¿Cómo redactar un informe de relaciones públicas?

Los profesionales de las relaciones públicas necesitan una forma sólida y asequible de presentar los resultados de su trabajo. ¿Todos los comunicados de prensa han tenido la repercusión deseada? ¿Aportó algún valor sustancial el contacto con personas influyentes? ¿Has alcanzado tus KPI de relaciones públicas? Aquí tienes todo lo que necesitas saber sobre los informes de relaciones públicas.

La conclusión es sencilla: debes demostrar el valor de tu trabajo a tus supervisores. ¿Aumentan las cifras? ¿Influye tu trabajo en los resultados de la empresa? Esta información es crucial para el director general, el director de marketing y otros profesionales de las relaciones públicas con los que trabajes.

¿La solución? Un informe de relaciones públicas

Los informes ayudarán a todos los profesionales de las relaciones públicas a presentar gráficamente el ROI de su trabajo. Los resultados empresariales son métricas importantes para la alta dirección, por lo que es importante mostrar las cifras correctas de forma exhaustiva.

Tienes que recopilar los datos y analizarlos tú mismo. Una herramienta de informes de RR.

En este artículo hablaremos de la forma más eficaz de elaborar un informe de relaciones públicas. Esperamos que, al final de esta lectura, seas capaz de preparar un informe de relaciones públicas informativo que lleve tus esfuerzos de comunicación al siguiente nivel.

Eso es lo que nos espera hoy:

• Marco del informe de relaciones públicas
• Software de relaciones públicas
• Métricas de los informes de relaciones públicas
• Elementos del informe PR
• Buenas prácticas en los informes de relaciones públicas
• Redacte su informe de relaciones públicas

Marco del informe de relaciones públicas

Un informe es una parte fundamental del sector de las relaciones públicas. Un informe de RR. PP. bien documentado y redactado le ayudará a tomar decisiones empresariales más acertadas. Es importante elaborar informes de RR. PP. a intervalos regulares para tener siempre una visión general de la situación actual.

El tipo de informes depende del público destinatario. Los directivos o los clientes necesitan un tipo de informe de relaciones públicas distinto al del consejo de administración o los inversores.

Informes mensuales

Debe preparar informes mensuales de relaciones públicas para su supervisor directo o gerente.

Los informes mensuales de relaciones públicas le darán una visión general de la situación actual de su marca. Podrá examinar sobre el terreno los efectos de su trabajo y ajustar sus actividades en consecuencia. También puede reasignar sus recursos al plan que aporte los resultados deseados.

Informes trimestrales

Los informes trimestrales son una lectura interesante para el vicepresidente, el director de marketing o los profesionales de relaciones públicas.

Si el informe mensual es una prueba, el informe trimestral de relaciones públicas es su nota final. Los informes trimestrales le ayudarán a defender sus resultados. Podrás establecer con precisión la correlación entre el dinero invertido en tu campaña de relaciones públicas y los resultados empresariales específicos. Incluso si realizas actividades que no están directamente relacionadas con las ventas, podrás explicar los beneficios para la marca que gestionas.

Informes anuales

Los informes anuales de relaciones públicas contienen información importante para los directores generales, el consejo de administración o los inversores.

Los informes anuales son uno de los informes de relaciones públicas más importantes que tiene que preparar. Tu jefe tomará decisiones presupuestarias basándose en los datos que incluyas en el informe anual. Si necesitas dinero para herramientas adicionales, nuevos miembros del equipo u otros recursos, debes indicarlo en el informe. No olvides mencionar el resultado previsto del gasto.

Informes de la campaña de relaciones públicas

Debe preparar informes de campaña para su supervisor directo o su director de marketing. La audiencia del informe depende del tamaño de la campaña.

Antes de lanzar una campaña de relaciones públicas, hay que definir los objetivos. Su informe indicará si ha logrado su objetivo y qué debe mejorar antes de la próxima campaña.

Informe de crisis

Todas las marcas son propensas a sufrir crisis. La gestión de crisis es una oportunidad para los responsables de RR. Gracias a la Crisis de relaciones públicas puede mostrar cómo su departamento ayudó a minimizar los daños, cambió la narrativa y protegió la reputación de su marca.

El mejor software de relaciones públicas

Antes de iniciar cualquier campaña de relaciones públicas, debe encontrar el software de relaciones públicas adecuado.

Una herramienta ideal recopilará los datos en tiempo real de diversas fuentes, incluidas las plataformas web y de medios sociales. Además, la herramienta de seguimiento de medios debería aportar ideas que su departamento de marketing y comunicación podría utilizar para mejorar sus actuales campañas de relaciones públicas.

Recomiendo encarecidamente utilizar una herramienta de seguimiento de medios, por ejemplo, Brand24, una de las más sólidas y asequibles del mercado.

Implantación de una herramienta de escucha social en su pila de herramientas de marketing y comunicación tendrá muchas ventajas. Echemos un vistazo.

Alternativamente, pruebe uno de estos Herramientas de seguimiento de las relaciones públicas.

Análisis de las relaciones públicas

Muchos programas de relaciones públicas analizan automáticamente las menciones recogidas. Una sección de análisis robusta te ahorrará mucho tiempo, hará que los resultados de tus campañas de relaciones públicas sean más manejables y llevará tus esfuerzos de relaciones públicas al siguiente nivel.

¿Qué debe contener el análisis perfecto de las relaciones públicas?

• el volumen de menciones
• sentimiento
• alcance, tanto para los medios sociales como para las fuentes web
• el contexto del debate
• informes en PDF totalmente personalizables
• comparación de dos o más proyectos de seguimiento de los medios de comunicación

Fuentes de datos de relaciones públicas

Aparte de la parte de análisis de los resultados, hay que echar un vistazo a las fuentes de los datos.

Algunos Herramientas de relaciones públicas se centrarán en los canales de los medios sociales, otros cubrirán sólo las fuentes web. En mi opinión, deberías obtener datos de todas las fuentes, para que tu marketing y comunicación puedan tomar las decisiones más informadas posibles.

¿Qué resultados proporcionará Brand24?

• las principales plataformas de medios sociales, como Facebook, Instagram, Twitter, Twitch, TikTok y YouTube
• fuentes web públicas
• podcasts
• boletines
• sitios de noticias
• blogs
• sitios de revisión
• foros

Como puede ver, Brand24 cubre todas las fuentes de medios. Este conjunto de datos de seguimiento de medios te ayudará a tomar las decisiones más informadas y perspicaces para tu organización. Además, los datos se recopilan en tiempo real, y las notificaciones por correo electrónico y en la aplicación te ayudarán a estar al tanto de todo.

Métricas de los informes de relaciones públicas

Una vez que decida qué tipo de informe de relaciones públicas desea preparar y quién es el lector al que va dirigido, debe examinar más detenidamente el Métricas de los informes de relaciones públicas. Las métricas le ayudarán a medir el progreso de su

Estos dos aspectos de la redacción de un informe de relaciones públicas informativo y perspicaz son cruciales para su éxito. ¿Qué métricas de relaciones públicas debe controlar para determinar el éxito de sus actividades de relaciones públicas?

El volumen de menciones

El volumen de menciones muestra cuántas veces se ha utilizado en Internet el nombre de su marca, producto o servicio. En teoría, cuanto mayor sea el volumen de menciones, mayor reconocimiento tendrá su marca.

Es importante empezar el análisis de las relaciones públicas con el volumen de menciones. Un repunte repentino en el número indicará que tu campaña de relaciones públicas está funcionando. Cada vez más gente ha oído hablar de su empresa, así que notoriedad de marca están aumentando.

El sentimiento

El sentimiento le dará el contexto que necesita para evaluar el impacto de sus comunicaciones de relaciones públicas en su marca.

El sentimiento le dirá qué piensa la gente de su empresa. La herramienta utiliza algoritmos basados en PNL e IA para determinar si el sentimiento hacia tu marca es positivo, negativo o neutro.

Análisis del sentimiento le ayudará a detectar cualquier crisis inminente y a contrarrestar sus efectos. El proceso ayuda a determinar los contenidos más exitosos y, en última instancia, a aumentar el alcance.

Llegue a

El alcance es la métrica que le ayudará a evaluar la difusión de su mensaje en Internet. Es especialmente importante para las distintas agencias de relaciones públicas que tienen que trabajar en las relaciones con los medios de comunicación.

Las herramientas de seguimiento de medios te ayudarán a analizar todas las menciones públicas disponibles que contengan tu palabra clave. Una de las métricas analíticas disponibles es el alcance. Brand24 calcula tanto el alcance social como el no social.

El alcance indicará cuántas personas podrían haber entrado en contacto con su contenido. Desde el punto de vista de las relaciones públicas, llegar al público adecuado con el mensaje adecuado en el momento adecuado es el Santo Grial.

La cuota de voz

La cuota de voz es una métrica de confianza. El share of voice determina qué parte de toda la discusión online fue generada por tu cuenta. Cuanto mayor sea el share of voice, más se le considerará un líder del sector.

Los sitios más influyentes

Los sitios más influyentes indicarán dónde se ha mencionado su empresa en Internet. Cuanto mayor sea la puntuación de influencia del sitio web, más difícil será que te mencionen en él. Es la ficha que se comprueba para evaluar las relaciones con los medios de comunicación y detectar cualquier oportunidad de enviar comunicados de prensa a nuevas fuentes.

Los sitios más influyentes son un claro indicador del valor de su trabajo. Puede aumentar sustancialmente la notoriedad de su marca, llegar a nuevos públicos y establecer su marca como líder del sector.

Recuerde hacer un seguimiento conjunto de las métricas de la marca. Si analizas las métricas de forma holística, podrás evaluar e informar correctamente de los resultados de tu trabajo.

Elementos del informe PR

Aparte de las métricas de relaciones públicas, su informe de relaciones públicas debe incluir otra información importante.

La buena noticia es que la estructura de un informe debería ser la misma para todos los sectores de las relaciones públicas. Puedes ajustar el informe y las métricas a tu estrategia de relaciones públicas, para presentar los datos más procesables.

¿Qué debe incluir un responsable de relaciones públicas en un informe?

Resumen

Dependiendo de su público y de la estructura de su organización, elaborará un informe de relaciones públicas diferente. Tanto si el informe lo lee el director general, el gerente o el consejo de administración, lo que necesitan es ver los datos y resultados más importantes.

Por eso debe incluir siempre un resumen detallado de la cobertura de la marca.

Puntos de referencia

Todos los datos que presente en sus informes de relaciones públicas necesitan un contexto. Elija los puntos de referencia adecuados, tanto de sus campañas anteriores como de las cifras de sus competidores, para interpretar correctamente sus datos.

Inteligencia competitiva

La inteligencia competitiva es parte integrante de un informe anual de relaciones públicas. Inteligencia competitiva ilustrará la presencia global de su empresa y el sentimiento hacia su marca. La inteligencia competitiva es especialmente importante para las relaciones con los inversores.

Buenas prácticas en los informes de relaciones públicas

Ya sabes muchas cosas sobre la redacción de un informe de relaciones públicas: necesitas definir una audiencia, determinar el tipo de informe y tener una visión general de las métricas que necesitas controlar.

Existen otras buenas prácticas y consejos para la elaboración de informes de relaciones públicas que deberías poner en práctica para tener éxito y demostrar el retorno de la inversión.

Definir claramente los objetivos de la campaña de relaciones públicas

Su informe de relaciones públicas será tan bueno como lo sea su campaña de relaciones públicas. Por eso es crucial definir claramente los objetivos de la campaña antes de empezar a hacer nada. En tus informes, tienes que presentar pruebas de que tu trabajo está aportando un valor sustancial a los negocios de tus clientes.

KPI de relaciones públicas

Ya hemos presentado las métricas de los informes de relaciones públicas, pero no todas las métricas serán igual de importantes para todos los clientes. Por eso, antes de empezar a elaborar informes de relaciones públicas, debes acordar con tu cliente los indicadores clave de rendimiento.

Es importante estar de acuerdo en lo que respecta a los indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un seguimiento de las métricas correctas en todo momento. Es importante empezar a monitorizar los medios antes de iniciar la campaña, ya que recopilar datos históricos es caro y no siempre preciso.

Escriba su informe de relaciones públicas

Visuales

El público destinatario de sus informes suele estar muy ocupado. Para que sus informes sean más comprensibles, incluya algunos elementos visuales, por ejemplo, cuadros, gráficos o tablas. Los elementos visuales facilitarán la demostración del valor comercial de las relaciones públicas para la empresa.

Escriba sus recomendaciones

La elaboración de informes mensuales le proporciona una ventaja competitiva única. Al tener una visión general de los datos, puede detectar fácilmente las tendencias, identificar los contenidos con mejor rendimiento y proporcionar valiosos comentarios tras eventos especiales y lanzamientos de productos.

Es una oportunidad para añadir un poco de periodismo de investigación a tu trabajo.

Detectar los puntos de vista le permite ofrecer valiosas recomendaciones sobre cómo ajustar sus esfuerzos de relaciones públicas para aportar aún más valor a sus iniciativas de marketing y comunicación.

Redacte su informe de relaciones públicas

Esperemos que a estas alturas tengas toda la información que necesitas para redactar tu informe de relaciones públicas y mostrar los efectos de tu estrategia de marketing y comunicación en tu empresa.

¿Qué hay que tener en cuenta al elaborar un informe?

1. Piense en su público. ¿Quién va a leerlo? ¿Tu jefe o uno de los directivos? Dependiendo del público que elijas, tendrás que aportar distintos datos en tu trabajo.
2. Acuerde de antemano las métricas de negocio y los KPI. Quieres compartir las principales novedades y mostrar el valor de tu trabajo. Es difícil hacerlo cuando tu ejecutivo o cliente se centra en métricas diferentes.
3. Elige una herramienta de seguimiento de medios. Una herramienta de Software de relaciones públicas le ayudará a obtener la información que necesita para impulsar su negocio y le ahorrará mucho tiempo en la recopilación y el análisis de los resultados.
4. Proporcione sus recomendaciones empresariales. Es una de las partes más importantes de su viaje de relaciones públicas.