¿Cómo redactar un informe de relaciones públicas? Plantilla y ejemplo

Los profesionales de las relaciones públicas necesitan una forma sólida y asequible de presentar los resultados de su trabajo. ¿Todos los comunicados de prensa han tenido la repercusión deseada? ¿Aportó algún valor sustancial el contacto con personas influyentes? ¿Has alcanzado tus KPI de relaciones públicas? Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los informes de relaciones públicas.

La conclusión es sencilla: debes demostrar el valor de tu trabajo a tus supervisores. ¿Aumentan las cifras? ¿Influye tu trabajo en los resultados de la empresa? Esta información es crucial para el director general, el director de marketing y otros profesionales de las relaciones públicas con los que trabajes.

¿La solución? Un informe de relaciones públicas.

A Informe de relaciones públicas es una parte fundamental del sector. Un informe de relaciones públicas bien documentado y redactado le ayudará a tomar decisiones empresariales más acertadas. Es importante elaborar informes de relaciones públicas a intervalos regulares para tener siempre una visión general de la situación actual.

En este artículo hablaré de la forma más eficaz de crear un informe de relaciones públicas.

Esperamos que, al final de esta lectura, sea capaz de preparar una plantilla de informe trimestral de relaciones públicas informativo que lleve sus esfuerzos de comunicación al siguiente nivel.

Modelo de informe de relaciones públicas

Las herramientas de IA pueden ayudarle a generar plantillas de informes de relaciones públicas en cuestión de minutos.

¿Y lo mejor? Puedes personalizarlos según tus necesidades.

He creado los informes que figuran a continuación con unos pocos clics, y me ha llevado unos 5 minutos.

No dudes en descargarlos y comprobar cómo quedan.

💡Haga clic y descargue plantillas de informes de relaciones públicas:

⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (panel de análisis general) ⬇️

⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (PDF)⬇️

⬇️ Plantilla de informe comparativo de relaciones públicas con la competencia (PDF)⬇️

No les he aplicado ningún filtro específico, pero se pueden manipular muchas cosas. Por ejemplo:

• Fuentes incluidas en el informe
• El plazo concreto
• Resumen de la campaña específica
• y mucho más.

Además, puedes compartir este informe con quien necesites con un simple enlace.

Sinceramente, creo que es la mejor forma de crear un informe de relaciones públicas.

Tipos de informes de relaciones públicas

El tipo de informes y la forma de crearlos dependen del público destinatario. 

Los directivos o los clientes necesitan un tipo de informe de relaciones públicas diferente al del consejo de administración o los inversores. Los informes mensuales y trimestrales son los más populares, ¡pero hay más tipos!

He aquí una lista de los tipos de informes de relaciones públicas más populares:

01 Informes mensuales

Los informes mensuales de relaciones públicas le darán una visión general de la situación actual de su marca. Podrá examinar los efectos de su trabajo sobre el terreno y su cobertura mediática actual y, a continuación, ajustar sus actividades en consecuencia. También puede reasignar sus recursos al plan que aporte los resultados deseados.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Debe preparar informes mensuales de relaciones públicas para su supervisor directo o gerente.

02 Informes trimestrales

Si el informe mensual es una prueba, el informe trimestral de relaciones públicas es su nota final. Los informes trimestrales le ayudarán a defender sus resultados. Podrás establecer con precisión la correlación entre el dinero invertido en tu campaña de relaciones públicas y los resultados empresariales específicos. Incluso si realizas actividades que no están directamente relacionadas con las ventas, podrás explicar los beneficios para la marca que gestionas.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Los informes trimestrales son una lectura interesante para el vicepresidente, el director de marketing o los profesionales de relaciones públicas.

03 Informes anuales

Los informes anuales son uno de los informes de relaciones públicas más importantes que tiene que preparar. Tu jefe tomará decisiones presupuestarias basándose en los datos que incluyas en el informe anual. Si necesitas dinero para herramientas adicionales, nuevos miembros del equipo u otros recursos, debes indicarlo en el informe. No olvides mention el resultado previsto del gasto.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Los informes anuales de relaciones públicas contienen información importante para los directores generales, el consejo de administración o los inversores.

04 Informe de la campaña de relaciones públicas

Antes de lanzar una campaña de relaciones públicas, hay que crear informes para definir los objetivos. Su informe indicará si ha logrado su objetivo y qué debe mejorar antes de la próxima campaña.

🔎 ¿A quién va dirigido?

Debe preparar informes de campaña de relaciones públicas para su supervisor directo o su director de marketing. La audiencia del informe depende del tamaño de la campaña.

05 Informe de crisis

Todas las marcas son propensas a las crisis. Gracias a la Crisis de relaciones públicas puede mostrar cómo su departamento ayudó a minimizar los daños, cambió la narrativa y protegió la reputación de su marca. Es un gran informe para presumir de tus esfuerzos de relaciones públicas.

🔎 ¿A quién va dirigido?

La gestión de crisis es una oportunidad para los responsables de relaciones públicas.

Informes manuales de relaciones públicas: 3 pasos cruciales.

¿Prefiere hacer su informe de relaciones públicas manualmente?

Una vez que decidas qué tipo de informe de relaciones públicas quieres preparar y a quién va dirigido, ¡ya puedes ponerte manos a la obra!

Aquí tienes una lista de puntos clave que puedes incluir:

01 Comprobar el volumen de menciones

El volumen de mentions le muestra cuántas veces se ha utilizado en línea el nombre de su marca, producto o servicio.

En teoría, cuanto mayor sea el volumen de medios mention, mayor reconocimiento tendrá su marca.

Es importante comenzar el análisis de las relaciones públicas con el volumen de medios mention.

Un repentino aumento de la cifra indicará que su campaña de relaciones públicas está funcionando. Cada vez más gente ha oído hablar de su empresa, así que notoriedad de marca están aumentando.

Eso es exactamente lo que puedes ver en la captura de pantalla de arriba. Duolingo hizo una campaña que se hizo viral y creó expectación en todo internet.

02 Realizar análisis de sentimiento

El sentimiento le dará el contexto que necesita para evaluar el impacto de sus comunicaciones de relaciones públicas en su marca.

El mismo análisis de sentimiento le dirá qué opina la gente de su empresa. La herramienta utiliza algoritmos basados en PNL e IA para determinar si el sentimiento hacia su marca es positivo, negativo o neutro.

Análisis del sentimiento le ayudará a detectar cualquier crisis inminente y los pasos a seguir para contrarrestar sus efectos. El proceso ayuda a determinar el contenido más exitoso y, en última instancia, a aumentar el alcance.

03 Elabore su actuación

El alcance es la métrica que determina en gran medida su rendimiento.

Es especialmente importante para las distintas agencias de relaciones públicas que tienen que trabajar en las relaciones con los medios de comunicación.

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Brand24 calcula tanto el alcance social como el no social, por lo que obtendrá un análisis listo para usar:

Este análisis también muestra cuántas personas podrían haber entrado en contacto con su contenido.

Desde el punto de vista de las relaciones públicas, llegar al público adecuado con el mensaje adecuado en el momento adecuado es el Santo Grial.

Informe de relaciones públicas: ¿Qué incluir?

Aparte de las métricas de relaciones públicas, su informe de relaciones públicas debe incluir otra información importante.

La buena noticia es que la estructura de un informe debería ser la misma para todos los sectores de las relaciones públicas. Puedes ajustar el informe y las métricas a tu estrategia de relaciones públicas, para presentar los datos más procesables.

¿Qué debe incluir un responsable de relaciones públicas en un informe?

01 Resumen

Elaborará un informe de relaciones públicas diferente en función de su público y de la estructura de su organización. Tanto si el informe lo lee el director general como el gerente o el consejo de administración, lo que necesitan es ver los datos y resultados más importantes.

Por eso debe incluir siempre un resumen detallado de la cobertura de la marca.

02 Puntos de referencia

Todos los datos que presente en sus informes de relaciones públicas necesitan un contexto. Elija los puntos de referencia adecuados, tanto de sus campañas anteriores como de las cifras de sus competidores, para interpretar correctamente sus datos.

03 Inteligencia competitiva

La inteligencia competitiva es parte integrante de un informe anual de relaciones públicas. Inteligencia competitiva ilustrará la presencia global de su empresa y el sentimiento hacia su marca. La inteligencia competitiva es especialmente importante para las relaciones con los inversores.

Mi consejo: utilice un programa informático de relaciones públicas

Antes de iniciar cualquier campaña de relaciones públicas, debe encontrar el software de relaciones públicas adecuado.

Una herramienta ideal recopilará los datos en tiempo real de diversas fuentes, incluidas las plataformas web y de medios sociales. Además, la herramienta de seguimiento de medios debería aportar ideas sobre lo que su departamento de marketing y comunicación podría utilizar para mejorar sus actuales campañas de relaciones públicas.

Implantación de una herramienta de escucha social en su pila de herramientas de marketing y comunicación automatizará la mayor parte del proceso.

Por ejemplo, con Brand24 puede crear informes con unos pocos clics y recibirlos automáticamente por correo electrónico durante un periodo predefinido. ¡Un salvavidas!

Alternativamente, puede probar uno de estos Herramientas de seguimiento de las relaciones públicas.

Análisis de las relaciones públicas

Muchos programas informáticos de relaciones públicas analizan automáticamente los mention recogidos en las redes sociales.

Una sección de análisis sólida le ahorrará mucho tiempo, hará que los resultados de sus campañas de relaciones públicas sean más manejables y llevará sus esfuerzos de relaciones públicas al siguiente nivel.

¿Qué debe contener el análisis perfecto de las relaciones públicas?

• El volumen de menciones
• Sentimiento
• Alcance, tanto para los medios sociales como para las fuentes web
• Participación en las redes sociales
• Contexto del debate
• Informes en PDF totalmente personalizables
• Comparación de dos o más proyectos de seguimiento de los medios de comunicación

Fuentes de datos de relaciones públicas

Aparte de la parte de análisis de los resultados, hay que echar un vistazo a las fuentes de los datos.

Algunos Herramientas de relaciones públicas se centrarán en los canales de los medios sociales, otros cubrirán sólo las fuentes web. En mi opinión, deberías obtener datos de todas las fuentes, para que tu marketing y comunicación puedan tomar las decisiones más informadas posibles.

¿Qué resultados proporcionará Brand24?

• Principales plataformas de medios sociales, como Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok y YouTube.
• Fuentes web de acceso público
• Comunicados de prensa
• Podcasts
• Boletines
• Sitios de noticias
• Blogs
• Sitios de revisión
• Foros

Como puede ver, Brand24 tiene una sólida cobertura mediática. Este conjunto de datos de seguimiento de medios le ayudará a tomar las decisiones más informadas y perspicaces para su organización.

Además, los datos se recopilan en tiempo real, y las notificaciones por correo electrónico y en la aplicación te ayudarán a estar al tanto de todo.

Buenas prácticas en los informes de relaciones públicas

Ya sabes mucho sobre cómo redactar un informe de relaciones públicas: conoces las posibilidades de las herramientas de IA, que necesitas definir una audiencia y determinar el tipo de informe de relaciones públicas, y tienes una visión general de las métricas clave que necesitas seguir.

Existen otras buenas prácticas y consejos para la elaboración de informes de relaciones públicas que deberías poner en práctica para tener éxito y demostrar el retorno de la inversión.

01 Definir claramente los objetivos de la campaña de relaciones públicas

Su informe de relaciones públicas será tan bueno como lo sea su campaña de relaciones públicas. Por eso es crucial definir claramente los objetivos de la campaña antes de empezar a hacer nada. En tus informes, tienes que presentar pruebas de que tu trabajo está aportando un valor sustancial a los negocios de tus clientes.

02 KPI de relaciones públicas

Antes de empezar a elaborar informes de relaciones públicas, hay que acordar con el cliente los indicadores clave de resultados.

Es importante estar de acuerdo en lo que respecta a los indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un seguimiento de las métricas correctas en todo momento. Es importante empezar a monitorizar los medios antes de iniciar la campaña, ya que recopilar datos históricos es caro y no siempre preciso.

03 Visuales

El público destinatario de sus informes suele estar muy ocupado. Para que sus informes sean más comprensibles, incluya algunos elementos visuales, por ejemplo, cuadros, gráficos o tablas. Los elementos visuales facilitarán la demostración del valor comercial de las relaciones públicas para la empresa.

04 Escriba sus recomendaciones

La elaboración de informes mensuales le proporciona una ventaja competitiva única. Al tener una visión general de los datos, puede detectar fácilmente las tendencias, identificar los contenidos con mejor rendimiento y proporcionar valiosos comentarios tras eventos especiales y lanzamientos de productos.

Es una oportunidad para añadir un poco de periodismo de investigación a tu trabajo.

Detectar los puntos de vista le permite ofrecer valiosas recomendaciones sobre cómo ajustar sus esfuerzos de relaciones públicas para aportar aún más valor a sus iniciativas de marketing y comunicación.

Además, no requiere necesariamente mucho tiempo. Puedes pedir a la IA recomendaciones basadas en tus datos de rendimiento:

Conclusión

Esperemos que a estas alturas tengas toda la información que necesitas para redactar tu informe de relaciones públicas y mostrar los efectos de tu estrategia de marketing y comunicación en tu empresa.

¿Qué hay que tener en cuenta al elaborar un informe?

1. Piense en su público. ¿Quién va a leerlo? ¿Tu jefe o uno de los directivos? Dependiendo del público que elijas, tendrás que aportar distintos datos en tu trabajo.
2. Acuerde de antemano las métricas de negocio y los KPI. Quieres compartir las principales novedades y mostrar el valor de tu trabajo. Es difícil hacerlo cuando tu ejecutivo o cliente se centra en métricas diferentes.
3. Elige una herramienta de seguimiento de medios. Una herramienta de Software de relaciones públicas le ayudará a obtener la información que necesita para impulsar su negocio y le ahorrará mucho tiempo de recopilación y análisis de los resultados.
4. Proporcione sus recomendaciones empresariales. Es una de las partes más importantes de su viaje de relaciones públicas.

O puedes simplificar el proceso y generar un informe utilizando IA. Comience con una prueba gratuita de Brand24 y simplifique los informes de relaciones públicas