Informe de RRPP: Cómo redactar, plantilla y ejemplo [2025]
Índice
Los profesionales de las relaciones públicas necesitan una forma sencilla de comprobar los resultados de su trabajo. Tomemos como ejemplo el lanzamiento del iPhone 17 de Apple. Pocos días después del evento de septiembre, generó 13,6 mil mention y 444 millones de reach, con un pico de más de 210 millones sólo el día del lanzamiento. El sentimiento se mantuvo estable en 21% positivos y sólo 4% negativos, en línea con la percepción general de la marca Apple.
Este es exactamente el tipo de datos que los informes de relaciones públicas deberían mostrar: no sólo cuánta expectación ha habido, sino de dónde ha venido, qué tono ha tenido y cómo se ha comparado con el panorama general de la marca.
Sin un seguimiento y unos informes de relaciones públicas estructurados, sería casi imposible obtener información de este tipo.
- ¿Aumentan las cifras?
- ¿Afecta tu trabajo a los resultados de la empresa?
Esta información es crucial para tu director general, tu director de marketing y otros profesionales de las relaciones públicas con los que trabajes.
En este artículo te guiaré por el mundo de los informes de relaciones públicas.
Esperamos que, al final de esta lectura, sea capaz de preparar un informe de relaciones públicas informativo que lleve sus esfuerzos de comunicación al siguiente nivel.
¿Qué es un informe de relaciones públicas?
A Informe de relaciones públicas es un documento que resume sus esfuerzos de relaciones públicas.
Un informe de relaciones públicas bien elaborado le ayudará a tomar decisiones empresariales más perspicaces y a presentar sus resultados al nivel C.
Es esencial elaborar informes de relaciones públicas a intervalos regulares para que siempre tengas una visión clara de tu situación y de cómo cambia.
¿Cuáles son los tipos de informes de relaciones públicas?
El tipo de informes y la forma de crearlos dependen del público destinatario y de su cobertura mediática.
Los directivos o los clientes necesitan un tipo de informe de relaciones públicas diferente al del consejo de administración o los inversores.
Sí, los informes mensuales y trimestrales son los más populares, ¡pero hay más tipos!
¿Quizá le convendría otro tipo?
Consulte la siguiente lista para encontrar los mejores informes de relaciones públicas para usted.
Aquí tienes una lista:
01 Informes mensuales
Los informes mensuales de relaciones públicas le darán una visión general de la situación actual de su marca.
¿Cuáles son las ventajas de informar a menudo?
- Puede examinar los efectos de su trabajo sobre el terreno y su cobertura mediática actual, y luego ajustar sus actividades en consecuencia.
- También puede reasignar sus recursos al plan que le aporte los resultados deseados.
🔎 ¿Quién se beneficiará de los informes mensuales?
Es un gran informe de relaciones públicas para todos los profesionales que tienen que informar a un supervisor o directivo.
02 Informes trimestrales
Si el informe mensual es una prueba, el informe trimestral de relaciones públicas es el resultado final. Los informes trimestrales te ayudarán a defender tus resultados y a adaptar la estrategia general de relaciones públicas.
- Podrá determinar con precisión la correlación entre el dinero invertido en su campaña de relaciones públicas y los resultados empresariales específicos, así como el impacto de los comunicados de prensa.
- Aunque realice actividades que no estén directamente relacionadas con las ventas, puede explicar los beneficios para la marca que gestiona y comprobar si la cobertura mediática se ajusta al plan.
🔎 ¿A quién beneficiará la presentación de informes trimestrales?
Los informes trimestrales son los que exigirán tu vicepresidente, tu director de marketing o los profesionales de relaciones públicas de alto nivel, pero es probable que tú (director de relaciones públicas) también los utilices, ya que muestran cómo lo estás haciendo.
Los informes de RRPP suelen compartirse con las partes interesadas que invierten en los esfuerzos de RRPP.
03 Informes anuales
Los informes anuales son uno de los informes de relaciones públicas más importantes que hay que preparar. ¿Por qué?
- Tu jefe tomará decisiones presupuestarias basándose en los datos que incluyas en el informe anual.
- Los informes anuales de relaciones públicas resumen las actividades de relaciones públicas de un año y las métricas de rendimiento.
- Si necesita fondos adicionales para herramientas, nuevos miembros del equipo, mayor cobertura mediática u otros recursos, puede especificarlo en el informe anual.
No olvides mention la estrategia de relaciones públicas y el resultado previsto del gasto.
🔎 ¿Quién se beneficiará del informe anual?
Los informes anuales de relaciones públicas contienen información importante para los directores generales, el consejo de administración o los inversores.
Muestran el rendimiento actual de las relaciones públicas, resumen las colaboraciones con los medios de comunicación e incluyen estadísticas de seguimiento de los medios.
04 Informe de la campaña de relaciones públicas
Antes de lanzar una campaña de relaciones públicas, hay que crear informes para definir los objetivos.
- Su informe de campaña indicará si ha alcanzado su objetivo y qué debe mejorar antes de la próxima campaña.
- La frecuencia de los informes de las campañas de relaciones públicas depende de las necesidades de las partes interesadas.
🔎 ¿A quién beneficia un informe de campaña?
En general, el equipo de RR. Debe preparar informes sobre la campaña de relaciones públicas para su supervisor directo o el director de marketing. Normalmente, la audiencia del informe depende del tamaño de la campaña.
Si el presupuesto de la campaña fuera grande, probablemente más gente querría revisar los resultados.
05 Informe de crisis
Sí, todos desearíamos que no fuera cierto. Pero todas las marcas son propensas a las crisis.
- Gracias a la Crisis de relaciones públicas puede mostrar cómo su departamento ayudó a minimizar los daños, cambiar la narrativa y proteger la reputación de su marca.
🔎 ¿A quién beneficia un informe de crisis?
La gestión de crisis es una oportunidad para los responsables de relaciones públicas.
Informe manual de relaciones públicas: Tutorial en 3 pasos
Una vez que decidas qué tipo de informe de relaciones públicas quieres preparar y a quién va dirigido, ¡ya puedes ponerte manos a la obra!
¿Cómo crear un informe de relaciones públicas?
Aquí tienes una lista de los puntos clave que debes incluir:
01 Comprobar el volumen de menciones
El volumen de mentions le muestra cuántas veces se ha utilizado en línea el nombre de su marca, producto o servicio.
En teoría, cuanto mayor sea el volumen de medios mention, mayor reconocimiento tendrá su marca.
Es importante comenzar el análisis de las relaciones públicas comprobando los mention de los medios de comunicación.
Un repentino aumento de los mention en los medios de comunicación puede indicar que tu campaña de relaciones públicas está funcionando o que tu marca está sufriendo una crisis de relaciones públicas.
En el primer caso, cada vez más gente conoce su empresa, lo que se traduce en un aumento de los ingresos. notoriedad de marca niveles.
Eso es exactamente lo que puedes ver en la captura de pantalla anterior.
Duolingo hizo una campaña que se hizo viral y creó expectación en todo Internet.
Pero, ¿cómo sabes que no son las malas palabras?
02 Realizar análisis de sentimiento
El sentimiento le dará el contexto que necesita para evaluar el impacto de sus comunicaciones de relaciones públicas en su marca.
Ya sea negativo o positivo.
¿Cómo funciona el análisis de opiniones?
El análisis de sentimiento clasifica el tono de la cobertura como positivo, negativo o neutro, aportando ejemplos de citas o titulares clave para ilustrar la percepción de la marca.
Análisis del sentimiento le ayudará a detectar cualquier crisis inminente y los pasos a seguir para contrarrestar sus efectos. El proceso ayuda a determinar los contenidos de mayor éxito y, en última instancia, a aumentar el alcance.
03 Elabore su actuación
El alcance es la métrica que determina en gran medida su rendimiento.
Es especialmente importante para las distintas agencias de relaciones públicas que tienen que trabajar en las relaciones con los medios de comunicación.
He aquí cómo pueden presentarse esas métricas:
Este análisis también muestra cuántas personas podrían haber entrado en contacto con su contenido.
Desde el punto de vista de las relaciones públicas, llegar al público adecuado con el mensaje adecuado en el momento adecuado es el Santo Grial.
¿Qué incluir en un informe de relaciones públicas?
He preguntado a un experto en la materia: el Director de Relaciones Públicas, Marlena Stemler-Matysiakpara compartir sus imprescindibles en el reportaje de relaciones públicas.
Lo admite:
Sin embargo, cree que hay algunos universales que siempre aportan una valiosa perspectiva sobre la evolución de la visibilidad y la imagen.
Aquí está la lista con una nota rápida sobre por qué debe prestar atención a esta métrica:
01 Volumen de mentions
Normalmente, cuantos más mention, mejor. Queremos ver un crecimiento constante en este ámbito. Si no lo hay, merece la pena revisar la estrategia.
Sin embargo, es importante recordar que se trata de un indicador muy general y no determina el éxito de una campaña.
02 Más populares mentions
Muestran qué comentarios sobre la marca han obtenido mayor visibilidad.
Merece la pena vigilar este indicador para prevenir crisis e identificar oportunidades de colaboración con los medios de comunicación o personas influyentes.
03 El contexto del debate
Es una métrica importante para la planificación de contenidos.
- ¿Qué debate nuestro público?
- ¿Hay alguna pregunta o tema que valdría la pena abordar en futuras publicaciones?
Un informe de relaciones públicas eficaz combina cifras concretas con información cualitativa para contar una historia completa de los resultados de la campaña.
04 Análisis de sentimiento
Consiste en investigar el estado de ánimo en torno a la marca, lo que ayuda a identificar las áreas en las que los clientes están insatisfechos o experimentan dificultades.
Si hay más mention negativos, ¡hay que actuar rápido!
05 Sitios influyentes
Merece la pena saber qué dicen de la marca las personas o plataformas influyentes y dar forma a estos mensajes colaborando con ellas, por ejemplo.
El resumen de la cobertura mediática debe incluir las fechas de publicación, los nombres de los medios, los enlaces a los artículos en línea, el alcance estimado y las principales victorias mediáticas.
Modelo de informe de relaciones públicas
Las herramientas de IA pueden ayudarle a generar plantillas de informes de relaciones públicas en cuestión de minutos.
Puede personalizarlos según sus necesidades y generar gráficos y perspectivas con unos pocos clics.
He creado los informes que aparecen a continuación, y me ha llevado unos 5 minutos.
Y también puedes crear uno para tu marca.
No dude en descargarlos y comprobar cómo son.
💡Haga clic y descargue plantillas de informes de relaciones públicas:
⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (panel de análisis general) ⬇️
⬇️ Plantilla de informe de relaciones públicas (PDF)⬇️
⬇️ Plantilla de informe comparativo de relaciones públicas con la competencia (PDF)⬇️
No les he aplicado ningún filtro específico, pero se pueden manipular muchas cosas. Por ejemplo:
- Fuentes incluidas en el informe
- El plazo concreto
- Resumen de la campaña específica
- y mucho más.
Además, puedes compartir este informe con quien necesites con un simple enlace.
Sinceramente, creo que es la mejor forma de crear un informe de relaciones públicas.
Mi consejo: utilice un programa informático de relaciones públicas
Antes de iniciar cualquier campaña de relaciones públicas, debe encontrar el software de relaciones públicas adecuado.
Las herramientas de seguimiento de medios ayudan a rastrear los mention de la marca en diversas plataformas.
Una herramienta ideal recopilará los datos en tiempo real de diversas fuentes, incluidas la web y las plataformas de medios sociales.
Además, el herramienta de seguimiento de medios debería aportar ideas sobre lo que su departamento de marketing y comunicación podría utilizar para mejorar sus actuales campañas de relaciones públicas.
Implantación de una herramienta de escucha social en su pila de herramientas de marketing y comunicación automatizará la mayor parte del proceso.
Puede probar uno de estos Herramientas de seguimiento de las relaciones públicas.
Métricas de relaciones públicas
Muchos programas informáticos de relaciones públicas analizan automáticamente los mention recogidos en las redes sociales.
Una sección de análisis sólida le ahorrará mucho tiempo, hará que los resultados de sus campañas de relaciones públicas sean más manejables y llevará sus esfuerzos de relaciones públicas al siguiente nivel.
¿Qué debe contener el análisis perfecto de las relaciones públicas?
- El volumen de menciones
- Sentimiento
- Alcance, tanto para los medios sociales como para las fuentes web
- Participación en las redes sociales
- Contexto del debate
- Informes en PDF totalmente personalizables
- Comparación de dos o más proyectos de seguimiento de los medios de comunicación
Fuentes de datos de relaciones públicas
Aparte de la parte de análisis de los resultados, hay que echar un vistazo a las fuentes de los datos.
Algunos Herramientas de relaciones públicas se centrarán en los canales de los medios sociales, otros sólo cubrirán las fuentes web.
En mi opinión, debe obtener datos de todas las fuentes, para que su marketing y comunicación puedan tomar las decisiones más informadas posibles.
Los objetivos de la campaña deben ser SMART: Específicos, medibles, alcanzables, realistas y sujetos a plazos..
¿Cuáles son los Buenas prácticas en los informes de relaciones públicas?
Ya sabes mucho sobre cómo redactar un informe de relaciones públicas:
- Conoce las posibilidades de las herramientas de IA.
- Sabe que debe definir un público y determinar el tipo de informe de relaciones públicas.
- Y tenga una visión general de las métricas clave que debe controlar.
Existen otras buenas prácticas y consejos para la elaboración de informes de relaciones públicas que deberías poner en práctica para tener éxito y demostrar el retorno de la inversión.
01 Definir claramente los objetivos de la campaña de relaciones públicas
Su informe de relaciones públicas será tan bueno como lo sea su campaña de relaciones públicas. Por eso es crucial definir claramente los objetivos de la campaña antes de empezar a hacer nada. En tus informes, tienes que presentar pruebas de que tu trabajo está aportando un valor sustancial a los negocios de tus clientes.
02 KPI de relaciones públicas
Antes de empezar a elaborar informes de relaciones públicas, hay que acordar con el cliente los indicadores clave de resultados.
Es importante estar de acuerdo en lo que respecta a los indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un seguimiento de las métricas correctas en todo momento. Es importante empezar a monitorizar los medios antes de iniciar la campaña, ya que recopilar datos históricos es caro y no siempre preciso.
03 Visuales
El público destinatario de sus informes suele estar muy ocupado. Para que sus informes sean más comprensibles, incluya algunos elementos visuales, por ejemplo, cuadros, gráficos o tablas. Los elementos visuales facilitarán la demostración del valor comercial de las relaciones públicas para la empresa.
04 Escriba sus recomendaciones
La elaboración de informes mensuales le proporciona una ventaja competitiva única. Al tener una visión general de los datos, puede detectar fácilmente las tendencias, identificar los contenidos con mejor rendimiento y proporcionar valiosos comentarios tras eventos especiales y lanzamientos de productos.
Es una oportunidad para añadir un poco de periodismo de investigación a tu trabajo.
Detectar los puntos de vista le permite ofrecer valiosas recomendaciones sobre cómo ajustar sus esfuerzos de relaciones públicas para aportar aún más valor a sus iniciativas de marketing y comunicación.
Además, no requiere necesariamente mucho tiempo.
Puedes pedir a la IA recomendaciones basadas en tus datos de rendimiento:
Conclusión
Esperemos que a estas alturas ya disponga de toda la información necesaria para crear informes que resuman sus esfuerzos de relaciones públicas.
Así que - punto de control final.
¿Qué hay que tener en cuenta al elaborar un informe?
- Piense en su público. ¿Quién lo va a leer? ¿Tu jefe o uno de los directivos? En función del público que elija, tendrá que aportar distintos datos en su trabajo.
- Acuerde de antemano las métricas empresariales y los KPI. Quieres compartir las noticias más importantes y mostrar el valor de tu trabajo. El sector de las relaciones públicas es muy amplio, por lo que es difícil mantener la concentración cuando tu ejecutivo o cliente se centra en diferentes métricas.
- Elija una herramienta de seguimiento de medios. Una buena elección Software de relaciones públicas le ayudará a obtener información para aumentar su cobertura mediática.
- Aporte sus recomendaciones empresariales. Los informes deben concluir con una perspectiva de futuro que detalle cómo influirán las actividades actuales en los proyectos y objetivos futuros.
Porque ¿para qué informar si después no piensas rendir cuentas?
Puede simplificar el proceso y generar un informe utilizando IA. Comience con una prueba gratuita de Brand24 y simplifique los informes de relaciones públicas
