compartir opiniones, corregir o intercambiar ideas con compañeros de equipo o editores de notas de prensa.

Google Docs puede ser útil para planificar Campañas de relaciones públicaso recoger ideas para una estrategia de relaciones públicas, o simplemente tomar notas.

Pero, al mismo tiempo, es fácil distraerse. Con tantas opciones de formato, colores, etc., es difícil centrarse en la tarea principal: escribir.

💪 Puntos fuertes:

• Colaboración y comentarios en tiempo real
• Compartición y control de acceso sencillos
• Integración perfecta con Sheets y Drive
• Gratis y en la nube

👎 Lo que podría ser mejor:

• Requiere conexión a Internet para la mayoría de las funciones
• Puede resultar agobiante para largas sesiones de escritura
• Puede distraer

⭐️ Veredicto general:

Google Docs es imprescindible para la redacción y edición colaborativas de relaciones públicas. Es fiable para el trabajo en equipo, pero no está diseñado para el trabajo en profundidad sin distracciones.

11 iA Escritor

iA Writer es ideal si buscas un editor de texto minimalista y sin distracciones. Para mí, también da una especie de sensación de máquina de escribir.

Con su diseño modesto y sus pocas pero potentes funciones, podrás sumergirte de lleno en la escritura. Solo estás tú, un fondo liso y letras.

Facilita enormemente el proceso creativo de redacción de comunicados de prensa.

💪 Puntos fuertes:

• Interfaz mínima y sin distracciones
• Modo Focus para una mayor concentración
• Compatibilidad con Markdown y exportaciones limpias
• Funciona en todos los dispositivos

👎 Lo que podría ser mejor:

• Opciones de colaboración limitadas
• Pocas herramientas de formato
• No se integra profundamente con las suites de RR.

⭐️ Veredicto general:

iA Writer es ideal para los profesionales de las relaciones públicas que escriben contenidos largos y requieren una concentración total. Es perfecto para redactar, pero no para colaborar en equipo.

12 Google Keep

Tomar notas también es muy importante a la hora de redactar un comunicado de prensa. 

Para capturar todas las ideas importantes antes de perder el hilo, utilizo Google Keep.

Además de ser un bloc de notas accesible y sencillo para anotar ideas sobre la marcha, Google Keep también forma parte de Google Suite y se almacena en la nube. 

Significa que te llevas tus pensamientos, notas, ideas y tareas a todas partes.

Al igual que otros productos de Google, Google Keep es fácil de adoptar. Puedes utilizar esta herramienta de relaciones públicas en tu smartphone, en tu ordenador de sobremesa o como extensión de Chrome. Y todo está en la nube.

Google Keep puede ayudarte a recordar temas importantes y a recopilar ideas para tu próximo comunicado de prensa, publicaciones en redes sociales, oportunidades en los medios de comunicación, distribución de comunicados de prensa o una nueva campaña digital.

💪 Puntos fuertes:

• Captura instantáneamente notas, imágenes y recordatorios de voz
• Sincroniza todos los dispositivos
• Interfaz sencilla con codificación por colores
• Integración con otras herramientas de Google

👎 Lo que podría ser mejor:

• Mala edición de textos largos
• No es adecuado para la planificación compleja

⭐️ Veredicto general:

Google Keep es ideal para ideas rápidas de relaciones públicas, tareas pendientes y recordatorios. Es sencillo y accesible, pero no está diseñado para planificar campañas detalladas.

Herramientas de relaciones públicas para mapas mentales

Los mapas mentales son una buena forma de generar ideas y visualizar información sobre el proyecto en el que estás trabajando. 

Ya se trate de un comunicado de prensa, una nueva campaña de divulgación o la gestión de una crisis de relaciones públicas, es el método al que debe recurrir.

Claro que puedes hacerlo en un papel, pero se complica cuando tienes que adjuntar archivos, compartirlos con colaboradores o presentarlos a otra persona.

Con un buen software de mapas mentales, puedes: 

• Dibujar un mapa infinito 
• Adjuntar archivos
• Colaborar con otros 
• Exporte sus tableros 

13 Draw.io

Una de las herramientas que más me gustan es Draw.io. 

En teoría, Draw.io no es estrictamente una herramienta de mapas mentales, sino de diagramación. Por lo tanto, puede carecer de algunas características típicas de los mapas mentales.

Pero en la práctica, hace milagros en los mapas mentales. Puedes dibujar básicamente lo que quieras.

Además, puedes acceder a él sin registrarte: sólo tienes que instalar la extensión de Chrome Draw.io y ya está.

💪 Puntos fuertes:

• Herramienta de diagramas gratuita y fácil de usar
• Ideal para visualizar los flujos de trabajo de relaciones públicas
• Colaboración en tiempo real
• Funciona sin conexión o en un navegador

👎 Lo que podría ser mejor:

• Plantillas limitadas para proyectos creativos
• Sin aplicación móvil

⭐️ Veredicto general:

Draw.io es ideal para que los equipos de relaciones públicas visualicen las estructuras de las campañas o los flujos de aprobación. Es sencillo, práctico y gratuito.

14 Ayoa

Éste es especialmente interesante porque se desarrolló en colaboración con Tony Buzan, el inventor de la técnica de los mapas mentales.

La gente dice que se ajusta más al concepto de mapa mental de Buzan que otras herramientas. 

Lo que hace destacar a iMindMap es la posibilidad de presentar tu mapa mental de varias formas distintas, no sólo en forma de árbol.

💪 Puntos fuertes:

• Combina los mapas mentales con la gestión de tareas
• Sugerencias de mapas generadas por la IA
• Interfaz moderna y colorida
• Construido por el equipo de Tony Buzan

👎 Lo que podría ser mejor:

• Puede resultar abrumador para los nuevos usuarios
• Precios más elevados que las herramientas más sencillas

⭐️ Veredicto general:

Ayoa es ideal para el brainstorming creativo de relaciones públicas y la planificación de proyectos. Es potente y visualmente atractiva, pero requiere cierto tiempo de aprendizaje.

15 Milanote

Milanote es más un creador de mapas conceptuales que una herramienta de mapas mentales. Aun así, puedes trazar un mapa completo de tu proyecto. 

Puedes llenar el tablón de anuncios infinito con notas, enlaces, imágenes y archivos. La herramienta es muy sencilla de usar principalmente porque solo tiene las funciones más necesarias.

Algunos dicen que es la herramienta de mapas conceptuales más fácil de usar que existe.

Una de las características más interesantes de Milanote es su web clipper. Esto significa que la herramienta muestra el contenido de un enlace directamente dentro del tablón de anuncios.

💪 Puntos fuertes:

• Tableros visuales para organizar campañas e inspirarse
• Arrastrar y soltar
• Recorta páginas web para guardar ideas y enlaces

👎 Lo que podría ser mejor:

• La versión gratuita tiene pequeños límites de almacenamiento
• Sin formatos de exportación avanzados
• Opciones de edición de texto deficientes

⭐️ Veredicto general:

Milanote es ideal para los profesionales de las relaciones públicas que recopilan imágenes, notas y conceptos. Es ideal para la ideación, pero limitado para el almacenamiento de documentos a largo plazo.

Herramientas de relaciones públicas para la gestión de proyectos

Llega un momento en que un bolígrafo y un bloc de notas no bastan para hacer un seguimiento de tus proyectos.

Añádele la imposibilidad de colaborar con tus compañeros de equipo y otros departamentos de tu organización, y verás la necesidad de contar con una herramienta de gestión de proyectos para tus responsabilidades de relaciones públicas.

Todo el mundo habla de Trello, Asana o Basecamp, y no es de extrañar: han demostrado su eficacia y son muy apreciados en todo el sector. 

Estas son algunas aplicaciones de gestión del tiempo y de proyectos poco comunes que pueden resultarte interesantes. 

16 lunes

Monday es a la vez una aplicación de gestión de proyectos y de tiempo.

Aparte de algunas funciones típicas de este tipo de software, como tableros, líneas de tiempo, seguimiento del tiempo, seguimiento de fechas de vencimiento, registros de actividades y mucho más, tiene algunas que llaman la atención de muchos.

💪 Puntos fuertes:

• Cuadros de mando muy visuales y personalizables
• Ideal para seguir los plazos de las campañas y las tareas de relaciones públicas
• Se integra con cientos de herramientas (Slack, Drive, etc.)
• Automatizaciones y notificaciones

👎 Lo que podría ser mejor:

• Puede resultar complejo para equipos pequeños
• Algunas funciones bloqueadas tras los niveles de pago

⭐️ Veredicto general:

Monday es ideal para grandes equipos de relaciones públicas que necesitan estructura y visibilidad. Es flexible y potente, pero puede resultar demasiado complejo para los flujos de trabajo más sencillos.

17 Asana

Asana es una de las principales empresas del sector, conocida, probada y apreciada en todos los ámbitos.

Lo mejor de todo es que puedes utilizarla gratuitamente y seguir obteniendo una experiencia razonablemente satisfactoria: perfecta para gestionar tus responsabilidades de relaciones públicas.

💪 Puntos fuertes:

• Muy buen seguimiento y priorización de tareas
• El plan gratuito cubre las necesidades de los equipos pequeños
• Plazos y calendarios claros para los proyectos
• Múltiples integraciones con herramientas de comunicación

👎 Lo que podría ser mejor:

• Informes limitados en la versión gratuita
• Curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios

⭐️ Veredicto general:

Asana es perfecta para equipos de relaciones públicas medianos que gestionan varias campañas. Es intuitivo una vez configurado, pero requiere disciplina para mantenerse organizado.

18 ClickUp

ClickUp es una de las mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos.

La herramienta ha sido elogiada por su capacidad de personalización, que es limitada en algunas de las herramientas más populares. En otras palabras, puedes adaptar la herramienta a tus necesidades, a las de tu equipo o a las de una tarea concreta.

Algunos incluso dicen que hay demasiado que personalizar.

Gracias a sus numerosas funciones, ClickUp sigue siendo muy competitivo, incluso en su versión gratuita.

💪 Puntos fuertes:

• Espacio de trabajo muy personalizable
• Combina tareas, documentos, objetivos y chat en una sola herramienta
• Plan gratuito sólido con funciones avanzadas
• Gran automatización y asistentes de IA

👎 Lo que podría ser mejor:

• Un número abrumador de ajustes
• El rendimiento puede disminuir con equipos grandes
• Algunos usuarios tienen la sensación de que la interfaz está abarrotada

⭐️ Veredicto general:

ClickUp es la mejor opción para los equipos de relaciones públicas que manejan datos y quieren tenerlo todo en un mismo sitio. Es increíblemente capaz, pero requiere tiempo para configurarlo correctamente.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué son las herramientas de relaciones públicas?

Las herramientas de relaciones públicas son programas diseñados para hacer la vida de los especialistas en relaciones públicas mucho más fácil, más rápida y mucho menos estresante.

Si eres como yo, probablemente hayas pasado demasiado tiempo buscando contactos, revisando comunicados de prensa por enésima vez o intentando averiguar si tu campaña ha tenido realmente impacto.

Las mejores herramientas de relaciones públicas se encargan de toda esa locura y la convierten en algo que puedes gestionar... e incluso disfrutar. (Vale, disfrutar puede ser una exageración, pero al menos no te tirarás de los pelos).

Analicemos ahora los distintos tipos de herramientas de relaciones públicas que te harán la vida más fácil. Las he dividido en las siguientes categorías:

• Seguimiento de los medios de comunicación
• Divulgación
• Edición de texto
• Mapa mental
• Productividad
• Gestión de proyectos

Necesites lo que necesites, hay una herramienta para ello, y estoy a punto de mostrarte lo mejor de lo mejor.

¿Cómo elegir las mejores herramientas de relaciones públicas para su equipo de relaciones públicas digitales?

En general, depende del área de relaciones públicas que quieras mejorar.

La elección de la herramienta perfecta para su equipo de relaciones públicas digitales consiste, lamentablemente, en experimentar hasta encontrar la adecuada. 

Sin embargo, es posible evitar algunos de los errores siguiendo cuidadosamente los siguientes pasos:

1. Conozca las necesidades de su equipo
   ¿A qué retos se enfrenta su equipo? Señale dónde una herramienta puede aumentar la eficiencia, como en la búsqueda de contactos, la creación de activos de contenido o el análisis de datos.
2. Haga sus deberes
   Analice las herramientas disponibles. Compara funciones, facilidad de uso, atención al cliente y precios.
3. Compruebe la compatibilidad
   Cuando pruebe una herramienta, asegúrese de que se adapta bien a sus sistemas y flujos de trabajo actuales.
4. Cuidado con el presupuesto
   Compare el coste con el valor. Piensa más allá del precio inicial: considera los beneficios a largo plazo y el retorno de la inversión.
5. Pruébelo todo
   La mayoría de las herramientas ofrecen pruebas o demostraciones gratuitas, así que pruébalas. No hay mejor forma de ver si encajan.
6. Leer el rumor
   Consulta reseñas y recomendaciones. Las experiencias del mundo real pueden darte información sobre el rendimiento real de una herramienta.

Tienes que asegurarte de que satisface todas las necesidades de tu equipo y se ajusta a tus objetivos. Algunas herramientas son pequeñas y de apoyo, mientras que otras son plataformas completas. La verdad es que tendrás que evaluar cada una de forma diferente.

Este es mi consejo personal: a veces, las mismas herramientas pueden cubrir necesidades diferentes. Optar por una herramienta más avanzada suele ser mejor opción que alternar entre varias.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una herramienta de relaciones públicas?

• Ahorrar tiempo
  Las mejores herramientas de relaciones públicas se encargan automáticamente de las tareas aburridas, como el seguimiento de los medios de comunicación, el envío de comunicados de prensa y el seguimiento de la participación. Esto te deja tiempo libre para centrarte en las acciones más importantes y estratégicas que debería hacer un profesional de las relaciones públicas.
• Mejor alcance
  Con enormes bases de datos de medios de comunicación a tu alcance, las herramientas de relaciones públicas te permiten llegar a más gente con menos esfuerzo. Además, te ayudan a dirigirte a los periodistas y medios de comunicación con más probabilidades de interesarse por tu historia.
• Información basada en datos
  Estas herramientas te ofrecen análisis y métricas que muestran lo bien que están funcionando tus campañas de relaciones públicas. Obtendrás una imagen clara de la cobertura mediática, la participación de la audiencia y qué estrategias están dando en el blanco.
• Gestión de crisis
  En la gestión de crisis de relaciones públicas, la detección precoz es clave. Las herramientas de relaciones públicas con seguimiento en tiempo real pueden alertarle de posibles problemas o sentimientos negativos antes de que estallen. Esto te da la oportunidad de reaccionar rápidamente y gestionar la situación antes de que se descontrole.

• Gestión de las relaciones
  Muchas herramientas de relaciones públicas incluyen funciones de CRM que te ayudan a hacer un seguimiento de tus relaciones con periodistas y personas influyentes. Esto facilita la creación y el mantenimiento de las conexiones.

Conclusión

Encontrar las herramientas de relaciones públicas adecuadas puede cambiar su estrategia en 2025. Ya sea para agilizar las tareas diarias, ampliar el alcance o gestionar una crisis, las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia.

Con tantas opciones disponibles, puede que tengas que probar y equivocarte un poco, pero una vez que encuentres la que mejor se adapta a ti, te preguntarás cómo has podido vivir sin ellas.

Así que sumérgete, experimenta y deja que estas herramientas lleven tus relaciones públicas al siguiente nivel.

Reflexiones finales:

• Utiliza la IA para estar informado
  Utiliza herramientas como Brand24, que emplean IA para ofrecerte información en tiempo real sobre cómo se habla de tu marca. Así podrás ajustar rápidamente tu estrategia de relaciones públicas y evitar posibles problemas.
• Establecer relaciones sólidas con los medios de comunicación
  Herramientas como Muck Rack y Prowly te ayudan a encontrar y conectar con periodistas y personas influyentes. Céntrate en crear relaciones reales y duraderas en lugar de limitarte a recopilar contactos.
• Mantenga un flujo de trabajo fluido
  Elige herramientas de relaciones públicas que funcionen bien con lo que ya estás utilizando, como G Suite o ClickUp. De este modo, tu equipo podrá organizarse mejor y hacer las cosas sin complicaciones.

¿Quiere medir y analizar sus campañas de relaciones públicas? Inicie la prueba gratuita de 14 días del Brand24.